Передумова створення комп’ютерних систем бухгалтерського обліку

В сучасних умовах управління діяльністю підприємства, неза­лежно від його розмірів, форми власності та виду діяльності, по­требує опрацювання значних обсягів інформації впродовж незна­чного періоду часу. Розвиток комп'ютерних технологій дозволив виконувати окремі операції, пов'язані з опрацюванням інформації за незначні періоди часу. Досягнення оптимального ре­зультату, тобто надання повної, достовірної та своєчасної інфор­мації користувачам неможливе без правильного використання наявної електронно-обчислювальної техніки. Для забезпечення раціонального використання наявної електронно-обчислювальної техніки її .можливості слід правильно поєднати з людською пра­цею та налагодити обмін електронною або паперовою інформаці­єю, тобто впорядкувати елементи інформаційної системи. Пер­винне впорядкування інформаційної системи здійснюється на етапі її проектування. Неможливість врахувати всі особливості діяльності підприємства, зміни зовнішнього та внутрішнього се­редовища діяльності підприємства й потреба забезпечення відпо­відності можливостей інформаційної системи та вимог спожива­чів облікової інформації обумовлюють потребу постійного розвит­ку інформаційної системи підприємства. Вивчення питань проек­тування та удосконалення інформаційних систем підприємства буде корисним майбутнім головним бухгалтерам та керівникам підприємств при розгляді питання здійснення автоматизації обліку на підприємстві або удосконаленні автоматизованого чи неавтоматизованого обліку на підприємстві.

Інформаційна система існує впродовж всього часу існування підприємства, незалежно від рівня автоматизації обліку на під­приємстві, оскільки операції зі збору, перевірки, обробки, пере­дачі та зберігання інформації супроводжують будь-яку діяльність підприємства. Період часу від створення інформаційної системи на підприємстві до остаточної відмови підприємства від її вико­ристання має назву життєвого циклу інформаційної системи під­приємства. Питання життєвого циклу інформаційної системи до­сліджені недостатньо детально, що обумовлює існування значної кількості точок зору на це питання з достатньо суперечливими відносно один одного твердженнями.

Існує декілька підходів до визначення етапів життєвого циклу інформаційної системи:

- вивчення особливостей господарської діяльності підприємства;

- проектування системи і узгодження проекту;

- впровадження та удосконалення системи.

Інший підхід виділяє такі основні етапи життєвого циклу ін­формаційної системи підприємства:

- аналіз системи та об'єкту управління;

- проектування;

- реалізація;

- впровадження;

- супровід та розвиток.

Виходячи з наведеної інформації, слід виділити такі етапи функці­онування інформаційної системи підприємства (див. рис.1).

Рис. 1. Життєвий цикл інформаційної системи підприємства.

Існування інформаційної системи підприємства обумовлене фактом створення підприємства (1), що відразу створює та впро­ваджує певну, не завжди досконалу, інформаційну систему (5). При необхідності зміни інформаційної системи чи її удоскона­лення здійснюється дослідження особливостей діяльності підпри­ємства (2), проектування нової інформаційної системи (3), її реа­лізація (4) та впровадження (5), коли знову починається експлуа­тація інформаційної системи підприємства. В процесі звичайної експлуатації інформаційна система повинна обслуговуватися як працівниками підприємства, так і працівниками сторонніх органі­зацій для забезпечення керівництва підприємства та інших корис­тувачів достовірною інформацією (6). Коли обслуговування ін­формаційної системи стає занадто складним або неекономічним, тоді виникає питання про її удосконалення (7) й розпочинається коло розробки та впровадження змін до інформаційної системи (2-4). Значні витрати на обслуговування (8) чи удосконалення (9) інформаційної системи можуть призвести до відмови від її вико­ристання (10) та обумовити необхідність розробки нової інфор­маційної системи (2-4) для підприємства, оскільки без інформа­ційної системи підприємство не може існувати. Припинення існування самого підприємства (11) припиняє існу­вання і його інформаційної системи.

Залежно від кількості структурних перетворень інформаційної системи підприємства виділяють такі моделі життєвого циклу ін­формаційної системи підприємства:

- Каскадна модель, що передбачає перехід на наступний етап пі­сля повного завершення робіт з попереднього етапу.

- Поетапна модель з проміжним контролем - ітераційна модель розробки з циклами зворотного зв'язку між етапами. Перевага такої моделі полягає в тому, що міжетапні коригування забез­печують меншу трудомісткість розробки порівняно із каскад­ною моделлю, однак тривалість кожного з етапів подовжується на весь період розробки.

- Спіральна модель, яка базується на початкових етапах життє­вого циклу: аналіз вимог, проектування специфікацій, попере­днє та детальне проектування. На цих етапах перевіряється й обґрунтовується можливість реалізації технічних рішень шля­хом створення прототипів. Кожний виток спіралі відповідає поетапній моделі створення фрагмента або версії інформацій­ної системи. На ньому уточнюються цілі та характеристики проекту, визначається його якість, плануються роботи наступ­ного витка спіралі. Деталі проекту поглиблю­ються та послідовно конкретизуються і, в результаті, обираєть­ся обґрунтований варіант, який доводиться до реалізації. Ця модель є найбільш перспективною при створенні інформацій­ної системи. Спеціалістами фірм, які займаються проектуван­ням та створенням програмних продуктів, відмічаються такі переваги спіральної моделі: накопичення та повторне викорис­тання проектних рішень, засобів проектування, моделей, оріє­нтація на розвиток та модифікацію систем і технологій в про­цесі їх проектування; аналіз ризику та витрат у процесі проек­тування систем і технологій.

Стадії та етапи розробки інформаційних систем визначені від­повідними стандартами (ГОСТ 34.601-90, 34.602-89, 34.603-92). Ці стандарти наводять основні моменти створення інформацій­них систем. У конкретних умовах ці стадії та етапи можуть об'єд­нуватись або взагалі не виконуватись, залежно від особливостей інформаційних систем, які створюються, а також від угоди, укла­деної між розробником системи та її замовником.

Процес створення інформаційної системи підприємства - про­цес, який не переривається під час всього періоду діяльності під­приємства, незалежно від того, за якою з методик розвитку інфо­рмаційної системи підприємства здійснюється її удосконалення.