Типи даних MS Access 2003
| Тип даних
| Використання
|
| Текстовый
| Алфавітно-цифрові дані (до 255 символів).
|
| Mеmо
| Алфавітно-цифрові дані - речення, абзаци, тексти ( до 64 000 символів).
|
| Числовой
| Різні числові дані (має декілька форматів: ціле, довге ціле, з плаваючою точкою).
|
| Дата\Время
| Дата або час в одному з Access форматів.
|
| Денежный
| Грошові суми, що зберігаються з 8 знаками у десятичній частині. В цілій частині кожні три розряди розділяються комами.
|
| Счетчик
| Унікальне довге ціле, що створюється Access для кожного нового запису.
|
| Логический
| Логичні дані, що мають значення Истина або Ложь.
|
| Объект OLE
| Картинки, діаграми та інші об’єкти OLE з додатків Windows.
|
| Гиперссылка
| В полях цього типу зберігаються гіперпосилання, які являють собою шлях до файлу на жорсткому диску, або адрес в мережі Inernet.
|
Кожне поле має індивідуальний набір властивостей, за якими можна встановити, як повинні зберігатися, відображатися і оброблятися данні. Набір властивостей поля залежить від обраного типу даних. Для визначення властивостей поля використовується бланк Свойства поля у нижній частині вікна конструктора таблиць (табл.).
Крім вищеперелічених типів даних в списку є елемент Майстер підстановок, який дозволяє представити значення полів у вигляді простого або комбінованого списку. Додаткові властивості такого поля представлені на вкладці Подстановка вікна конструктора таблиць.
Після визначення структури таблиць БД необхідно вказати Access спосіб, яким ці таблиці зв’язані. Для визначення зв’язків потрібно перейти у вікно бази даних і виконати команду Сервис-Схема данных або на панелі інструментів натиснути кнопку 
Схема данных .
| Назва властивості
| Характеристика
|
| Размер поля
| Визначається тільки для текстових і Memo-полів, вказує максимальну кількість символів в даному полі. За замовчуванням довжина текстового поля складає 50 символів.
|
| Формат поля
| Визначається для полів числового, грошового типів, полів типу Счетчик і Дата\Время. Вибирається один з форматів представлення даних.
|
| Число десятичных знаков
| Визначає кількість розрядів в дрібній частині числа.
|
| Маска ввода
| Визначає шаблон для введення даних.
|
| Подпись поля
| Містить напис, що може бути виведена рядом з полем в формі або звіті (даний напис може містити пояснюючі відомості).
|
| Значение по умолчанию
| Містить значення, що встановлюється за замовчання в даному полі таблиці.
|
| Условие на значение
| Визначає множину значень, які користувач може вводити в це поле при заповненні таблиці. Ця властивість дозволяє уникнути введення недопустимих в даному полі значень.
|
| Сообщение об ошибке
| Визначає повідомлення, яке з’являється на екрані у випадку введення неприпустимого значення.
|
| Обязательное поле
| Установка, що вказує на то, що дане поле потребує обов’язкового заповнення для кожного запису.
|
| Пустые строки
| Установка, яка визначає, чи допускається введення в дане поле порожніх рядків (“ “).
|
| Индексированное поле
| Визначає прості індекси для прискорення пошуку записів.
|
У вікні Добавление таблицы потрібно виділити імена таблиць, що будуть добавлені в схему даних, і натиснути на кнопку Добавить.
У вікні Схема данных імена первинних ключів виділені полужирним шрифтом. Для зв’язку таблиць необхідно виділити ключове поле таблиці, натиснути ліву кнопку миші, перетягнути її курсор на аналогічне поле у другій таблиці, після чого кнопку миші відпустити. У результаті з’явиться діалогове вікно Связи.
В цьому вікні відображаються імена полів, за якими зв’язуються таблиці. Для збереження цілісності даних у зв’язуваних таблицях необхідно включити прапорець 
. Після цього СУБД Access зробить неможливим запис у таблицю такого значення загального поля, якого немає у ключовій таблиці.
Після установки цілісності даних СУБД Access включає дві додаткові опції: Каскадное обновление связанных полей і Каскадное удаление связанных полей. При зміні будь-якого значення ключового поля в ключовій таблиці автоматично оновлюються значення цього поля для відповідних записів у всіх зв’язаних таблицях, а видалення одного з записів в ключовій таблиці приведе до видалення тих записів, що мають таке ж значення ключа.
В результаті між таблицями відображається лінія виду 
.
