Типичная инфраструктура «виртуального офиса» выглядит примерно следующим образом. Для решения поставленных задач и взаимодействия сотрудников, включая дискуссии и обмен файлами, на специальном сервере, предоставляющем услугу «виртуальный офис», создается трехмерная модель, копия вашей фирмы с фиксированным доступом к ее ресурсам для сотрудников. Далее работа с виртуальным пространством вашего нового офиса осуществляется по принципу: правильно обустроишь - не будешь испытывать проблем в дальнейшем. Все очень просто, как в реальной жизни - вы не будете сажать в одной комнате бухгалтеров и, к примеру, шофера своей служебной машины, так и в «виртуальном офисе» для баз данных и классификации документов создаются отдельные папки и формы. Кстати, «построить» по кирпичику свой «виртуальный офис» проще простого - для того, чтобы такую структуру создать, не нужно специально изучать какую-то программу, долго ковыряться в ее настройках и т. п., достаточно умения пользоваться обычным браузером, текстовым редактором, ICQ и уметь импортировать-экспортировать документы MS Word и HTML.
Начните с создания Общей комнаты, то есть комнаты, доступной для пользования всех участников вашего виртуального проекта, где сотрудники компании общаются, обсуждают возникающие по ходу работы проблемы, консультируются друг с другом, пользуются служебной информацией из базы данных. Далее необходимо создать так называемые Специализированные комнаты - для взаимодействия управленческого состава, клиентов, заказчиков, поставщиков, консультантов, рекламодателей (список можно продолжить).
Например, в разделе Управление проектом (все специальные разделы я буду называть условно, поскольку это предмет только вашей фантазии, и вы вольны определять состав комнат по своему желанию) обычно помещена вся рабочая документация, включая отчеты, акты и бизнес-планы. Вы же имеете возможность обновлять документы, разрешать или запрещать к ним доступ конкретного человека и отслеживать статус.
В разделе Клиенты участники этой группы (то есть, ваши сотрудники и представитель заказчика) могут вести переговоры о сотрудничестве. Раздел Консультации открыт только для членов рабочей группы консультантов, которые определяют круг задач всех сотрудников компании, готовят документацию и затем представляют результаты, выкладывая их в Общей комнате для использования всем персоналом.
Во всех разделах создаются специальные формы, которые помогают осуществлять процесс делопроизводства. Заполняя их, сотрудники могут давать краткое описание документа, находящегося в производстве, указывать сроки исполнения по проекту, определять ареал его действия и статус. Такая сублимация делопроизводства не исключает ограничений по доступу персонала к определенному контенту. Так, для каждой комнаты лучше всего назначить ответственного за права доступа к ней менеджера, в обязанности которого вменяется координация работы сотрудников, но и контроль документооборота в целом. Вот при такой достаточно простой инфраструктуре может быть достигнута не только реальная экономия средств, но и расширение сферы деятельности компании, в географическом смысле - привлечение для работы и деловых контактов специалистов и партнеров из других городов. Самое главное, что для внедрения «виртуального офиса» сотрудники не должны обладать какими-то специфическими знаниями и могут обойтись без специальной технической подготовки, а проводить консультации, презентации, семинары или конференции становится на порядок легче. Также становится возможным дистантно консультировать подразделения компании, координировать рекламно-маркетинговые акции, делать мониторинг PR-кампаний, проводить юридические, аудитовые и бухгалтерские консультации.
Теперь немного полезных ссылок и информации о компаниях в Сети, которые обеспечивают услугу «виртуальный офис». В первую очередь это ресурсы, не просто предоставляющие дисковое пространство, но и готовые профессионально разработать концепцию вашего «виртуального офиса». Это, например, телекомпания «Свой Круг», в пакет услуг которой включены: разработка Web-страницы, создание фирменного стиля, оригинал-макетов и, по желанию, анимационного ролика.
Если вы решили расширить область своей деятельности, создаете филиал или представительство, онлайновая служба HRO предлагает вам создать «виртуальный офис» с целью поиска персонала в других городах. Таким образом вы сбережете и время, и деньги, с помощью интернета проведете предварительный поиск и подбор сотрудников непосредственно в том городе, где собираетесь открыть свое новое представительство. То есть, не покидая стен родного офиса, вы можете следить за процессом подбора персонала.
WebSpace.Ru - один их первых ASP (Application Service Provider) в России - предлагает создание интернет-офиса (в принципе, синоним «виртуального офиса», но они предпочитают это название) абсолютно бесплатно, с лимитом в 4 Мб.
