Тема 6.2 Організація складання й подання звітності

1. Організація планування робіт із складання звітності.

2. Організація підготовчих робіт із складання звітності на підприємстві.

3. Організація роботи зі складання звітності.

3.1. Організація роботи зі складання поточної звітності.

3.2 Організація роботи зі складання річної звітності.

1. Організація планування робіт із складання звітності.

Для того щоб спланувати роботу по складанню звітності, необхідно спочатку організувати ведення бухгалтерського обліку на підприємстві. Ведення обліку на підприємстві здійснюється згідно наказу про організацію бухгалтерського обліку та облікову політику, який дається на початку кожного року керівником підприємства.

В даному наказі зазначається хто буде вести (здійснювати) бухгалтерський облік на підприємстві протягом року, яка форма обліку буде застосовуватися, види та строки подання відповідним користувачам звітності, відповідальність керівника підприємства за: організацію бухгалтерського обліку на підприємстві; забезпечення фіксування всіх господарських операцій в первинних документах та зберігання оброблених первинних документів, регістрів обліку та звітності протягом установленого терміну, – та головного бухгалтера щодо: складання та надання у встановлені строки звітність і т.д.

Згідно з наказом про організацію бухгалтерського обліку та облікову політику на підприємстві розробляється Положення про службу (відділ) управління бухгалтерського обліку, що затверджується керівником підприємства. В Положенні зазначаються загальні положення, цілі (задачі), організаційна структура; завдання та функції; права, відповідальність бухгалтерської служби; взаємовідносини з іншими підрозділами апарату управління; порядок розширення, реорганізації та ліквідації бухгалтерської служби.

З метою дієвості Положення про бухгалтерську службу підприємства, де передбачено поділ служби на підрозділи – потрібно розробити Положення про кожний підрозділ, який також затверджується керівником підприємства. В даному положенні зазначають загальні положення, основні функції та завдання, права підрозділу бухгалтерської служби, зв'язки з іншими підрозділами, відповідальність керівника відділу та критерії стимулювання праці працівників підрозділу. Положення сприяє чіткому поділу праці між підрозділами та створює нормативна – правову основу дисциплінарного та матеріального впливу до осіб, винних у порушенні правил роботи, а також чітко розмежовує завдання між підрозділами.

Крім положення про кожний підрозділ бухгалтерської служби необхідно складати ще й посадові інструкції. Дані інструкції є нормативними документами, в яких визначено назву посади, завдання, права, обов'язки й відповідальність посадової особи у кожному підрозділі бухгалтерської служби підприємства. Їх розробляють щодо конкретної штатної особи відділу бухгалтерської служби підприємства.

Організація підсумкових робіт за звітний період має свої особливості. Насамперед визначають споживачів підсумкової інформації, для чого спочатку складають перелік адресатів і форм звітності, використовуючи табель – календар вихідної звітності (табл. 6.8). Табель – календар вихідної звітності є вихідним матеріалом для розробки плану організації робіт із складання періодичної звітності підприємства. Він є переліком звітності, яку необхідно подавати вищій організацій та контролюючим органам. В табелі обов'язково вказуються найменування, строки та способи подання періодичної звітності, адреси, за якими вона подається та відповідальні виконавці, його складання допоможе підприємству більш ефективно організувати роботу по складанню звітності.

Таблиця 6.8

Основні фрагменти табеля – календаря вихідної звітності підприємства

Табель – календар вихідної звітності, затверджений керівником підприємства, доводиться до всіх виконавців (під розписку) і осіб, які беруть участь у цих роботах. Він дає змогу простежити за своєчасністю подання звітних даних у відповідні органи. Крім того, табель – календар безпосередньо впливає на організацію заключних робіт із бухгалтерського обліку.

Також підприємство планує заходи щодо проведення інвентаризацій, за допомогою яких перевіряє фактичну наявність та стан матеріальних цінностей, грошових коштів, розрахунків, інших активів і зіставляє їх наявність із даними бухгалтерського обліку.

План графіку складається з двох частин: графік планових інвентаризацій у строки, визначені діючими нормативна – законодавчими актами, та графік позапланових несподіваних перевірок наявності цінностей у різні строки.

Терміни планових інвентаризацій матеріально – відповідальним особам відомі. Це суцільні інвентаризації, проведення яких готуються і в бухгалтерії, і в місцях зберігання цінностей. Інвентаризація оборотних активів та поточних фінансових зобов'язань проводиться один раз в квартал перед складанням квартальної звітності. Усі інші види майна і фінансових зобов'язань інвентаризуються раз на рік, не раніше ніж за два місяці до кінця звітного року.

