У процесі ведення обліку складається багато чисельна сукупність документів, регістрів, із якими працюють бухгалтера. Для забезпечення своєчасного виконання облікових робіт потрібно розробити оптимальну та раціональну систему руху облікової інформації як у просторі (між окремими працівниками або секторами обліку), так і часі.
Шлях проходження бухгалтерського документа від моменту його складання до здачі в архів після обробки називається документопотоком. Документопотік – це сукупність операцій передавання документів з одного робочого місця на інше. Упорядкування процесу руху документів та виконання різних робіт має назву документообігу. Документообіг організовується за такими стадіями:
1) робота над носіями інформації в процесі їх складання або одержання із зовні;
2) просування від місця складання або одержання до місця обробки;
3) рух в процесі обробки, який будується залежно від організаційної форми облікового апарату: оперативно – виробнича або функціональна;
4) рух до місця зберігання – до архіву.
Для організації документообігу складаються графіки, які поділяють на три види: зведені; сітьові та індивідуальні.
Зведені графіки – таблиці, по підмету яких записуються назви документів, а за присудком вказуються особи або структурні підрозділи, які працюють із документами, терміни передавання (здавання) документів. Зведені графіки розподіляють: за темами (надходження, відпуск), за топологічною ознакою (облік основних засобів, облік праці та її оплати), по підприємству у цілому (табл. 6.4).
Окрему групу зведених графіків становлять сітьові графіки, в яких за допомогою умовних позначень відтворюють рух певного виду носіїв.
Для обґрунтування графіків документообігу складають індивідуальні схеми руху, у яких у технологічній послідовності створення і використання первинного документу вказують усі види робіт, що виконуються з певним документом від його складання до здачі в архів, час за кожним етапом роботи і час в днях із моменту складання, місця роботи з документом та посадові особи, які беруть участь в його складанні та обробці (табл. 6.5).
Таблиця 6.5
Схема руху наряду на відрядну роботу
| Зміст роботи зі складання, переміщення та обробки документа / реєстру
| Час на складання та переміщення документа / реєстру
| Місце складання та обробки
| Відповідальна особа за своєчасне та правильне виконання робіт
| Час на обробку та виконання робіт
|
| Заповнення реквізитів:
|
|
|
|
|
| Назва робіт, номер деталі або операції, код витрат
| За день до початку роботи
| Цех, відділ, бригада
| Нормувальник
|
|
| Розряд роботи, розцінка, норма часу, підписи
| Три години після одержання від обліковця
| Відділ обліку праці та її оплати
| Теж саме
|
|
| Прізвище, табельний номер, дата початку роботи, терміни виконання
| Теж саме
| Контора цеху
| Бухгалтер цеху
|
|
| Ознайомлення з нарядом та підпис працівника
| Протягом зміни після одержання наряду
| Робоче місце працівника
| Майстер, бригадир
|
|
| Здавання до архіву
| Після нарахування заробітної плати
| бухгалтерія
| Старший бухгалтер сектору
|
|
Для наочності індивідуальні схеми показуються графічно у вигляді оперограми або документограми, у них фіксують за підметом – види робіт, за присудком – служби, структурні підрозділи, строки виконання робіт, це індивідуальні, подокументні графіки. У цих графіках за технологічною послідовністю вказують усі роботи від початку складання документа до його до здавання в архів (табл.6.6).
Таблиця 6.6
Оперограма накладної на оприбуткування запасів
| Назва робіт
| Виконавець
|
| комірник
| відділ постачання
| бухгалтерія
| архів
|
 Виписка накладної
|
|
|
|
|
 Перевірка оформлення
|
|
|
|
|
 Запис в регістри складського обліку виробничих запасів
|
|
|
|
|
 Передача в бухгалтерію
|
|
|
|
|
| Перевірка документа
|
|
|
|
|
 Обробка документу
|
|
|
|
|
| Передача в архів
|
|
|
|
|
План документообігу складається головним бухгалтером і затверджується керівником підприємства. В ньому визначається порядок оформлення документів, надходження до бухгалтерії, опрацювання, використання записів облікових регістрів , та передачі до архіву. Для забезпечування рівномірного руху документів без затримок і накопичення на певних місцях по кожному виду документів розробляють графік документообігу.
Таблиця 6.4
