В довіднику «Основні засоби» (меню «ОЗ» - «Основні засоби») зберігаються відомості про основні засоби, які, як передбачається, не змінюються з часом та не залежать від специфікації конкретної організації при постановці його на облік. Це найменування, група обліку основного засобу («Будинки», «Машини і обладнання», «Транспортні засоби»), відомості про виробника і т. д.
Цю інформацію про основні засоби потрібно внести в довідник перед прийняттям їх до обліку.
Для додання в довідник основних засобів відомостей про групу однотипних об’єктів основних засобів, які відрізняються тільки інвентарними номерами, призначена спеціальна форма, яка викликається кнопкою «Групове додання» на формі списку довідника.
В формі групового додання необхідно зазначити:
- групу, в яку додаються нові елементи;
- код, з якого почнеться нумерація доданих елементів довідника;
- кількість утворюючих елементів;
- найменування елемента довідника.
Також в даній формі присутній спеціальний прапорець «Додавати до найменування». В випадку, якщо він включений при формуванні нових елементів до їх найменування буде приписуватися їх код, тобто найменування буде виглядати, наприклад слідуючим чином «Стелаж складський (00005)».
Цей «сервіс» дозволить в подальшому розрізняти елементи з однаковими найменуваннями.
Для більш швидкого заповнення табличної частини документів однотипними об’єктами, які мають однакові найменування, необхідно скористуватися сервісом заповнення по найменуванню (кнопка «Заповнити» в командної панелі табличної частини документу). Якщо в табличній частині документу, вибраний хоча б один об’єкт із групи однотипних об’єктів, то таблична частина документу буде заповнена всіма об’єктами, маючими таке ж найменування, як в вже вибраного. При цьому даний сервіс має місце тільки для груп об’єктів з відключеним сервісом додання коду до найменування.
Також можна заповнити інші відомості, загальні для доданих об’єктів.
Для аналізу даної інформації та друку необхідних паперових форм призначені слідуючи звіти:
- «Відомості про ОЗ» (меню «ОЗ» - «Відомості про ОЗ»);
- «Інвентарна книга ОЗ» (меню «ОЗ» - «Інвентарна книга ОЗ»);
- «Відомість з амортизації ОЗ» (меню «ОЗ» - «Відомість амортизації ОЗ за період (бухгалтерський облік)»).