Планові інвентаризації проводять члени центральної інвентаризаційної комісії, яка складається щонайменше з трьох осіб на чолі із замісником керівника підприємства, яку призначає своїм наказом керівник підприємства (або ревізійна комісія) згідно з діючим законодавством.

План – графік планових інвентаризацій має таку форму (табл. 6.9).

Таблиця 6.9

План графік планових інвентаризацій підприємства

Позапланові перевірки наявності матеріальних цінностей проводяться зненацька один раз на місяць або квартал працівником бухгалтерії. Наприклад, перевірка правильності оформлення карток складського обліку запасів в держлісгоспі здійснюється бухгалтером, що веде облік запасів. Строки їх проведення не повинні бути відомі матеріально – відповідальним особам, тому графік таких перевірок є документом, який не підлягає розголошенню і зберігається у головного бухгалтера під замком. Позапланові перевірки звичайно бувають вибірковими за винятком тих, які проводяться поза всяким графіком: при зміні матеріально – відповідальної особи, при ревізії або на вимогу суду та прокуратури.

2. Організація підготовчих робіт зі складання звітності на підприємстві.

Одним із важливих завдань, які стоять перед головним бухгалтером підприємства, є забезпечення високої якості інформації, що відображається у звітності, та своєчасність її складання.

Наступним кроком у забезпеченні якості і строків подання звітності є організація нагромадження даних по господарських операціях підприємства, потрібних для складання звітності наростаючим підсумком із початку звітного періоду. Дане нагромадження є одним із видів підготовчих робіт з організації складання звітності. До регістрів обліку вводять спеціальні графи або рядки під назвою «із початку звітного періоду». Такі дані є в більшості діючих відомостях та регістрах обліку – вони потрібні й протягом року для контролю за виконанням управлінських рішень. Якщо потрібні для звіту дані систематично нагромаджуються з початку року (або з початку звітного кварталу (місяця) для поточної звітності), то після його закінчення до підсумків за одинадцять місяців додають дані за грудень і одержують таким чином показники за рік (або, додавши до підсумків за два місяці заключні дані за третій місяць отримують показники за квартал; або додавши до даних на початок місяця дані за місяць одержують показники за місяць), не вдаючись до будь – яких вибірок і спеціальних підрахунків. Це значно економить час на складання поточної та річної звітності.

Щоб не повторювати помилок, допущених в організації роботи зі складання річної звітності в минулі роки, та не шукати заново вже знайдені способи виконання тієї чи іншої операції, головному бухгалтеру слід вести «Пам'ятку про складання річної звітності». До неї необхідно записувати всі невдачі, помилки й досягнення та використовувати ці записи при організації роботи в наступні роки. Пам'ятка повинна складатися з тематичних пунктів згідно з планом робіт по річному звіту. До неї доцільно також внести результати обговорення організації робіт із складання річного звіту на виробничій нараді відразу після здачі річного звіту. У пам'ятці фіксують також витрати часу на виконання кожної окремої роботи по річному звіту. А також дані пам'ятки рекомендується використовувати працівниками бухгалтерії держлісгоспу й при складанні ними поточної звітності.

В кінці вересня (на початку жовтня) керівник підприємства видає наказ (розпорядження) про початок складання річного звіту. Проект наказу (розпорядження) розробляє головний бухгалтер разом із головним економістом та іншими головними спеціалістами підприємства. У наказі визначаються строки початку окремих робіт, особи, відповідальні за той чи інший комплекс робіт, ступінь участі кожної з економічних служб підприємства (планового відділу, відділу бухгалтерської служби, головного економіста тощо) у складанні річного звіту. Крім того, в наказі зазначаються особи, відповідальні за створення нормальних умов праці апарату, зайнятого складанням річного звіту.

Після оголошення наказу головний бухгалтер проводить інструктивну нараду, на якій знайомить працівників обліку із переліком та графіком проведення підготовчих робіт із складання звітності, розподілом усього обсягу робіт між виконавцями тощо. Учасники наради обговорюють графік і розподіл робіт, коригують їх і схвалюють до виконання.

Важливим елементом організації робіт із складання звітності є метод організації. Найбільш придатним є графічний метод, який дає змогу чітко організувати роботу. При складанні графіків продумується найбільш оптимальна послідовність виконання робіт з урахуванням установлених строків подання звітності, досвіду роботи, рекомендацій. Після того як складено графік, його ретельно обговорюють з усіма, хто братиме участь у складанні річного звіту, і затверджують. Для контролю ходу робіт у графіку роблять позначення про фактичне виконання.

