Надходження обладнання реєструється документом «Надходження товарів та послуг» (меню «Покупка» - «Надходження товарів та послуг») з видом операції «Обладнання».
Обладнання, яке не потребує монтажу, обліковується в бухгалтерському обліку на субрахунках 1521 «Придбання об’єктів основних засобів» та 1531 «Придбання інших необоротних матеріальних активів». При реєстрації надходження обладнання документом «Надходження товарів та послуг» рахунок обліку слід зазначити в колонці «Рахунок обліку(БО)» (таблична частина закладки «Обладнання»).
Аналітичний облік на цьому рахунку ведеться по номенклатурним позиціям обладнання (з використанням довідника «Номенклатура»; номенклатурні позиції обладнання доцільно обліковувати в окремій групі «Обладнання» цього довідника). Крім того, аналітичний облік на цьому рахунку може вестись по місцям збереження ( з використанням довідника «Склади (місця збереження)») та партіями обладнання, яке надійшло.
Якщо при придбанні обладнання нараховується податковий кредит, реєструється податкова накладна постачальника за допомогою документа «Реєстрація вхідного податкового документу». В цьому документі встановлюється прапор «Постачання ОФ». Встановлення прапору потрібно для заповнення Декларації про ПДВ, Додаток 5, показника «постачання основних фондів».
Витрати на виготовлення, монтаж, настроювання обладнання реєструються на субрахунках 1522 «Виготовлення і модернізація основних засобів», 1532 «Виготовлення і модернізація інших необоротних матеріальних активів». Для обладнання, який нуждається в монтажу, використовується окремий довідник «Об’єкти будівництва», якого відкривається за допомогою опцій «Довідники по Об’єктам будівництва» - «Об’єкти будівництва» ( меню «ОЗ» - «Об’єкти будівництва»).Цей довідник використовується для обліку об’єктів капітального будівництва на рахунку 151. Віднесення витрати на об’єкти будівництва здійснюються документами «Надходження товарів та послуг» (послуги), «Вимога-накладна» та ін.
Вартість обладнання, який потребує монтажу, повинна бути віднесена на об’єкт будівництва. Для цього використовується документ «Передача обладнання в монтаж» (меню «ОЗ» - «Передача обладнання в монтаж»).
В табличну частину документу заносяться відомості про номенклатуру, яка передається в монтаж – в результаті вартість цієї номенклатури буде додана до вартості об’єкту будівництва, вказаного в шапці документу.
Як при придбанні обладнання, так і при формуванні об’єкту вказується їх податкове призначення. Податкове призначення визначає, чи призначений ОЗ для використання в оподатковуваних або неоподатковуваних ПДВ операціях.
Для прийняття обладнання або об’єкта будівництва для обліку в якості основного засобу використовується документ «Введення в експлуатацію ОЗ» (меню «ОЗ» - «Введення в експлуатацію ОЗ»).
Одним документом може бути оформлено прийняття до обліку декількох однотипних об’єктів основних засобів.
Прийняття до обліку (введення в експлуатацію) об’єкту основних засобів може бути виконано декількома способами:
- Прийняття до обліку обладнання, не потребуючого монтажу. Для оформлення такого виду операції в документі «Введення в експлуатацію» вибирається вид операції «обладнання». Вартість обладнання визначається при його списанні. Вартість кожного основного засобу буде рівнятися вартості однієї одиниці обладнання згідно списаним партіям. Операція може бути проведена по всім видам обліку.
- Прийняття до обліку основного засобу, вартість якого формувалась з витрат, віднесених на об’єкт будівництва. Вартість, списаних з об’єкту будівництва, зазначається користувачем. Для автоматичного заповнення даного параметру по поточним залишкам, потрібно скористатися кнопкою «Розрахувати суми». Вартість кожного основного засобу цього випадку визначається як частка від ділення загальної суми списаної вартості з об’єкта будівництва на кількість введених в експлуатацію об’єктів основних засобів.
- Прийняття до обліку основних засобів, виявлених в результаті інвентаризації.
При прийнятті основного засобу до обліку повинні бути встановлені його основні облікові параметри:
- інвентарний номер (закладка «Основні засоби»);
- чи підлягає амортизації (прапор «Нарахування амортизації» на закладці «Облікові дані»);
- спосіб нарахування амортизації (закладка «Облікові дані»);
- рахунок обліку вартості основного засобу, а також рахунок обліку амортизації бухгалтерського обліку (закладка «Облікові дані»).
Ці параметри можуть бути визначені тільки при прийнятті до обліку основного засобу та не змінюються в подальшому на протязі всього періоду обліку цього основного засобу одній організації.
