Організація технології облікового процесу на різні етапах має свої особливості. На етапі первинного обліку потребує встановлення раціональної послідовності створення документів із мінімальними витратами часу та людських ресурсів, для цього визначають:
1) перелік робіт для створення документа;
2) склад відповідальних осіб;
3) час роботи від складання до передавання;
4) технічні засоби;
5) спосіб і час передавання від одного виконавця до іншого.
Для оптимізації руху документів на кожний з них складають оперограму або документограму.
Операції поточного обліку поділяються на 4 види: просування (прийом, передавання) первинних документів, їх перевірка, арифметичні дії (підрахунки, розрахунки), групування, перегрупування.
Кількість та різноманітність цих робіт залежить від наявності ЕОМ, їх типу, виду, системи. Першою операцією є прийняття документів. Складається графік надходження документів кожного топологічного виду із вказівкою назви документа, осіб, хто подає й приймає, строків та порядку подання, строків перевірки, прийняття документів підтверджується підписом про приймання у супровідному документі (реєстрі).
Після прийняття відбувається перевірка документів за усіма ознаками: за змістом, законністю, правильністю оформлення, Перевірка документів повинна здійснюватись з погляду законності операцій, дотримання вимог, щодо їх заповнення й правильності щодо арифметичних підрахунків. Вона виконується з трьох позицій:
1. Формальна при формальній перевірці встановлюється повнота й чіткість заповнення.
2. Арифметична здійснюється в тих документах, де є підсумки, а також вартісні показники.
3. Логічна встановлює законність і цілеспрямованість господарської операції, оформлення документами.
Після перевірки документи передають на обробку: виконання арифметичних підрахунків або розрахунків, складання бухгалтерського запису, формування показників в аналітичному та синтетичному розрізах. Рух документів організовують за графіками.
Таксування – це розцінка документів, яка виконується по матеріальним документам і по нарахуванню заробітної плати. Її сутність полягає у приставлянні у відповідних графах ціни, суми, тобто у грошовій оцінці операції.
Групування – це підбір документів в окремі групи з однаковим змістом господарських операцій. Його сутність полягає в об’єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи й записом групування відомості.
Розноска – це запис операцій з документів на рахунки синтетичного й аналітичного обліку.
Контировка – це визначення й написання на документі або на групі документів кореспондуючих рахунків.
Важливим елементом організації документообігу є зберігання документів після обробки та здавання в архів. Після обробки документи повинні бути підшиті й здані в архів. На підприємстві документи зберігаються на архівах, розробляють поточний і постійний архіви. Поточний архів організовується безпосередньо в бухгалтерії підприємства для зберігання документів звітного року. Архів – спеціально обладнане приміщення для зберігання бухгалтерських документів та справ інших підрозділів підприємства. Як і в кожної матеріальної цінності, у документі є свій строк зберігання. Він установлений у Переліку типових документів, які створюються в діяльності органу державної представницької виконавчої влади й місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств із зазначенням строків зберігання матеріалів, затвердженому Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.
У випадках пропажі або знищення первинних документів керівнику підприємства, установи слід письмово повідомити про це правоохоронні органи наказом призначити комісію, яка повинна встановити перелік відсутніх документів і провести розслідування причин їх пропажі або знищення. Для роботи в комісію запрошують представників слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду. Результати роботи комісія оформлює актом, який затверджує керівник підприємства, установи. Копію акта надсилають до органу, у сфері управління якого знаходиться підприємство, установа, а також державної податкової інспекції – підприємствами місцевого фінансового органу – установами у 10 – ти денний строк.
Організація підсумкових робіт має особливості:
1) визначають споживачів підсумкової інформації, для чого складають перелік адресатів і форм звітності, використовуючи табель – календар звітності, який має дві форми: внутрішньої та зовнішньої звітності, в яких зазначають назву, форму, строк подання, відповідальну особу, спосіб відправлення, адреса;
2) визначають взаємозв'язок форм;
3) призначають відповідальних осіб;
4) визначають строки підготовки даних;
5) визначають спосіб передавання даних виконавцю;
6) визначають технічні засоби.
Особливістю є залучення інших служб, додержання термінів подання. З цією метою застосовують сітьові графіки.
Комплекс робіт із річного узагальнення поділяють на етапи:
1) організаційна підготовка (затвердження наказу, до якого додають усі графіки робіт) – жовтень;
2) проведення повної інвентаризації – листопад;
3) уточнення даних поточного обліку за одинадцять місяців – грудень;
4) складання звітних форм – січень;
5) заключні роботи – лютий.