З метою конкретизації загального графіку робіт із складання річної звітності з окремих видів робіт (інвентаризація, уточнення показників поточного обліку, складання різних форм, приміток до звітів та ін.) розробляють окремі графіки. Усі види цих графіків прикладаються до наказу (розпорядження) про початок складання річного звіту.

Наказ є підставою для складання списку підготовчих робіт до річного звіту й плану – графіку комплексу робіт із складання річного звіту.

Організація підготовчих робіт із складання звітності на підприємстві включає в себе такий перелік робіт:

- перевірка правильності відображення в обліку результатів інвентаризацій коштів, матеріальних цінностей і розрахунків, зроблених протягом року;

- інвентаризація витрат основного виробництва й відображення в обліку її результатів;

- перевірка правильності розподілу робіт і послуг підсобних виробництв між основними галузями виробництва та іншими споживачами; відображення в обліку результатів перевірки (якщо виявлені помилки в їх розподілі);

- калькуляція собівартості робіт і послуг підсобних виробництв (кожного зокрема,);

- розподіл за призначенням витрат на утримання основних засобів;

- розподіл непрямих витрат основного виробництва (загально виробничих витрат);

- розподіл непрямих витрат операційної діяльності (адміністративних, інших витрат операційної діяльності та витрат на збут);

- інвентаризація незавершеного виробництва;

- складання «пробного» («попереднього» та «проміжного») балансу підприємства на 1.01. наступного за звітним року.

Враховуючи тривалість (два – три місяці) складання річної звітності, весь комплекс робіт доцільно розчленувати на окремі етапи. Розглядають такі етапи робіт: організаційну підготовку – жовтень (видача наказу (розпорядження) про початок складання річної звітності керівником підприємства, розробка різних видів графіків по складанню річної звітності і т.д.); інвентаризацію річну – листопад – грудень; уточнення поточних даних за одинадцять місяців поточного року – грудень; складання річного пробного балансу, інших звітних форм, приміток до звітів тощо – січень; заключні роботи – лютий.

Кожний етап складається з окремих видів робіт. Наприклад, на етапі інвентаризації виконують такі роботи: інвентаризацію основних засобів, матеріалів, товарів на складах, у магазинах тощо. Склад видів робіт визначає головний бухгалтер, виходячи з конкретних умов господарювання підприємства. Організація інвентаризації – це одна із трудомістких ділянок підготовчих робіт. Річна інвентаризація – дуже відповідальна робота, в ході якої оцінюють майно, визначають результати роботи, складають баланс. Її проведення організовується згідно з чинним законодавством.

Організація складання пробного річного балансу вимагає поділу робіт на два етапи: попередній баланс та уточнений на основі інвентаризації кінцевий баланс.

У період підготовки до складання річного звіту перевірять і уточнюють накопичені звітні дані за одинадцять місяців поточного року. Цю роботу доцільно планувати на середину грудня і доручати її заступнику головного бухгалтера підприємства й особам, які готуватимуть аналітичні висновки.

Після розробки зведеного графіку головний бухгалтер складає переліки (графіки) робіт для кожного виконавця в хронологічному порядку (табл. 6.10).

Таблиця 6.10

Індивідуальні переліки (графіки) робіт із складання річної звітності окремими працівниками

Розрахунок обсягу кожної роботи роблять на підставі досвіду окремих працівників, записів «Пам'ятки про складання річної звітності», враховуючи можливі зміни в організації, строках, зумовлені механізацією обчислювальних робіт, тощо. Роботи в переліку слід розташовувати в хронологічному порядку для рівномірного розподілу навантаження виконавців на весь період складання як поточної, так річної звітності. Конкретним виконавцям необхідно відвести час для виконання поточних справ поза графіком робіт із складання звітності.

Розглянувши та порівнявши переліки робіт, головний бухгалтер перевіряє, чи рівномірно розподілено навантаження між окремими виконавцями, чи не перевантажені окремі працівники, чи немає небезпеки зриву строків виконання окремих робіт. При потребі перерозподілу навантаження строки виконання робіт, включених у графік, залишаються попередніми, а змінюються тільки виконавці. Навантаження розподіляється відповідно до кваліфікації та практичних навичок, індивідуальних цільових здібностей і схильностей кожного виконавця. При такому підході ділові якості працівників використовуються найефективніше.

3. Організація роботи зі складання звітності.

3.1. Організація роботи зі складання поточної звітності.