Для цілей податкового обліку зазначається податкове призначення ОЗ, яке визначає:
- чи використовуються ОЗ в оподатковуваних або неоподатковуваних ПДВ операціях;
- чи являється ОЗ виробничим (чи використовується в господарській діяльності).
Зазначається Податкова група ОЗ.
Крім цих параметрів, в момент прийняття основного засобу до обліку можуть бути установлені і інші параметри, наприклад, параметри нарахування амортизації, способи відображення витрат по амортизації (погашенню вартості), матеріально-відповідальна особа, підрозділ та інше.
Такі параметри можуть змінюватися на протязі періоду обліку основного засобу.
Для основного засобу ведеться облік по матеріально-відповідальним особам і підрозділам, за якими основні засоби закріплені. Ці параметри обліку можуть змінюватися, наприклад, при звільненні матеріально-відповідальної особи та призначенню нової, при переміщенні основних засобів між підрозділами. Для відображення таких змін призначений документ «Переміщення ОЗ».
Амортизація нараховується, починаючи зі слідуючого місяця після того, в якому було встановлено нарахування амортизації. Наприклад, якщо для основного засобу нарахування амортизації було встановлено в березня то амортизація буде нараховуватися тільки з квітня.
Зміни необхідності нарахування амортизації може бути виконано документами:
- «Введення в експлуатацію ОЗ» - як правило.
- «Зміни стану ОЗ» - установка нарахування амортизації може бути в випадку закінчення модернізації, виводу з консервації та ін. Зняття може вимагатися в випадку, наприклад, передачі на консервацію.
- «Списання ОЗ», «Підготовка до передачі ОЗ», «Передача ОЗ» - відбувається зняття нарахування амортизації.
Для основного засобу повинен бути установлений спосіб віднесення амортизаційних відрахувань на витрати підприємства. Спосіб відображення витрат амортизації включає одну аналітику витрат, на яку відноситься амортизація об’єкту або декілька аналітик, між якими амортизація розподіляється.
В способі відображення витрат зазначається податкове призначення витрат, на які відноситься амортизація ОЗ. Податкове призначення витрат з амортизації відрізняється від податкового призначення ОЗ. Податкове призначення ОЗ з точки зору податку на прибуток визначає тільки чи використовується він в любій господарській діяльності, тобто чи амортизується в податковому обліку. Податкове призначення амортизації визначає вид податкової діяльності більш конкретно: звичайна господарська, одна з патентуємих та ін.
Спосіб, який буде використовуватися для відображення витрат з амортизації основного засобу, повинен бути установлений при введенні в експлуатацію і може бути потім змінений за допомогою документа «Зміни способу відображення витрат з амортизації ОЗ» (меню «ОЗ» - «Параметри амортизації» - «Зміни способу відображення витрат з амортизації ОЗ»).
Крім того, для основного засобу повинен бути зазначений спосіб нарахування амортизації. В «1С: Бухгалтерії 8 для України» реалізовані способи, передбачені бухгалтерським стандартом:
- прямолінійний спосіб;
- виробничий;
- спосіб зменшення залишку;
- прискореного зменшення залишку;
- кумулятивний (по сумі чисел років);
- 100% в перший місяць експлуатації;
- 50% в перший місяць експлуатації, 50% при списанні.
Для розрахунку амортизації вимагається облік тих чи інших параметрів амортизації. Наприклад, для прямолінійного методу потрібно знати строк корисного використання, для виробничого методу передбачений обсяг виробітку та ін.
Якщо амортизація нараховується виробничим методом, то до нарахування амортизації слід зазначити обсяг продукції, виробленої в поточному місяці. Для цього використовується документ «Виробіток ОЗ» (меню «ОЗ» - «Параметри амортизації» - «Виробіток для розрахунку амортизації ОЗ»).
Параметри для розрахунку амортизації можуть бути встановлені при введенні в експлуатацію основного засобу та змінені в подальшому за допомогою документів «Зміни параметрів для нарахування амортизації ОЗ», «Модернізація та ремонт ОЗ».
Якщо при розрахунку амортизації за місяць згідно вбраного способу з початку розраховується річна сума амортизації, то для розрахунку місячної суми можна зазначити графік розподілу річної суми амортизації по місяцям. Зазначення такого графіку дає можливість врахувати, наприклад, сезонність експлуатації основного засобу. Графіки амортизації можуть бути установленні при введенні в експлуатацію та змінені в подальшому за допомогою документу «Зміни графіків амортизації ОЗ». Сам графік розподілу річної амортизації зазначається в довіднику «Річні графіки амортизації ОЗ» (меню «ОЗ» - «Параметри амортизації» - «Річні графіки амортизації ОЗ»). Річний графік задається безпосередньо до календарного року, розподіл по графіку в випадку його використання буде однаковим для кожного року експлуатації основного засобу.
