В сучасних умовах управління діяльністю підприємства, незалежно від його розмірів, форми власності та виду діяльності, потребує опрацювання значних обсягів інформації впродовж незначного періоду часу. Розвиток комп'ютерних технологій дозволив виконувати окремі операції, пов'язані з опрацюванням інформації за незначні періоди часу. Досягнення оптимального результату, тобто надання повної, достовірної та своєчасної інформації користувачам неможливе без правильного використання наявної електронно-обчислювальної техніки. Для забезпечення раціонального використання наявної електронно-обчислювальної техніки її .можливості слід правильно поєднати з людською працею та налагодити обмін електронною або паперовою інформацією, тобто впорядкувати елементи інформаційної системи. Первинне впорядкування інформаційної системи здійснюється на етапі її проектування. Неможливість врахувати всі особливості діяльності підприємства, зміни зовнішнього та внутрішнього середовища діяльності підприємства й потреба забезпечення відповідності можливостей інформаційної системи та вимог споживачів облікової інформації обумовлюють потребу постійного розвитку інформаційної системи підприємства. Вивчення питань проектування та удосконалення інформаційних систем підприємства буде корисним майбутнім головним бухгалтерам та керівникам підприємств при розгляді питання здійснення автоматизації обліку на підприємстві або удосконаленні автоматизованого чи неавтоматизованого обліку на підприємстві.
Інформаційна система існує впродовж всього часу існування підприємства, незалежно від рівня автоматизації обліку на підприємстві, оскільки операції зі збору, перевірки, обробки, передачі та зберігання інформації супроводжують будь-яку діяльність підприємства. Період часу від створення інформаційної системи на підприємстві до остаточної відмови підприємства від її використання має назву життєвого циклу інформаційної системи підприємства. Питання життєвого циклу інформаційної системи досліджені недостатньо детально, що обумовлює існування значної кількості точок зору на це питання з достатньо суперечливими відносно один одного твердженнями.
Існує декілька підходів до визначення етапів життєвого циклу інформаційної системи:
- вивчення особливостей господарської діяльності підприємства;
- проектування системи і узгодження проекту;
- впровадження та удосконалення системи.
Інший підхід виділяє такі основні етапи життєвого циклу інформаційної системи підприємства:
- аналіз системи та об'єкту управління;
- проектування;
- реалізація;
- впровадження;
- супровід та розвиток.
Виходячи з наведеної інформації, слід виділити такі етапи функціонування інформаційної системи підприємства (див. рис.1).
Рис. 1. Життєвий цикл інформаційної системи підприємства.
Існування інформаційної системи підприємства обумовлене фактом створення підприємства (1), що відразу створює та впроваджує певну, не завжди досконалу, інформаційну систему (5). При необхідності зміни інформаційної системи чи її удосконалення здійснюється дослідження особливостей діяльності підприємства (2), проектування нової інформаційної системи (3), її реалізація (4) та впровадження (5), коли знову починається експлуатація інформаційної системи підприємства. В процесі звичайної експлуатації інформаційна система повинна обслуговуватися як працівниками підприємства, так і працівниками сторонніх організацій для забезпечення керівництва підприємства та інших користувачів достовірною інформацією (6). Коли обслуговування інформаційної системи стає занадто складним або неекономічним, тоді виникає питання про її удосконалення (7) й розпочинається коло розробки та впровадження змін до інформаційної системи (2-4). Значні витрати на обслуговування (8) чи удосконалення (9) інформаційної системи можуть призвести до відмови від її використання (10) та обумовити необхідність розробки нової інформаційної системи (2-4) для підприємства, оскільки без інформаційної системи підприємство не може існувати. Припинення існування самого підприємства (11) припиняє існування і його інформаційної системи.
Залежно від кількості структурних перетворень інформаційної системи підприємства виділяють такі моделі життєвого циклу інформаційної системи підприємства:
- Каскадна модель, що передбачає перехід на наступний етап після повного завершення робіт з попереднього етапу.
- Поетапна модель з проміжним контролем - ітераційна модель розробки з циклами зворотного зв'язку між етапами. Перевага такої моделі полягає в тому, що міжетапні коригування забезпечують меншу трудомісткість розробки порівняно із каскадною моделлю, однак тривалість кожного з етапів подовжується на весь період розробки.
- Спіральна модель, яка базується на початкових етапах життєвого циклу: аналіз вимог, проектування специфікацій, попереднє та детальне проектування. На цих етапах перевіряється й обґрунтовується можливість реалізації технічних рішень шляхом створення прототипів. Кожний виток спіралі відповідає поетапній моделі створення фрагмента або версії інформаційної системи. На ньому уточнюються цілі та характеристики проекту, визначається його якість, плануються роботи наступного витка спіралі. Деталі проекту поглиблюються та послідовно конкретизуються і, в результаті, обирається обґрунтований варіант, який доводиться до реалізації. Ця модель є найбільш перспективною при створенні інформаційної системи. Спеціалістами фірм, які займаються проектуванням та створенням програмних продуктів, відмічаються такі переваги спіральної моделі: накопичення та повторне використання проектних рішень, засобів проектування, моделей, орієнтація на розвиток та модифікацію систем і технологій в процесі їх проектування; аналіз ризику та витрат у процесі проектування систем і технологій.
Стадії та етапи розробки інформаційних систем визначені відповідними стандартами (ГОСТ 34.601-90, 34.602-89, 34.603-92). Ці стандарти наводять основні моменти створення інформаційних систем. У конкретних умовах ці стадії та етапи можуть об'єднуватись або взагалі не виконуватись, залежно від особливостей інформаційних систем, які створюються, а також від угоди, укладеної між розробником системи та її замовником.
Процес створення інформаційної системи підприємства - процес, який не переривається під час всього періоду діяльності підприємства, незалежно від того, за якою з методик розвитку інформаційної системи підприємства здійснюється її удосконалення.