Організація матеріальних носіїв облікового процесу

Організація способів відображення носіїв потребує додержання 3 особливостей:

1) кожний господарський факт має бути зафіксований на документі, як юридичному доказі та дозволі на проведення операції, який є основою для записів до регістрів;

2) всі господарські факти із первинних документів підлягають обов'язковому запису й накопиченню в облікових регістрах, які стають носіями облікової інформації;

3) облік як процес не закінчується визначенням нового стану об'єкта в облікових регістрах, а підсумкові дані переносяться до форм звітності, які стають носіями звітної інформації.

Особливості обліку як технологічного процесу визначають три види способів відображення облікової інформації: документи, облікові регістри, звітні форми.

Основу технології відображення та вибору носіїв облікової інформації формують облікові номенклатури. Важливими факторами є також вид, склад, інформаційна місткість, складність показників, які необхідно відобразити в обліку. Вибір носіїв залежить від наявності технічних засобів: організаційної та комп’ютерної техніки, орієнтиром обирають раціоналізацію облікового процесу, спрямування на контрольно – аналітичні процеси, простоту, щоб вони не потребували складних процедур обробки. Вибору носіїв сприяє їх централізована розробка, визначення нормативними документами.

Для вивчення об’єктів бухгалтерського обліку, узагальнення та порівняння даних треба організувати первинне спостереження та реєстрацію даних про ці об’єкти. Для проведення такого спостереження кожний господарський факт слід оформити документом. Основним носієм інформації на етапі первинного обліку є документ. Для того щоб відобразити всі операції, здійснювані підприємством, у фінансовій, податковій та інших видах звітності, як того вимагає чинне законодавство, необхідно вести бухгалтерський облік. Підставою для записів в обліку слугують первинні документи, в яких фіксують здійснення господарських операцій. Документи повинні бути складені при здійсненні господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її завершення. А при реалізації товарів за готівковий розрахунок можна складати первинний документ не рідше одного разу на день на підставі даних касових апаратів, чеків тощо.

Усі первинні документи, фінансова, податкова, статистична та інші види звітності складають на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених міністерствами та відомствами України. Документувати господарські операції можна і на самостійно виготовлених бланках, які повинні включати реквізити типових або спеціалізованих форм.

У Законі України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» сказано, первинні документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву документа (форми); дату й місце складання; назву підприємства, від імені якого складений документ; зміст та обсяг операції, одиниці виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції й правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка здійснювала господарську операцію.

Залежно від характеру операції технології обробки даних у первинних документах, керуючись вимогами Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 року №88, можуть бути зазначені додаткові реквізити, а саме: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру; номер документа; підстава для здійснення операцій; дані про документ, який засвідчує особу одержувача, та інші.

При заповненні первинних документів потрібно дотримуватися наступних правил:

1) документи заповнюються українською мовою. Одночасно з українською мовою може використовуватися й інша мова в порядку, визначеному статтею 11 Закону України «Про мови в Україні»;

2) записи у документах роблять тільки чорнилами темного кольору, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів, засобів механізації та іншими засобами, які забезпечили б збереження цих записів протягом установленого строку зберігання документів і запобігли внесенню несанкціонованих і непомітних виправлень;

3) вільні рядки первинних документів прокреслюються;

4) підписують документ особисто, із застосуванням факсиміле, штампа, символу або електронним способом засвідчення;

5) у тексті і числових даних документів не допускаються підчистки і необумовлені виправлення. Помилки у первинних документах, облікових регістрах і звітах, що створені ручним способом, виправляють коректурним способом, тобто неправильний текст або числа закреслюють і зверху надписують правильний текст або числа. Закреслюють одною рискою так, щоб можна було прочитати виправлене. Виправлення помилки повинно бути обумовлене написом «виправлено» і підтверджено підписами осіб, які підписали цей документ із зазначенням дати виправлення. Виправлення не допускається у документах, якими оформлені касові й банківські операції та операції з цінними паперами.

Відповідальність за своєчасне та якісне складання документів, передачу їх у встановлені графіком документообігу строки для відображення в бухгалтерському обліку, за достовірність даних, зазначених у документах, несуть особи, які склали й підписали ці документи.

Керівник підприємства, установи, затверджує перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском (витрачанням) коштів і документів, товарно – матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна.

Фізичні та юридичні особи, які здійснюють операції, пов'язані з прийманням та видачею коштів, цінних паперів, товарно – матеріальних цінностей та інших об'єктів майна, повинні бути забезпечені підприємством, що виконує ці операції, копіями первинних документів за такими операціями.

Бухгалтерський документ – це письмове зафіксоване первинне облікове свідоцтво про господарську операцію. Документування, як елемент методу – спосіб суцільного та безперервного відображення господарських операцій за допомогою бухгалтерських документів.

