План.
- Поняття звіту.
- Майстри звітів.
- Створення звіту за допомогою конструктора.
- Зміна звіту.
- Створення елементів управління.
- Встановлення властивостей елементів управління та звітів.
- Сортування та групування даних у звіті.
- Використання підпорядкованих звітів.
Поняття звіту
Звіт є кінцевим результатом виконання багатьох процедур із базою даних і забезпечує видачу даних у будь-якому форматі з різними рівнями деталізації, у тому числі і виведення на папір. В ньому можуть бути включені рамки, рисунки, графіки та ін.
У процесі конструювання звіту визначаються склад і зміст його розділів, оформляються заголовки, підписи реквізитів, що визначаються. В разі необхідності мати висновок у звіті відомостей з кількох таблиць в основу його конструювання може бути покладений багатотабличний звіт.
Усі звіти, що створюються в MS Access, поділяються на три категорії:
Ø рядкові, відображаються рядками в кожному окремому стовпці;
Ø стовпцеві, в яких усі поля відображаються одним стовпцем і вирівнюються по лівому краю;
Ø поштові наклейки, призначені для друкування поштових наклейок у різноманітних форматах.
Для створення звіту необхідно у вікні бази даних вибрати вкладинку Отчеты і клацнути по кнопці Создать , внаслідок чого на екрані з’явиться вікно „Новый отчет”, в якому можна вибрати один з режимів конструювання звіту, та таблицю чи запит з яких буде робитись звіт
Майстри звітів.
Режими конструювання звітів задаються Майстрами звітів . Майстри звітів створюють звіти за кількома типовими шаблонами:
Ø Мастер отчетов. Автоматичне створення звіту за допомогою майстра на основі вибраних полів.
Ø Автоотчет в один столбец. Автоматичне створення звіту з полями, розташованими в одну або кілька колонок.
Ø Автоотчет ленточный. Автоматичне створення звіту у вигляді таблиці.
Ø Діаграмма. Створення звіту з діаграмою.
Ø Почтовые наклейки. Створення звіту для друкування поштових наклейок різних форматів.
Після вибору майстра звітів програма Access послідовно виводить на екран ряд діалогових вікон, у яких запитує необхідну додаткову інформацію. Ці діалогові вікна різні для кожного шаблона майстра звітів.
Створення звіту за допомогою конструктора.
Може трапитись, що майстри звітів не зможуть запропонувати вам необхідного формату. У такому разі для створення звіту можна вибрати режим Конструктора для створення порожнього звіту.
Під час вибирання режиму Конструктор на екрані з’являється вікно Конструктора звітів, в якому відображаються порожні розділи звіту
заголовок звіту – виводиться тільки на початку звіту;
заголовок групи – інформація, яка з’являється перед кожною групою даних, наприклад ім’я групи;
область даних – містить записи таблиці або запиту;
колонтитули – виводяться на кожній сторінці;
примітка групи – інформація, яка з’являється в кінці кожної групи, наприклад підсумкові результати за кожною групою;
примечание отчета - виводиться тільки в кінці звіту
Додання або вилучення розділів звіту може бути виконане за командами Вид-Колонтитули, або Вид-Заголовок/Примечание отчета
Поряд з’являється список полів таблиці на основі якої буде створюватися звіт та панель з елементами керування (кнопками).
Під час розроблення звіту у вікні треба заповнити кожний розділ елементами керування макетом звіту. Якщо необхідно групувати записи за деяким полем, то у вікні Конструктора звітів можуть бути додані „Заголовок групи” та „Примітки групи”. При цьому у розділі „Примітки групи” можуть бути розміщені вирази для підведення підсумків за групами.
Для включення у звіт розрахункових полів з підсумковими даними необхідно клацнути на кнопці Поле 
панелі елементів керування і помістити елемент Свободный . Після цього треба викликати контекстне меню цієї кнопки і в ньому вибрати пункт Свойства . Вибір цього пункту забезпечить виклик діалогового вікна „Поле:Поле N”, що містиь п’ять вкладинок.
При активній вкладниці Дані клацання лівою клавішею миші по кнопці 
рядка Данные забезпечує виклик вікна „Построитель выражений”, за допомогою якого конструюється необхідний вираз.
