Організація аналітичного і синтетичного обліку заробітної плати

Організація аналітичного і синтетичного обліку заробітної плати передбачає встановлення порядку підрахунку й узагальнення суми заробітної плати, яка належить працівникові за платіжний період; вибір форм накопичувальних та зведених розрахунково – платіжних документів по заробітній платі; відображення сум нарахованої заробітної плати на рахунках бухгалтерського обліку, розробку методики та техніки визначення сум доплат, утримань із заробітної плати та відрахувань на соціальні потреби.

Усі ці питання вирішуються самостійно на кожному підприємстві залежно від умов виробничої діяльності (рис. 8. 3).

Рис. 8.3 Блок – схема нарахування та виплати заробітної плати

Для узагальнення заробітної плати застосовується декілька способів, які залежать від виду використовуваної техніки. З цією метою заповнюються розрахунково – платіжні відомості, платіжні відомості або відкриваються листки на кожного працівника. Організація обліку розрахунків із працівниками полягає у виборі методів аналітичного обліку розрахунків. Застосовується декілька способів, які залежать від виду обчислювальної техніки, що використовується для нарахування заробітної плати. Найчастіше використовуються розрахункові та платіжні відомості або відкриваються картки – особові рахунки та розрахункові листки на кожного працівника.

На підприємстві усі первинні документи по обліку відпрацьованого часу та виробітку відповідальні особи повинні подавати до бухгалтерії для їх перевірки та обробки згідно затвердженого графіка для забезпечення своєчасного нарахування заробітної плати за платіжний період. У них перевіряють наявність усіх необхідних показників для одержання підсумків у людино – годинах, людино – днях і у загальній сумі заробітної плати у розрізі категорій працюючих, видах робіт, видах продукції, місцях та центрах виникнення витрат. Оброблені документи групуються по табельними номерами і на їх основі бухгалтерія проводять розрахунок заробітної плати в розрахунково – платіжних відомостях. Невід’ємною умовою раціональної організації обліку є розробка індивідуального графіка роботи старшого бухгалтера з обліку праці та її оплати (табл. 8.6).

Таблиця 8.6

Індивідуальний графік роботи старшого бухгалтера з обліку праці

і заробітної плати Пасічник Н.А.

Бухгалтерський облік заробітної плати на підприємстві повинен забезпечити достовірний розрахунок заробітної плати кожному працівнику відповідно із кількістю і якістю витраченої ним праці, діючими формами й системами оплати праці; облік використання фонду заробітної плати з метою своєчасного виявлення резервів подальшого зростання продуктивності праці.

Витрати на оплату праці є складовою частиною собівартості виробленої продукції, тому завданням бухгалтерського обліку є правильний розподіл і достовірно нарахована заробітна плата працівників, які мають відношення до виробництва продукції, так як ці витрати впливають у подальшому на формування ціни продукції і фінансові результати діяльності підприємства.

Запис господарських операцій з носіїв первинного обліку – документів – до облікових регістрів здійснюється відповідно до форми обліку на підприємстві і встановлених правил. Ці правила визначаються способом ведення записів, характером бухгалтерської проводки, ступенем деталізації або укрупнення об’єкта обліку. Співвідношення цих ознак визначає форму облікових регістрів , послідовність та прийоми записів.

Після закінченні місяця табель обліку відпрацьованого часу надається до бухгалтерії, де перевіряється правильність його складання і на підставі даних табелю здійснюється нарахування основної заробітної плати працівникам із погодинної формою оплати праці. На підприємстві табелі подаються до розрахункової групи бухгалтерії. Бухгалтер перевіряє правильність складання табелю, наявність всіх підписів відповідальних осіб. По кожному працівнику визначається кількість відпрацьованих днів або годин і згідно штатного розкладу нараховується заробітна плата за відпрацьований час, сума якої відображається у розрахунково – платіжній відомості й особовому рахунку працівника.

Облік виробітку передбачає опрацювання первинних документів, тобто нарядів або маршрутних листів, у розрахунковому відділі бухгалтерії для подальшого відображення відповідних даних у регістрах бухгалтерського обліку й формах звітності. Бухгалтер перевіряє правильність оформлення наряду, заповнення всіх відповідних реквізитів, застосування відповідних відрядних розцінок і розраховує заробітної плати за виконану роботу. Після цього сума заробітної плати згідно наряду відображається у розрахунково – платіжної відомості й особовому рахунка працівника. Якщо по одному працівнику до бухгалтерії надійшло декілька нарядів, то суми по цім нарядам додаються й відображаються загальною сумою у розрахунковій відомості.

