Оформлення необхідних візових документів. Зустріч і проводи спортсменів і супровідних осіб. Забезпечення транспортного обслуговування змагань. Розміщення учасників змагань в готелях. Організація харчування; Мандатна комісія. Оренда устаткування та транспорту
Оформлення візових документів при виїзді команд та учасників за кордон для участі в міжнародних змаганнях здійснюється у порядку, передбаченому законодавствам та правилами, що діють для в’їзду на територію тієї або іншої держави. Перелік документів, необхідних для оформлення в’їзної візи залежить від законодавства кожної окремої країни та прийнятих між цими країнами та Україною міжнародних угод, щодо в’їзду та виїзду громадян на їх територію. Зазвичай, для оформлення візи необхідна наявність закордонного паспорту для повнолітніх громадян, або бути вписаним в паспорт супроводжуючої особи для неповнолітніх. В посольство або консульство країни, куди від’їжджає учасник або команда надається також заява за встановленим зразком, заповнюється анкета, а в деяких випадках надаються також різноманітні довідки (про доход, з місця проживання, роботи або навчання, таке інше). Для неповнолітніх спортсменів також вимагається підписаний батьками дозвіл на виїзд дитини за кордон в супроводі сторонніх осіб (тренера або керівника команди). Для виїзду команди до деяких країн потрібно отримати лист-запрошення від організаторів турніру. В окремих випадках існує практика внесення спеціально обумовлених гарантійних платежів, а також обов’язкового страхування від’їжджаючих за кордон.
Питання зустрічі і проводів членів команд особливо актуально при організації міжнародних змагань, та змагань за участю команд з інших міст та областей. Для виконання цих обов’язків призначається відповідальний представник оргкомітету, або особи з числа волонтерів, що допомагають в організації змагань. Важливо також в зазначених випадках заздалегідь організувати належне транспортне обслуговування учасників змагань, що включає доставку до місць проведення змагань та до готелів або інших передбачених положенням місць розміщення учасників та осіб, що їх супроводжують. В деяких випадках доводиться також організовувати доставку учасників до місць харчування, або, навпаки, доставку і організацію харчування в місцях проведення змагань, якщо це не передбачено умовами спорткомплексу. На імідж змагань суттєво впливає також додаткова організація екскурсійного обслуговування та спеціальна культурна програма під час проведення спортивних заходів.
Робота по складанню графічного алгоритму забезпечення спортивного змагання виконується в декілька кроків:
1. Визначення списку ключових процесів заходу, визначення ініціаторів, кураторів і відповідальних виконавців.
Список може бути представлений, наприклад, в наступному вигляді:
| Ключовий процес
| Ініціатор і куратор
| Відповідальна особа
| Підрозділи учасники процесу
|
| Формування оргкомітету по проведенню спортивних змагань
|
|
|
|
| Розробка і затвердження положення про змагання
|
|
|
|
| Розробка і затвердження кошторису на проведення змагання
|
|
|
|
| Формування головної суддівської колегії
|
|
|
|
| Маркетинг і реклама спортивних змагань
|
|
|
|
| Вибір і підготовка спортивної споруди (укладення договору оренди, інспекція, додаткове оснащення технічними засобами і так далі)
|
|
|
|
| Медичне забезпечення
|
|
|
|
| Організація збору і обробка заявок на участь в змаганнях
|
|
|
|
| Жеребкування учасників
|
|
|
|
| Формування служби безпеки
|
|
|
|
| Урочисте відкриття змагання
|
|
|
|
| Проведення заходу відповідно до затвердженої програми і правил
|
|
|
|
| Нагородження переможців
|
|
|
|
| Урочисте закриття змагань
|
|
|
|
| Підготовка підсумкових звітів (головного судді змагань, фінансових звітів та звітів для ЗМІ)
|
|
|
|
2. Складання схеми процесів, на яких показані підрозділи підприємства, що беруть участь в проведенні і інформаційні зв'язки між ними.
3. Побудова процедурних карт для кожного блоку процесу, на яких відбиті дії співробітників на робочих місцях в ході проведення спортивно-оздоровчого заходу.
Більш детально процедура складання графічного алгоритму забезпечення змагань буде розглянута на практичних заняттях.
ПЕРЕЛІК РЕКОМЕНДОВАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
1. Платонов В.Н. Общая теория подготовки спортсменов в олимпийском спорте. – К.: «Олимпийская литература», 1997 г – 583 с.
2. Переверзин И.И. Менеджмент спортивной организации: Учебное пособие. - 2-изд., пере раб. и доп. М.: „СпортАкадемПресс”, 2002. - 244 с.