Первинне спостереження, документи та документування відіграють важливу роль в управлінні підприємством:

1) дають уявлення про факт стан господарських засобів та їх змін;

2) забезпечують контроль за наявністю та рухом основних засобів;

3) є юридичним доказом здійснюваних господарських операцій;

4) використовуються в наступних процесах обліку, для ревізії, контролю та аналізу.

Бухгалтерський документ, як свідоцтво господарської операції знаходить відображення в носіях первинних облікових даних – це те, на чому вони фіксуються. Документи повинні заповнюватись українською мовою. Записи робляться ручкою темного кольору, охайно, зробити потрібно так, щоб зберегти до кінця зберігання. Не дозволяються помилки в бланках, касових документах, документах з обліку цінних паперів та у бланках суворої звітності. Але дозволяється виправляти помилки коректурним способом в інших видах документів.

Юридична доказовість і контрольне значення бухгалтерських документів забезпечується їх правильним оформленням, повнотою зареєстрованих даних про господарські факти, підтвердженням осіб, відповідальних за проведення операції та її реєстрації; збереженням документів протягом установленого терміну. Реквізит – це показник документів, що характеризує ту чи іншу сторону господарську операцію. У Законі України “Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні” наведено перелік основних реквізитів, обов’язкових для всіх документів:

- назва документа,

- дата й місце складання документа,

- назва підприємства від імені якого складено документ,

- одиниця виміру господарських операцій,

- посади осіб,

- відповідальний за здійснення господарських операцій і правильності оформлення,

- особистий підпис, особа,

- інші дані, що дають змогу ідентифікаційну особу, що брала участь у здійсненні господарської операції.

Додатковими реквізитами можуть бути:

- ідентифікаційний код підприємства,

- підстава для здійснення операції,

- дані про документи, які засвідчують особу одержувача.

Реквізити документів розташовані у певній послідовності та порядку. Відмінності у розташуванні реквізитів визначають форми бухгалтерських документів:

1. Зонна – документ поділяють на зони, які передбачено для розташування реквізитів;

2. Анкетна – передбачає послідовне розташування реквізитів один за одним зверху до низу;

3. Табельна – розташування реквізитів по вертикалі й горизонталі у вигляді своєрідної матриці;

4. Комбінована – при побудові застосовують декілька варіантів розташування реквізитів.

Функції бухгалтерських документів:

1) уперше фіксують дані про факти господарського життя та забезпечують їх юридичне підтвердження;

2) створюють можливість первинного контролю за здійсненнім господарської операції та інших фактів господарської діяльності, за діями посадових і матеріально – відповідальних осіб;

3) дозволяють передачу даних про господарські факти.

Поділ документів на групи, яким властиві відповідні ознаки, називають їх класифікацією (табл. 6.2 ).

Таблиця 6.2

Класифікація бухгалтерських документів

Документи за призначенням поділяють на розпорядні, виконавчі, бухгалтерського оформлення та комбіновані.

Розпорядні – які вміщують наказ на виконання господарської операції (накази, платіжне доручення).

Виконавчі – підтверджують факт здійснення господарської операції (прибутковий ордер).

Документи бухгалтерського оформлення складають на підставі розпорядних та виконавчих, до них належать різні довідки, групувальні відомості, картки. Їх використання дозволяє оформити дані первинних виконавчих та розпорядних документів. Якщо в одному документі об’єднані функції всіх видів документів, то вони комбіновані (видатковий касовий ордер).

За характером операцій, які документуються, документи бувають грошові, матеріальні та розрахункові.

Грошовими документами оформлюються операції, пов’язані з грошовими засобами (чеки, касові ордери).

Матеріальними документами оформлюють рух матеріальних цінностей.

Розрахунковими документами оформлюють розрахунки між підприємствами та особами (доручення).

За обсягом документи поділяють на одинарні та зведені.

За способом використання документи поділяють на одноразові та накопичувальні.

За місцем складання документи поділяють на внутрішні та зовнішні.

До документів ставляться наступні вимоги: наявність обов'язкових спеціальних реквізитів, забезпечення контролю за господарськими фактами, одержання звітних даних, зручність обробки, чіткість, компактність.

Фіксація відомостей є основою для наступної обробки вхідної інформації, процеси управління, підраховано, що витрати на збирання інформації складають 40 – 60% загальних витрат часу на обробку інформації. Практика доводить, що вірогідність вихідних первинних даних безпосередньо залежить від способу “уловлювання” первинної інформації та застосовуваних засобів для запису та інформаційних носіях. Точність вихідної інформації значно підвищується при використанні більш передових і прогресивних технічних засобів для підрахунку, вимірювання й реєстрації необхідних величин. На сучасному етапі з’явилися умови для автоматичного сприйняття та реєстрації первинних даних на магнітних стрічках, дисках, барабанах та інших носіях, які забезпечують швидке введення первинної інформації до обчислювальної машини та обробку її на великих швидкостях. Але машинні носії ще недостатньо використовуються для відображення первинних даних. Є різні шляхи удосконалення організації первинного обліку з використанням ЕОМ, можна відмітити основні напрямки:

1) скорочення та вилучення з первинних документів постійних реквізитів та запис їх до пам’яті ЕОМ;

2) скорочення загально обсягу первинної інформації за рахунок виключення умовно постійних реквізитів та запис їх до пам’яті ЕОМ;

3) використання уніфікованих первинних документів;

4) заміна більшості звичайних перинних документів машинними носіями інформації;

5) розробка автоматизованої системи збирання, вимірювання, реєстрації, передачі за окремими виробничими дільницями та видами господарської діяльності.