При узагальненні заробітної плати за працівниками розраховується заробіток за місяць згідно діючого законодавства і від цієї суми здійснюються необхідні утримання. Аналітичний облік по нарахуванню заробітної плати ведеться по кожному працівнику окремо у розрахункових відомостях (дод. М) або в особовому рахунку, де фіксуються всі дані про щомісячне нарахування заробітної плати, утримань із неї та невиплачені суми (дод. О). Після одержання документів із відділу кадрів бухгалтерія відкриває його кожному працівникові. У ньому накопичується інформація про суми нарахованої заробітної плати і утримань із неї протягом його роботи на даному підприємстві. Показники особового рахунку використовують для нарахування виплат за середнім заробітком (оплати за відпустку, днів тимчасової непрацездатності), складання довідок. Особові рахунки повинні зберігатись 75 років.

Розрахункові відомості призначенні для нарахування заробітної плати працівникам за відповідний період, відображення всіх утримань із заробітної плати, а також розрахунку суми, яка належить до виплати. Розрахункові відомості складають за показниками первинних документів з оплати праці лінійно – позиційним способом за кожним працівником (дод. М). Для складання розрахункових відомостей використовують:

- табелі обліку відпрацьованого часу;

- наряди, маршрутні листи;

- нагромаджувальні картки заробітної плати (для відрядників);

- довідки – розрахунки бухгалтерії (на додаткову заробітну плату);

- виконавчі листи (на утримання за рішенням судових органів);

- інші документи.

Розрахункові відомості складаються із трьох розділів:

1) суми нарахованої заробітної плати за видами й формами;

2) суми утримань із заробітної плати за їх видами;

3) суми до видачі працівникам за підсумками місяця.

Розрахунковий листок щомісяця видається кожному працівникові. В ньому зазначається табельний номер, прізвище працівника, посада або професія, цех або відділ, сума нарахованої заробітної плати і утримань із неї, а також сума до видачі.

Зведений облік заробітної плати передбачає правильне відображення її на рахунках бухгалтерського обліку у “Відомості аналітичного обліку заробітної плати за її видами й формами та категоріями працюючих” і у “Зведеній відомості розрахунків з оплати праці на підприємстві”. Синтетичний облік розрахунків за заробітною платою ведеться на рахунку 66 “Розрахунки з оплати праці”, який має два субрахунки 661 “Розрахунки за заробітною платою” і 662 “Розрахунки за депонентами”. Цей рахунок є балансовим, пасивним. Нарахування заробітної плати відображається по кредиту рахунку 66 “Розрахунки з оплати праці”, виплата й утримання із заробітної плати по дебету цього рахунка. Сальдо на кредиті відображує суму зобов’язань підприємства перед працівниками з оплати праці на кінець місяця і відображується у четвертому розділі пасиву балансу.

Згідно нових затверджених рекомендацій для синтетичного обліку нарахування заробітної плати використовується журнал № 5 або журнал № 5,а “Облік витрат діяльності”(дод. О). У ньому здійснюється накопичення витрат, пов’язаних із виробництвом продукції дебет рахунку 23 “Виробництво” і господарською діяльністю підприємства – рахунки 9 класу “Витрати діяльності (дод. Н).

Організація обліку заробітної плати у системі рахунків полягає у тому, щоб у поточному обліку згрупувати суми нарахованої заробітної плати за місцями виникнення витрат та категоріями персоналу та їх узагальнити у цілому по підприємству. Бухгалтер залежно від посади або професії працівника встановлює місце його роботи (цехи основного виробництва, цехи допоміжних (підсобних) виробництв або взагалі підрозділ господарської діяльності підприємства) і визначає рахунок, на який потрібно віднести суму нарахованої заробітної плати. Оскільки відрядна заробітна плата в основному нараховується працівникам, які приймають безпосередню участь у виробництві продукції, тобто вона є складовою собівартості продукції, тому організація її обліку потребує достовірного відображення її у складі витрат, чому у певній мірі сприяє контроль за нарахуванням відрядної заробітної плати.

Організація виплати заробітної плати полягає у визначенні оптимальних термінів, визначенні хто і де буде виплачувати. Термін виплати встановлюється у колективному договорі на підприємстві і зазначається у договорі про розрахунково – касове обслуговування, який укладається між підприємством банком і залежить від організаційно – технічних можливостей підготовки розрахунків. Заробітна плата може виплачуватись трьома способами:

- готівкою з каси підприємства;

- безготівково через банкомати;

- натуроплатою у вигляді готової продукції або інших видів запасів підприємства.

Незважаючи на спосіб виплати заробітної плати, необхідно до відділення банку представляти платіжні доручення на перерахування податку з доходів фізичних осіб та внесків на соціальні заходи.

При виплаті заробітної плати готівкою необхідно обладнати робочі місця касирів, забезпечити доставку готівки до місць виплати та розробити графік обслуговування працівників у розрізі структурних підрозділів.