Пошук заданого значення

СОРТУВАННЯ ПО ОДНОМУ СТОВПЧИКУ

Щоб відсортувати таблицю по даних одного стовпчика, необхідно розмістити курсор в будь-якому рядку даного стовпчика і вибрати за допомогою кнопок на панелі порядок сортування – за зростанням або за спаданням.

СОРТУВАННЯ ПО ДЕКІЛЬКОХ СТОВПЧИКАХ

Стовпчики, по яких потрібно виконати сортування, повинні бути розташовані поряд.

Для сортування даних по декількох полях, виділити необхідні стовпчики. При цьому записи відсортуються спочатку по першому стовпчику, потім по другому для співпадаючих значень першого стовпчика і т.д.

Складне сортування, тобто сортування по декількох полях, при якому деякі поля сортуються за зростанням, а деякі за спаданням, виконується в режимі Конструктора запиту або у вікні розширеного фільтра.

У процесі роботи з інформацією в таблицях виникає потреба пошуку потрібного запису. Для цього використовується ряд спеціальних засобів, а саме за допомогою команди Правка\Найти, за допомогою фільтрів або запитів.

Пошук записів командою Правка\Найти

Викликати команду меню Правка\Найти.Відкривається діалогове вікно пошуку. Значення для пошуку можна ввести так, як воно представлене в полі, або користуючись спеціальними символами:

* – будь-яка кількість будь-яких символів.

? – будь-який текстовий символ.

# – будь-яка цифра або будь-який символ.

Значення прапорців у діалоговому вікні пошуку:

Програма починає пошук після того, як клацнути по кнопці (Найти). Знайшовши необхідний об'єкт, Access видає повідомлення (пошук виконаний). Якщо клацнути по кнопці(Найти далее), пошук продовжується.

Наприклад, щоб знайти записи в таблиці Співробітники, які містять прізвища, що починаються з літери М, необхідно встановити курсор в будь-яку позицію поля Прізвище, у полі(Образец) ввести М*, натиснути кнопку(Найти). Програма знаходить запис, який відповідає заданому критерію пошуку, і зупиняється. Для продовження пошуку слід натиснути кнопку(Найти далее).

Можна виконати пошук у таблиці із заміною.

Пошук із заміною виконується після вибору команди(Правка), 3аменить. З’явиться діалогове вікно подібне до попереднього. В полі(Заменить на) вводять нове значення. Заміна знайденого значення на нове виконується лише після підтвердження заміни користувачем.

4.3. Пошук даних за допомогою фільтра

Фільтр використовується для того, щоб бачити лише ті значення, які визначені заданими критеріями. Існують чотири способи, які використовуються для відбору записів за допомогою фільтрів:

1. Фільтр по виділеному фрагменту, потрібно використати, якщо можна легко знайти і вибрати в таблиці те значення, яке повинні містити записи, що відбираються.

2. Звичайний фільтрвикористовується для вибору шуканих значень із списку без перегляду всіх записів в таблиці.

3. Поле "Фільтр для" використовується для введення конкретного значення або виразу, введеного, як умова відбору в контекстне меню.

4. Розширений фільтрвикористовується для створення складних фільтрів, якщо необхідно задати ряд критеріїв вибору записів.

Для використання фільтра служить команда меню ЗАПИСИ/ ФИЛЬТР.

І. Використання фільтра по виділеному

Критерій пошуку задається виділенням інформації в таблиці.

Можна застосувати фільтр до відфільтрованої таблиці, зробивши інший вибір, і відфільтрувати вдруге.

Кнопка «Фильтр по выделенному» (аналог меню Записи\Фильтр\Фильтр по выделенному)

Відбирає записи на основі поточних виділених даних. Для застосування фільтра необхідно виділити поле або частину поля в об’єкті в режимі Таблиці або у формі, потім натиснути кнопку Фильтр по выделенному.

В полі можна вибрати все значення або його частину. Спосіб вибору значення визначає, які записи буде повертати фільтр:

1. Виділяється весь вміст поля (або курсор встановлюється в поле без виділення значення). В цьому випадку весь вміст даного поля повинен співпадати з обраним значенням. Наприклад, у полі «посада» вибране значення «економіст». Фільтр повертає всі записи, у яких у полі «посада» міститься значення економіст.

2. Якщо виділити частину значення, починаючи з першого символу в полі, то фільтр відбере всі значення, які починаються з виділених символів. Наприклад, у полі «Прізвище», що містить значення Патон, виділити «Па». Фільтр відбере всі записи, що містять у полі «Прізвище» значення, які починаються з «Па» (наприклад, «Пащенко» і «Пархоменко»).

3. Виділяється частина значення, починаючи не з першого символу в полі. Наприклад, у полі «Імена» виділити частину слова «слав». Будуть вибрані записи, Станіслав, Ростислав, Вячеслав.