Важливим моментом удосконалення обліку є широке застосування машинозчитуваних документів, у яких передбачено раніше визначений комплекс нормативних і постійних показників.

Враховуючи широкі можливості ЕОМ, АРМ, економісти і бухгалтери, аналітиків із формування й обробки первинної інформації та накопичування її у пам’яті машини, потрібно чітко на кожному етапі управління визначити обсяги потрібної інформації, диференціюючи її за способами одержання:

- яка одержується шляхом переробки первинних облікових даних;

- одержана в результаті вторинної переробки її за заданою програмою;

- інформації, яка є вихідною з діючої обов’язкової звітності.

На утворення документів витрачають 40 – 60 % загального часу, що потребує скорочення трудових витрат шляхом уведення технічних засобів, і тому одночасно сприяє підвищенню надійності фіксації. Основним напрямком удосконалення форм первинних документів є їх уніфікація і стандартизація, заміна разових документів накопичуваними, застосування багаторядкового й тривалого використання, реєстрація операцій безпосередньо у регістрах створення комплексних документів.

Уніфікація – це розробка єдиної форми документу, для форми однотипних документів на підприємств і організацій на різні форми власності.

Стандартизація документів – це встановлення для бланків однотипних документів однакового, найбільш раціонального розміру й форми, завчасним визначенням, розміщенням відповідних реквізитів.

До облікових регістрів поточного обліку належать відомості, журнали, машиннограми, розрахункові таблиці, різні бухгалтерські довідки, машинні носії інформації. Вони класифікуються за багатьма ознаками. Залежно від характеру послідовності запису бувають двох видів: а) хронологічні; б) систематичні, запис ведуть за економічно однорідними групами об’єктів обліку.

Залежно від ступеня узагальнення інформації регістри поділяють на : а) аналітичні – ведуть у розрізі аналітичних рахунків; б) синтетичні – ведуть за синтетичними рахунками; в) комбіновані – поєднують ознаки двох перших різновидів.

Запис господарських операцій з носіїв первинного обліку до регістрів здійснюється відповідно до правил, які визначаються способом ведення записів, характером бухгалтерської проводки, ступенем деталізації або укрупнення об'єкту обліку. Співвідношення цих ознак визначає форму облікових регістрів. Прийоми і послідовність записів, співвідношення різних облікових регістрів, їх структура і прийоми узагальнення кінцевих показників визначають форму обліку, яка повинна забезпечувати одержання необхідних даних для управління, контролю й аналізу. Вибір форми здійснюється у розрізі типологічних підрозділів обліку, застосовуються типові або уніфіковані форми.

На етапі підсумкового обліку виступають два види носіїв – звітні форми та розрахункові таблиці. Форми внутрішньогосподарської звітності розробляють на основі господарської діяльності.

Носії облікової інформації групують у робочі альбоми, які можуть формуватись за двома напрямками:

1) за видами носіїв – первинні документи, облікові регістри, звітні форми;

2) по кожному топологічному підрозділу: облік основних фондів, виробничих запасів, оплати праці тощо.

Робочі альбоми мають єдину структуру: титульний лист, перелік звітних форм, самі форми, методичні вказівки щодо їх замовлення. В умовах використання ЕОМ облікові регістри та звітні форми складають за заданою формою і видають на технічних носіях. Перелік носіїв інформації за певним об’єктом обліку можна згрупувати у вигляді табл. 6.3

Таблиця 6.3

Перелік носіїв інформації за напрямком облік заробітної плати

При відсутності певних носіїв (документів, регістрів) потрібно їх розробляти самостійно, при цьому керуються загальними вимогами і методичними рекомендаціями:

а) забезпечують додержання вимог законодавчих актів;

б) забезпечують раціональне розміщення реквізитів: розташовують поряд ті, що заповнюються однією особою або графи реквізитів, що перебувають у логічній або арифметичній залежності;

в) довідкові дані розміщують на зворотній стороні документа.

Також визначають: належність документа до топологічної структури обліку, характер, призначення, склад потрібних документів, рух у процесі обробки, осіб, які повинні взяти участь в обробці, кількість примірників. Комплекс робіт із визначення змісту форми поділяють на етапи: визначення основних характеристик майбутньої форми; вибір реквізитів; попереднє проектування зон розміщення інформації; вибір форм розміщення реквізитів у зоні; компонування елементів інформації у ланки, а ланок у зони; монтаж форми у цілому; креслення ескіз; розрахунок загальної площі та вибір формату; редагування, оформлення.