Пошук інформації про фактори середовища здійснюють переважно за допомогою таких форм і методів:
- Сканування середовища (процес збирання уже сформованої інформації (статистичні збірники, наукові статті та ін.).
- Моніторингу середовища (постійне регулярне збирання поточної і нової інформації).
- Прогнозування середовища (створення інформації про майбутній стан підприємства).
Методи сканування і моніторингу: а) спостереження, б) опитування (анкетування), в) експеримент.
Методи прогнозування: а) екстраполяції (прогнозування від досягнутого рівня); б) мозкового штурму (спільного прогнозування майбутнього групою експертів); в) статистично-математичне моделювання; г) побудова сценаріїв та інші методи.
4. Взаємозв’язок факторів зовнішнього та внутрішнього середовища.
В основі побудови організації лежать передумови економічного, науково-технічного, політичного, соціального чи етичного характеру. Організація повинна створюватися так, щоб вона нормально функціонувала, всі її члени повинні робити внесок у загальну роботу й ефективно допомагати працівникам досягати поставлених цілей тепер і в майбутньому. У цьому значенні діюча організація не може бути статичною.
Ключові фактори успіху організації перебувають у двох сферах: у зовнішній (з якої вона одержує усі види ресурсів, включаючи інформацію, тобто знання) і внутрішній (сильні і слабкі боки якої створюють ті чи інші передумови для перетворення ресурсів на продукцію та послуги).
Зовнішнє середовище характеризується сукупністю змінних, котрі перебувають за межами підприємства і не є сферою безпосереднього впливу з боку його менеджменту.
Зовнішнє середовище характеризується складністю, рухливістю і невизначеністю, воно диктує стратегію організацій.
Внутрішнє середовище кожної організації формується під впливом змінних, що здійснюють безпосередній вплив на процес функціонування.
Оскільки внутрішні змінні складаються із соціального (люди) і технічного компонентів, то їх називають внутрішніми соціотехнічними підсистемами, що вимагає однакової уваги як до соціальних, так і до технічних питань організації.
Віддача можлива лише в їх взаємодії.
Відкриті системи домагаються примирення двох, часто конфліктуючих, курсів дій: 1 – зовнішня інтеграція; 2 – внутрішня диференціація. І те, і інше потрібне для виживання організації.
Для організації характерний циклічний характер функціонування. Вихідна продукція системи забезпечує кошти для нового інвестування, що дає можливість повторювати цикл. Зокрема, відкрита система характеризується негативною ентропією, тобто вона може реконструювати сама себе, підтримати свою структуру, уникнути ліквідації і навіть вирости, тому що має можливість одержувати енергію ззовні в більшій мірі, ніж віддає сама.