Амортизація з бухгалтерського та податкового обліку нараховується при проведенні документу «Закриття місяця». Якщо для основного засобу амортизація була розрахована до завершення періоду (наприклад, при списанні основного засобу), то повторне нарахування амортизації при регламентній процедурі виконано не буде.
Витрати на модернізацію (капітальний ремонт) ОЗ реєструються на субрахунках 1522 «Виготовлення та модернізація основних засобів», 1532 «Виготовлення та модернізація інших необоротних матеріальних активів» в розрізі об’єктів будівництва. Один об’єкт будівництва використовується як аналітика витрат на поліпшення одного ОЗ або групи однотипних ОЗ. Реєстрація витрат здійснюється документами «Надходження товарів та послуг» (послуги), «Вимога-накладна» та ін.
Витрати на поточний ремонт реєструється на рахунку 235 «Обслуговування та ремонт необоротних активів», також в розрізі об’єктів будівництва. Реєстрація витрат здійснюється тими ж документами, що і для витрат на модернізацію.
Накопичені витрати в податковому обліку ще не є витратами на поліпшення основних фондів і не підлягають включенню склад валових витрат в межах ліміту. Витратами на поліпшення основних фондів враховуються тільки ті витрати, які підтверджені актами приймання-здачі по формі ОЗ-2.
При початку роботи з модернізації ОЗ може бути введений документ «Зміни стану ОЗ». Цей документ не нараховує витрати і не змінюється вартість ОЗ, але лише засвідчує факт виконаних робіт.
Якщо на час модернізації призупиняється нарахування амортизації ОЗ, в документі повинен бути заповнений прапор «Впливає на нарахування амортизації» та зняти прапор «Нараховувати амортизацію».
Завершення модернізації (ремонту) основних засобів відображається документом «Модернізація та ремонт ОЗ» (меню «ОЗ» - «Модернізація ОЗ»). Цей документ фіксує як модернізацію (реконструкцію, капітальний ремонт), так і поточний ремонт ОЗ.
В шапці документу в полі «Об’єкт» зазначається об’єкт будівництва, на якому накопичена сума витрат з поліпшення в табличній частині документу на закладці «Основні засоби» зазначається перелік модернізованих (відремонтованих) основних засобів.
Накопичені суми витрат на поліпшення по даним бухгалтерського та податкового обліку зазначаються на закладці «Бухгалтерський та податковий облік». Ці суми можуть бути заповнені автоматично при натисканні кнопки «Розрахувати суми».
На закладці «Основні засоби» ці суми розподіляються між конкретними ОЗ. Суми можуть бути розподілені автоматично при натисканні кнопки «Заповнити - для списку ОЗ».
На тій же закладці для кожного ОЗ зазначається сума поліпшення в межах норм. Ця сума в 2011 році визначається вручну. Для визначення ліміту витрат для поліпшення може бути сформований звіт «Розрахунок витрат на поліпшення ОЗ».
Звіт можна сформувати з документу «Модернізація та ремонт ОЗ», натиснувши кнопку «Розрахунок витрат на поліпшення ОЗ».
Звіт, сформований з документу «Модернізація та ремонт ОЗ» при визначенні сум, віднесених на витрати періоду, враховує всі проведені документи модернізації, крім того документу, з якого він сформований.
При модернізації можуть бути змінені параметри обліку основних засобів, наприклад, збільшений строк експлуатації основного засобу. При модернізації встановлюють нові параметри для розрахунку амортизації.
В податковому обліку витрати в межах норм визнаються витрати періоду та зменшують оподатковуваний прибуток. Рахунок і аналітика витрат може бути визначені одним із способів:
- По умовчанню витрати відносяться на ті ж направлення витрат, на які відноситься амортизація відремонтованих ОЗ. Рахунки і аналітика витрат визначається способами відображення витрат з амортизації, які зазначені для ремонтуємих основних засобів;
- В документі може бути заповнений прапор «Використовувати загальний спосіб відображення витрат». Спосіб вибирається з довідника «Способи відображення витрат амортизації» та вказується в документі.
В різних випадках, в Способі відображення витрат амортизації, з якого визначається аналітика віднесених витрат, повинна бути заповнена «Стаття витрат на поліпшення ОЗ». Стаття витрат визначає статтю декларації, в яку буде включена сума поліпшення в межах норм.
Сума поліпшення понад норм в податковому обліку включається в балансову вартість ОЗ.
