Таблиця в Excel схожа на звичайну таблицю, що використовується в Word. Документ Excel є книгою(Book), що складається з таблиць – робочих аркушів (Sheets), утворюючи в такий спосіб тривимірний документ. Таблиці складаються зі стовпців і рядків. Будь-яке перетинання стовпців і рядків називається осередкомтаблиці. Один з осередків, що активний в даний момент, називається поточним і позначається широкою рамкою. Дані заносяться в осередки таблиць. Дані, що заносять при складанні таблиці, не залежать друг від друга і називаються основними. Відмінність від звичайних таблиць полягає в тому, що в електронних таблицях дані не тільки зберігають, але й обробляють шляхом обчислень, а результати поміщають у ту ж чи таблицю іншу. Нові обчислені дані називаються похідними. Наприклад, при занесенні ціни декількох товарів у доларах, можна автоматично згідно валютного курсу відразу одержати їхню ціну в гривнях.
Мал. 1.1
Документи Excel має розширення .xls. Кожен робочий лист книги має свою назву. Стовпці робочого листа позначаються латинськими буквами, а рядка – цілими числами. Максимальне число стовпців – 255, а рядків – 65536. Номер осередку складається з номера стовпця і номера рядка, наприклад C43 чи AB114.
Для створення нового документа існує кілька способів:
1. При новому запуску програми з'являється новий документ;
2. З меню Файлпотрібно викликати Создать. На екрані з'явиться документ з ім'ям Книга2: програма Excel привласнює новим документам ім'я Книга з додаванням поточного порядкового номера.
3. Новий документ можна створити також, клацнувши мишею по першій піктограмі (білий лист із загнутим правим кутом), що знаходиться на стандартній панелі.
При першому збереженні документа досить на стандартній панелі натиснути значок Сохранить 
чи викликати з меню Файлдирективу Сохранить чи Сохранить как... Після цього відкриється вікно, у якому файлу, що потрібно зберегти, необхідно дати ім'я, а також вказати диск і папку, у якій його треба розташувати. Програма Excel за умовчанням пропонує стандартне ім'я (Книга[порядковий номер]), що бажано замінити будь-яким іншим. Пропоноване за умовчанням програмою Excel розширення файлу *.xls, змінювати не слід. Після того, як будуть зроблені всі установки, потрібно закрити діалогове вікно щигликом по кнопці Сохранить. Під час роботи з документом рекомендується періодично його зберігати, натискаючи, наприклад, на значок Сохранить.
Для того, щоб зменшити можливість втрати документа, модна дати вказівку програмі створювати резервну копію. В програмі Excel 2000 для цього треба:
1. Вибрати команду Сохранить как в меню Файл.
2. Натиснути кнопку Параметры.
3. Відкриється вікно Параметры сохранения, де слід установити прапорець Всегда создавать резервную копию.
Крім того, у цьому ж вікні можна для документа встановити пароль, який необхідно буде вказувати при відкритті документа.
Щоб відкрити документ, що був збережений раніше на диску, потрібно викликати Открыть з меню Файл. Можна також натиснути мишею кнопку Открыть 
на стандартній панелі. В обох випадках відкриється вікно завантаження файлу. У цьому вікні потрібно вказати папку, де розташований потрібний файл, відкрити її і вибрати сам файл. Після цього потрібно закрити вікно, клацнувши мишею по кнопці Открыть чи двічі клацнувши на імені файлу.
Захистробочих книг Excel від несанкціонованого використання чи зміни здійснюється за допомогою паролів, що встановлюються під час запису файлу на диск, точно так само, як це робиться з документами Word. Але іноді потрібно захистити не весь файл, а тільки його окремі елементи. Для цього в меню Сервис використовується команда Защита, що містить уточнюючі опції, зокрема:
Защитить лист..., Защитить книгу... ,Защитить книгу и дать общий доступ... – дозволяє встановити захист книги на загальний доступ з виправленнями. При цьому представляється загальний доступ без права зміни вмісту книги.
Приховання інформації звичайно здійснюється для того, щоб тимчасово забрати з робочого листа яку-небудь необхідну для розрахунків, але небажану для висновку інформацію. Для приховання рядків (стовпців) необхідно виділити ці рядки (стовпці) і вибрати в меню Формат>Строка(Столбец)>Скрыть. Щоб відновити схований рядок (стовпець), потрібно виділити ті рядки (стовпці), між якими знаходяться сховані, і вибрати в меню Формат>Строка (Столбец)>Отобразить.
Оскільки сховати можна тільки увесь рядок чи стовпець, а не їхню частину, то для запобігання виводу на друк вмісту окремих осередків, можна порекомендувати, наприклад, задати для них колір символів, що збігає з кольором фону. При цьому вміст цих осередків, як і раніше, можна буде бачити на екрані в рядку формул.