Если вы хотите создать «виртуальный офис» своими силами, то к вашим услугам небезызвестные www.narod.ru и www.boom.ru. А с примером успешно действующего «виртуального офиса» можно ознакомиться по адресу www.iic.ru/eoffice. Это страховая компания - яркий пример того, как изменение реального имиджа на виртуальный никоим образом не помешало успешному осуществлению ее деятельности. Клиент, обратившийся за услугой к этой компании, прямо в онлайне может получить не только подробное описание страхового продукта, но и рассчитать стоимость любого вида страхового полиса, оставить запрос, а затем воспользоваться услугой компании. А при возникновении каких-либо вопросов - обсудить их с сотрудниками фирмы или клиентами в специальной конференции.
В общем, российским компаниям можно уже начинать делать выводы и ориентироваться в сторону описанной модели ведения бизнеса. Руководящему составу такой виртуальной конторы не придется тратить деньги на покупку оргтехники, программного обеспечения, не нужно специально обучать персонал, в принципе, не нужно практически никаких вложений в рекламу и PR. Ведь появление представительства в Сети уже само по себе является некой рекламной акцией, приносящей определенную степень узнаваемости, - достаточно лишь разместить сведения о ресурсе в базе данных какой-нибудь поисковой системы. Замечу, что в Америке и Европе «виртуальный офис» пользуется большой популярностью. По «их» статистике компаниям, использующим такую трехмерную модель бизнеса, гарантирован рост продаж и увеличение потока клиентуры в среднем до 30 процентов. Конечно, в отличие от той же Америки, вряд ли какая российская фирма раскошелится на покупку компьютеров всем сотрудникам, работающим дома. Однако это не означает, что идея с «виртуальным офисом» здесь бесперспективна. Тем более, что осваивать это пространство будут в первую очередь компании, имеющие непосредственное отношение к интернету. Соответственно, у определенного количества их сотрудников, по логике, компьютеры дома просто обязаны быть. Останется лишь решить проблему дисциплины, а она может быть решена только за счет правильной организации структуры фирмы, стратегии. А при правильной стратегии можно преодолеть пространственные и временные препятствия, которые зачастую очень мешают бизнесу, а также вести централизованное управление филиалами и представительствами компании.
Источник: http://www.computery.ru/upgrade/
Эффективный доступ к информационным ресурсам, контроль за распространением и обменом информацией являются ключевыми моментами управления работой любого предприятия и организации. Объединение персональных компьютеров в локальные сети, интеграция в них различного коммуникационного и офисного оборудования позволили создавать мощные информационно- вычислительные комплексы масштаба предприятий и крупных корпораций. В последние годы за рубежом и нас в стране появилось понятие "электронный офис", которое чаще всего рассматривается несколько однобоко и используется для характеристики насыщенности офиса различным компьютерным оборудованием, факсами, телефонами и другими устройствами. Тенденции последних лет на мировом рынке коммуникаций заставляют нас рассматривать термин "электронный офис" более широко и понимать под ним многофункциональную гибкую информационно- вычислительную систему предприятия, интегрированную в глобальные сети передачи информации посредством высокопроизводительных каналов связи и комплекса различных услуг.
Прежде всего остановимся на основных требованиях, предъявляемых к современным офисным информационно- вычислительным системам. Среди них:
· высокая производительность и средства работы с разнообразными подключаемыми устройствами - рабочими станциями, бизнес-компьютерами, файловыми серверами, периферийными оборудованием, телефонными станциями, факсами и т. д.;
· высокая надежность основных информационных каналов, достигаемая устойчивостью к повреждениям кабельной системы, отказам технических средств и сбоям программного обеспечения, а также к внешнему электромагнитному излучению;
· высокая степень защиты от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации, представляющей коммерческую, финансовую и государственную тайну;
· применение только стандартных протоколов для обмена информацией с целью обеспечения дальнейшего экономического развития информационно-вычислительного комплекса с использованием оборудования от различных производителей;
· возможность централизованного управления всеми сетевыми и коммуникационными устройствами; возможность подключения коммуникационного оборудования к глобальным каналам связи.
Основными компонентами таких систем являются внешние коммуникационные каналы, кабельная система здания, сетевое и коммуникационное оборудование и ПО, а также, безусловно, различные системы автоматизации офисной деятельности (электронная бухгалтерия, управление кадрами, документооборотом и т. д.).