В бухгалтерському обліку сума поліпшення розподіляється в залежності налаштування облікової політики «Збільшувати вартість ОЗ в БО на суму поліпшення порядку, установленому ПКУ».
Якщо прапор заповнений, сума поліпшення в межах норм відноситься на витрати періоду, сума понад норм збільшує первісну вартість ОЗ. Якщо прапор не заповнений, сума повністю відноситься на витрати при поточному ремонті та повністю відноситься в вартість ОЗ при модернізації.
Документом «Списання ОЗ» (меню «ОЗ» - «Списання ОЗ») можна оформити зняття з обліку основних засобів. Документ призначений для відображення обліку вибуття основного засобу в зв’язку з моральним та фізичним зносом, а також при ліквідації в зв’язку з надзвичайною ситуацією. Якщо основний засіб ліквідується з рішення податкоплатника та необхідно оформити умовний продаж, то на підставі «Списання ОЗ» можна вести податкову накладну.
Передачу основного засобу рекомендується оформити з попередньою підготовкою до передачі. Для цього служить документ «Підготовка до передачі ОЗ» (меню «ОЗ» - «Підготовка до передачі ОЗ»). В документі зазначається Рахунок продажу ОЗ 286. При підготовці до передачі нараховується амортизація за місяць, в якому проводиться операція, а в бухгалтерському та податковому обліку списуються суми нарахованої амортизації та формується залишкова вартість.
Документ «Передача ОЗ» (меню «ОЗ» - «передача ОЗ») призначений для формування продажу основних засобів. Якщо до цього моменту був оформлений документ «Підготовка до передачі ОЗ» то в реквізиті «Документ передачі» слід зазначити відповідний документ. При проведенні документу до нараховується амортизація за місяць, в бухгалтерському та податковому обліку списуються суми нарахованої амортизації та формується залишкова вартість (якщо це не було зроблено документом «Підготовка до передачі ОЗ»). Потім в бухгалтерському обліку нараховуються доходи і витрати (собівартість реалізації), а в податковому - тільки доходи або тільки витрати на різницю між продажною та залишковою вартістю ОЗ.
Ціль інвентаризації ОЗ полягає в виявленні фактичної наявності ОЗ та перевірці відповідних даних бухгалтерського обліку по кількості та вартості основних засобів фактичній наявності таких об’єктів в кількісному і вартісному вираженні та послідуючому відображенню обліку: прийняття виявлених об’єктів і (або) вибуття невиявлених.
Для введення в інформаційну базу даних з інвентаризації призначений документ «Інвентаризація ОЗ» (меню «ОЗ» - «Інвентаризація ОЗ»).
В табличну частину закладки «Основні засоби» вводяться відомості про основні засоби обраної організації та обраного підрозділу. Відомості можуть бути заповнені автоматично по даним обліку (кнопкою «Заповнити»). На закладці «Додатково» вводяться відомості про причини проведення інвентаризації, а також про членів інвентаризаційної комісії.
З документу «Інвентаризація ОЗ» можна роздрукувати слідуючі друковані форми:
- Наказ про проведення інвентаризації;
- Інвентаризаційна відомість;
- Порівнювальна відомість;
- Інвентарний список основних засобів (форма ОЗ – 9).
Дані документу «Інвентаризація ОЗ» в бухгалтерському та податковому обліку не відображаються, але по результатам інвентаризації можливе проведення слідуючих операцій.
- Введення в експлуатацію основних засобів, по яким в результаті інвентаризації виявлений надлишок. Такі основні засоби по правилам бухгалтерського обліку підлягають оприбуткуванню по поточній ринковій вартості та віднесенню на фінансові результати організації в якості позареалізаційних доходів. Для цього необхідно використовувати документ «Введення в експлуатацію ОЗ» з видом операції «по результатам інвентаризації»
- Списання основних засобів, по яким в результаті інвентаризації виявлена нестача. Вартість списаних основних засобів відноситься на виновних осіб. Якщо такі не встановлені або в стягненні з них відмовлено судом, вартість недостатніх основних засобів списується на витрати виробництва та обертання. Для цього слід скористуватися документом «Списання ОЗ».
Зміни місцезнаходження основних засобів, по яким в результаті інвентаризація виявлена нестача в одному підрозділу та надлишок в іншому. Для цього потрібно використати документ «Переміщення ОЗ».
Документ Введення початкових залишків по основним засобам залишений для спільності з попередніми версіями. Для заповнення початкових залишків по основним засобам рекомендується використовувати документ «Введення початкових залишків».
ТЕМА: Інформаційне забезпечення автоматизації обліку матеріальних цінностей