Підприємство протягом року через певні проміжки часу повинно складати та подавати відповідним користувачам проміжну (поточну) звітність для того, щоб вони мали певне представлення про отримані результати господарської діяльності підприємством протягом року.

Контроль за складанням та своєчасним поданням даних звітів здійснюється за допомогою табеля – календаря вихідної звітності.

До поточних звітів підприємства відносять такі звіти, як: оперативно – технічні, що можуть складатися за день, тиждень, декаду тощо за вимогою керівництва підприємства з метою контролю за здійсненням управлінських рішень; місячні (наприклад, Податкова декларація з ПДВ, а для потреб управління – Баланс, Звіт про фінансові результати тощо); квартальні: Баланс, Звіт про фінансові результати, Звіт про витрати на виробництво продукції (робіт, послуг), Звіт з праці, Декларація про прибуток підприємства тощо; та інші.

Для організації роботи зі складання поточної звітності головний бухгалтер на початку року розробляє інструкції зі складання поточної звітності, в яких визначається склад служб і посадових осіб, які повинні складати звітність, строки видачі облікової інформації відповідними особами для складання звітності, завершення робіт із складання звітності та її подання, а також розробляється технологія складання звітності. Технологія складання звітності може бути описана за допомогою тексту або представлена у вигляді зведеного графіку робіт із складання поточної звітності, оперограми (табл. 6.11). Наявність інструкції значно полегшує методику й техніку складання звітності, підвищує її якість, полегшує роботу.

Таблиця 6.11

Зведений графік робіт із складання поточної звітності бухгалтерією

Крім поточної звітності на підприємстві складають ще й річні форми звітності, в яких відображаються підсумки всієї господарської діяльності підприємства за рік. Тому далі буде розглядатися організація роботи зі складання річної звітності.

3.2 Організація роботи зі складання річної звітності

Для того щоб почати складати річну звітність, на підприємстві необхідно спочатку провести планування робіт по її складанню (розробляють наказ про організацію бухгалтерського обліку і облікової політики, Положення про службу (відділ) управління бухгалтерського обліку підприємства, посадові інструкції для кожного працівника бухгалтерії, табель – календар вихідної звітності та план – графік проведення інвентаризацій на підприємстві), організувати проведення підготовчих робіт із складання річної звітності (проведення річних інвентаризацій, перевірка правильності відображення записів у журналах – ордерах та Головній книзі тощо).

Після того як відбулися вищенаведені заходи на підприємстві, працівники бухгалтерії приступають до безпосереднього складання річної звітності. Їх робота регламентується зведеним графіком із складання річної звітності, що розроблюється головним бухгалтером після оголошення керівником підприємства наказу (розпорядження) про початок складання річної звітності. Нижче наведений графік, який розробляється на підприємстві для організації роботи працівників бухгалтерії зі складання річної звітності (табл. 6.12).

Таблиця 6.12

Зведений графік робіт із складання річної звітності бухгалтерією підприємства

Даний графік обговорюється працівниками бухгалтерії на інструктивній нараді, яка відбувається після оголошення наказу (розпорядження) про початок складання річної звітності керівником підприємства, на чолі з головним бухгалтером.

Крім зведених графіків робіт зі складання поточної та річної звітності головний бухгалтер базового підприємства розроблює ще й графік послідовності складання форм звітності бухгалтерією підприємства (табл. 6.13).

Таблиця 6.13

Графік послідовності складання форм звітності бухгалтерією підприємства

Даний графік дає змогу чітко організувати роботу персоналу бухгалтерії щодо якісного складання та своєчасного подання певним користувачам (органам державної статистики, податковим органам, кредиторам тощо) відповідних форм звітності.

Форми звітності спочатку заповнюють простим олівцем, а потім, після перевірки узгодженості окремих показників між формами звітності, заповнюють ручкою.

Крім того, до річних форм фінансової звітності (Балансу, Звіту про фінансові результати, Звіту про рух грошових коштів та Звіту про власний капітал) додають відповідні примітки, в яких розшифровуються окремі показники цих форм звітності. Вони складаються у довільній формі. Над примітками працюють паралельно зі складанням річної звітності в міру підрахунку та внесення до неї тих або інших показників за загальним зведеним графіком роботи по її заповненню. До того ж усі показники приміток повинні випливати з даних річної звітності.

Технологія заключних робіт із річної звітності включає такі види робіт, як: організацію здавання звіту, обговорення звіту на засіданні колективу тощо. Після обговорення річної звітності на засіданні колективу, розробляють заходи щодо поліпшення роботи підприємства.