Готова продукція на промисловому підприємстві проходить такі операції:
а) випуск продукції з виробництва і здача її на склади;
б) зберігання продукції на складах підприємства;
в) відпуск продукції на місці одногороднім і відправка (відвантаження) іногороднім покупцям;
г) відпуск продукції для внутрішніх потреб основних цехів, для збуту продукції (наприклад, тара власного виробництва) та ін.;
д) реалізація продукції (одержання грошей від покупців за відпущену продукцію).
Випуск продукції з виробництва та передача її на склад оформлюється накладними відомостями, приймально-здавальними документами, актами приймання, в яких вказується дата, шифр цеху і складу, найменування продукції, номенклатурний номер, одиниці виміру, кількість, ціна за одиницю. Кількість виробів, що оприбутковуються на склад, їх вага та обсяг вимірюється, підраховується і при необхідності зважується. Накладну виписує у двох примірниках підрозділ-здавальник (цех). На обох примірниках накладних мають бути два підписи: начальника цеху готової продукції та начальника складу готової продукції.
На підставі одного з примірників накладної, що залишається на складі готової продукції, начальник складу чи відповідальна особа заповнює картку складського обліку. У ній роблять запис про оприбуткування готової продукції, що надійшла на склад, і разом з матеріальним звітом передають до бухгалтерії.
В картці або книзі визначаються назва продукції, її номенклатурний номер, одиниця виміру, розмір, марка, ціна за одиницю. Облік готової продукції на складі ведеться в міру її надходження на склад або відпуску зі складу. В картках або книгах складського обліку робляться записи про надходження та відпуск готової продукції і щоденно виводяться її залишки.
На підставі здавальних накладних для обліку випуску готових виробів з виробництва бухгалтерія складає відомість випуску готової продукції, зданої на склади підприємства, в натуральному і вартісному вимірниках. Дані цієї відомості використовуються для контролю за виконанням завдання по обсягу виробництва і для бухгалтерських записів на рахунках синтетичного обліку.
Реалізованою продукцією вважається продукція, відвантажена (відпущена) зі складу підприємства-постачальника. При реалізації своєї продукції підприємство повинно укласти про це угоду з покупцем. Якщо підприємство реалізує свою продукцію покупцям, така реалізація відбувається на підставі довіреності. Довіреність, незалежно від строку її дії, залишається у постачальника при першому відпуску цінностей. У разі відпуску цінностей частинами на кожний частковий відпуск складається накладна (акт приймання-здачі або інший аналогічний документ) з позначенням на ній номера довіреності та дати її видачі. У цих випадках один примірник накладної (або документа, що її заміняє) передається одержувачу цінностей, а другий - додається до залишеної у постачальника довіреності і використовується для спостереження і контролю за відпуском цінностей згідно з довіреністю, а також для розрахунків з одержувачем.
Якщо підприємство реалізує продукцію в інше місто, то в угоді про поставку продукції має бути зазначений перевізник, вид транспорту та спосіб відправки готової продукції. Склад у цьому випадку відбирає та упаковує продукцію відповідно до умов договору та виписує товаротранспортну накладну, у якій ставить підпис перевізник продукції. Товаротранспортні накладні товаровідправник виписує в чотирьох примірниках: перший є підставою для списання відвантаженої продукції зі складу вантажовідправника, другий - для оприбуткування одержаної продукції направляється покупцю, третій - транспортній організації як підстава замовника-вантажовідправника для здійснення розрахунків з нею, четвертий додається до шляхового листа для обліку транспортної роботи [Деб, с.].
Постачальник-вантажовідправник на підставі товаротранспортних накладних, залізничних квитанцій про прийняття вантажу та інших документів виписує розрахункові документи для передачі їх до банку на інкасо або рахунок-фактуру на попередню оплату. У рахунку для одержувача бухгалтерія відправника має зазначити факт відвантаження продукції та суму, яка повинна бути сплачена за відвантажену продукцію (з урахуванням суми ПДВ). Крім цього, в рахунку-фактурі можуть бути зазначені й інші додаткові умови. Наприклад, термін оплати, місце отримання товару. У рахунку-фактурі постачальник також може зазначити суму транспортних витрат, вартість тари (якщо її вартість не включена до вартості продукції) та інші дані.
Якщо товар надається покупцеві на умовах наступної оплати, то рахунок-фактуру додають до платіжної вимоги-доручення, що передається до обслуговуючого банку. У цьому випадку вона міститиме дані про номенклатуру відвантаженої продукції, її вартість і за що вимагається оплата.
На підставі товаротранспортних накладних у картці складського обліку списують відвантажену продукцію. У бухгалтерії, крім бухгалтерського обліку, ведуть також аналітичний облік відвантаженої продукції: за відомістю відвантаження, відпуску та реалізації продукції.
Відповідно до Закону про Податок на додану вартість вiд 03.04.1997 № 168/97-ВР, постачальник (продавець) продукції зобов'язаний виписати податкову накладну. У податковій накладній поряд з іншими реквізитами слід зазначити: ціну продажу одиниці продукції без урахування податку на додану вартість, суму ПДВ, загальну суму товару (продукції) з ПДВ. На підставі податкових накладних постачальник (продавець) робить відповідний запис у Книзі обліку продажу товарів (робіт, послуг), яка містить порядок обліку операцій з продажу товарів (робіт, послуг) та визначає підстави для можливого віднесення до податкових зобов'язань суми ПДВ, нарахованої у звітному періоді.
