Лист Державної митницької служби України (ДМСУ) від 11.08.1998р. № 10/1–1819-ЕП включає орієнтований перелік документів, що суб'єкти зовнішньоекономічної діяльності зобов'язані подавати для митного оформлення в режимі "експорт". Названий лист містить посилання на законодавчі й нормативні акти, що вимагають надання цих документів.
Документи, що застосовуються в експортних операціях, можна підрозділити на наступні групи:
Ø документи, пов’язані з рухом товарів: договірні, дозвільні, повідомні, страхові, товарно-супроводжувальні, товарно-транспортні, митного оформлення, складські, документи, з приймання імпортного товару (прийомний акт, акт експертизи Торгово-промислової палати, рекламаційний акт);
Ø документи, пов’язані з рухом коштів: дозвільні, розрахункові, платіжні або фінансові, банківські, претензійно-арбітражні.
Докладна класифікація документів, що можуть знадобитися при митному оформленні товарів, приведена в додатку 11 до інструкції № 307. На підставі цього додатку до комерційних документів відносять рахунок-фактуру і пакувальний аркуш.
Документами, що підтверджують експорт товарів, є товарно-супровідна, транспортна, експедиторська, страхова і митна документація. Для здійснення розрахунків з експортній операції експортером оформляється розрахункова документація і на підставі банківських документів виробляється зарахування інвалютної надходжень.
Документальне оформлення експортного вантажу повинне відповідати вимогам міжнародних стандартів. При перетинанні експортованим товаром митного кордону митний орган звіряє відповідність даних представлених документів і за відсутності розбіжностей на вивізній вантажній митницькій декларації ставиться особиста номерна печатка. Вантажна митницька декларація фіксуються в реєстрі, один екземпляр яких передається в уповноважені банки експортерів. Уповноваженим банком фіксуються експортні операції резидентів після одержання реєстрів вантажних митних декларацій в аналогічному журналі з одночасною вимогою від резидента копії контрактів і копії товарно-супровідних документів, що підтверджують момент фактичного перетинання митного кордону України.