4. За допомогою фільтра по виділеному можна виконувати пошук записів, що задовольняють декілька умов. У цьому випадку умови вибору записів задаються почергово.

5. Можна фільтрувати записи за допомогою виключення вибраних. Фільтр дозволяє вибирати записи, які не містять вибраного значення. Вибрати значення, натиснути праву кнопку миші і вибрати команду Исключить выделенное. За допомогою даного фільтра будуть повернені лише ті записи, які не були вибрані.

ІІ. Використання звичайного фільтра

Для використання звичайного фільтра, вибрати команду меню ЗАПИСИ \ФИЛЬТР\ИЗМЕНИТЬ ФИЛЬТР. Відкриється бланк з порожніми полями, в які вводиться один або декілька критеріїв вибору записів шляхом введення з клавіатури або вибором потрібного значення із списку.

1. Відкрийте таблицю.

2. Виконайте команду Меню| Записи| Фильтр| Изменить фильтр, щоб перемкнутися у вікно звичайного фільтра.

3. Виберіть поле для задання умови відбору, якому повинні задовольняти записи, що включаються в результуючий набір записів.

4. Введіть умову відбору, вибравши шукане значення у списку значень поля, що розкривається, або ввести в поле значення з клавіатури.

5. Для пошуку записів з використанням умови відбору, що задається виразом, введіть вираз у відповідне поле.

· Якщо задати умови в декількох полях, фільтр буде повертати тільки ті записи, в яких кожне з полів містить вказане значення.

· Для того, щоб указати декілька умов, виберіть вкладку Или, ярличок якої знаходиться в лівому нижньому кутку вікна. Фільтр буде повертати записи, що містять в полях всі значення, вказані на вкладці Найти.

6. Виконати команду менюФільтр\ Применить фильтр або клацніть кнопку Применение фильтра на панелі інструментів.

ІІІ. Використання поля ФІЛЬТР ДЛЯ

1. Відкрийте таблицю в режимі Таблиці.

2. Клацніть правою кнопкою миші у будь-якій клітинці поля, для якого вказується умова відбору, а потім виконати одну з наступних дій:

· введіть значення, яке буде використовуватись як умова відбору, в поле "Фильтр для" в контекстному меню.

· Для вказівки більш складної умови відбору наберіть повний вираз.

3. Виконайте одну з наступних дій:

· Щоб застосувати фільтр і закрити контекстне меню, натисніть клавішу ENTER.

· Щоб застосувати фільтр і залишити контекстне меню відкритим (з тим, щоб мати можливість указати додаткову умову для поля), натисніть клавішу TAB. Введіть нову умову і натисніть клавішу TAB ще раз. Повторювати ці дії доти, поки не будуть отримані всі необхідні записи. Наприклад, в полі «ставка» знайти значення >300 and <600.

· Натиснути <Enter> – старт процесу фільтрації.

IV. Розширені фільтри

Розширені фільтри створюються у вікнірозширеного фільтра за допомогою бланка запиту. Розширений фільтр можна використовувати не лише для пошуку записів по заданих критеріях, але і для виконання сортування записів по одному полю або по декількох полях одночасно.

1. Відкрийте таблицю в режимі Таблиці.

2. Виконайте команду Меню| Записи| Фильтр| Расширенный фильтр.

3. Додайте в бланк поле або поля, для яких будуть задані умови для відбору записів.

·Поля додаються перетяганням із списку, подвійним натисненням в списку або вибором із списку, що розкривається в клітинці Поле.

·У розширений фільтр потрібно додавати поля, що використовуються при сортуванні або завданні умов відбору. Після застосування фільтра на екран автоматично виводяться всі поля таблиці.

4. Для вказівки порядку сортування відібраних записів виберіть клітинку в рядку «Сортировка» для конкретного поля, натисніть кнопку розкриття списку і виберіть порядок сортування.

·У Miсrosoft Access записи сортуються спочатку по значеннях поля, розташованого в лівому стовпці бланка, потім по значеннях поля в наступному праворуч стовпці і т.д.

5. Укажіть шукане значення або введіть вираження в рядок «Умова відбору» для полів, включених в бланк.

·Вираження умови відбору вводиться шляхом прямого введення з клавіатури, або за допомогою Построителя выражений. Для запуску Построителя выражений натисніть праву кнопку миші в клітинці Условие отбора і виберіть команду "Построить".

6. Для того, щоб застосувати фільтр, натисніть кнопку Применение фильтра на панелі інструментів або виконайте команду меню Фильтр| Применить фильтр.

4.4. Приклади виразів, що використовуються як умови відбору текстових значень:

Поле «Пункт Призначення» умова «Київ» відображає записи, які містять замовлення на доставку товарів у Київ.

Поле «Пункт Призначення»умова«Київ» OR «Харків», використовується оператор Or для відображення замовлень на доставку товарів у Київ або Харків.

Дата Відвантаження Between #05.01.05# And #10.01.05# використовує оператор Between...And для відображення замовлень на відвантаження товарів не раніше 5-січ-2005 і не пізніше 10-січ-2005.

Дата Відвантаження #02.02.2005# Відображає замовлення на відвантаження товарів 2-лют-2005.

Країна Доставки In ("Канада", "Великобританія") Використовує оператор In для відображення замовлень на доставку товарів в Канаду або Великобританію.

Країна Доставки Not "США". Використовує оператор Not для відображення замовлень на доставку товарів у всі країни, за виключенням США.

Прізвище Like "С*" Замовлення на доставку товарів клієнтам, прізвища яких починаються з літери С.

Прізвище Like "[А-Д]*"Замовлення для клієнтів, прізвища яких починаються з літер від А до Д.

Прізвище Like "*ро*" Замовлення для клієнтів, прізвища яких містять сполучення літер «ро». (Морозова, Трофимов, Коробка, Прохоров).

НазваТовару >="Н" Відображає замовлення на доставку товарів, назви яких починаються з літер, що знаходяться в діапазоні від Н до Я.

КодЗамовлення Right([КодЗамовлення], 2)="03" Використовує функцію Right для відображення замовлень, код яких закінчується на 03.

Назва Len([Назва])>Val(30) Використовує функцію Len і Val для відображення замовлень для фірм, довжина назв яких перевищують 30 символів.

Дата Замовлення < Date( )- 30 Використовує функцію Date для відображення замовлень, зроблених раніше, ніж 30 днів назад.

Дата Замовлення Year([ДатаЗамовлення])=2005 Використовує функцію Year для відображення замовлень, зроблених у 2005 році.

Кількість>Davg("[Кількість]", "Замовлено")Використовує функцію Dаvg для відображення замовлених товарів, кількість яких перевищує середнє.

Більш могутнім засобом вибору даних, порівняно з фільтрами, є запити.

Схожість і різниця між запитами на вибірку і фільтрами

Основна подібність між запитами на вибірку і фільтрами полягає в тому, що в них проводиться вилучення підмножини записів із базової таблиці або запита.

Фільтр, як правило, використовують при роботі в режимі Форми або в режимі Таблиці для перегляду або зміни підмножини записів. Запити використовують для виконання наступних дій:

· Перегляд підмножини записів без попереднього відкриття конкретної таблиці або форми.

· Вибір таблиць, що містять записи, з можливістю наступного додавання інших таблиць.

· Виконання обчислень над значеннями полів.

4.5. Питання до лекції 4

1. Як виконати просте сортування даних у таблиці?

2. Що таке складне сортування і якими способами можна виконати складне сортування записів?

3. Які є способи пошуку даних?

4. Що таке фільтр за виділеним, як викликати його дію?

5. Що таке звичайний фільтр, як викликати його дію?

6. Що таке розширений фільтр, як викликати його дію?

7. Що таке Фільтр для і як за його допомогою виконати пошук даних?

Лекція 5

Тема: Запити та їх застосування.

План лекції:

5.1. Поняття та призначення запитів.

5.2. Типи запитів.

5.3. Створення запиту.

5.4. Використання розрахункових полів у запиті.

5.5. Створення запиту на видалення групи записів.

5.6. Створення запиту на оновлення записів.

5.7. Створення запиту на додання записів.

5.8. Створення нової таблиці в запиті на створення таблиці.

5.9. Відображення у запиті лише максимальних або мінімальних значень.

5.10. Питання до лекції 5.

Рекомендована література: [1,2,3]

5.1. Поняття та призначення запитів

Для користувача основним режимом роботи з базою даних є режим отримання інформації, побажання користувача отримати потрібні дані в правильному форматі. Причому нарівні з інформаційним пошуком в базі даних потрібно здійснювати перетворення (редагування, упорядкування, угрупування та елементарні обчислення) даних для видачі користувачеві різних довідок, звітів і т.п.

Все це робиться за допомогою запитів.

За допомогою запитів можна переглядати, аналізувати і змінювати дані з декількох таблиць.

При виконанні запиту опитується активна база даних. Результат переглядається на екрані або роздруковується. У той же час інформація, що не відповідає заданому критерію, звичайно не витягується, хоч вона і зберігається в базі даних.

5.2. Типи запитів

ACCESS пропонує декілька типів запитів:

Запит на вибирання, забезпечує вибір даних із зв’язаних таблиць і таблиць, побудованих під час реалізації інших запитів. (Наприклад, запит на вибирання записів про робітників, які мають вищу освіту, запит на вибирання записів про робітників, які працюють менше трьох років і т.д.). Запити на вибирання створюють тимчасові результуючі таблиці. Базові таблиці при цьому не змінюються. Запити на вибирання можна також використовувати для групування записів і обчислення сум, середніх значень, підрахунку записів і отримання інших типів підсумкових значень.