Створення інформаційної системи обліку - цілеспрямована діяльність керівництва підприємства з метою забезпечення всіх користувачів інформації на підприємстві потрібною їм інформацією.
При створенні інформаційної системи використовуються різні підходи:
- В залежності від змін, здійснених в організаційній структурі підприємства, виділяють підходи, що зберігають існуючу організаційну структуру підприємства, та підходи, що змінюють існуючу організаційну структуру, удосконалюючи її.
- Залежно від характеру змін, внесених в до інформаційної системи підприємства, виділяють підходи галузевого удосконалення обліку на підприємстві, за яких удосконалюються окремі процеси виконання облікових операцій та комплексні підходи, які удосконалюють інформаційну систему підприємства в цілому. Основним засобом комплексного удосконалення інформаційної системи підприємства є структурний підхід, який передбачає послідовний розподіл системи, призначеної для розв'язання визначеного кола питань на окремі модулі, кожний з яких матиме певну облікову функцію з наступним поєднанням отриманих модулів в єдине ціле, що і буде являти інформаційну систему.
- Залежно від способу реалізації удосконалення інформаційної системи підприємства виділяють такі підходи до удосконалення інформаційної системи: удосконалення власними силами, удосконалення з використанням стандартизованого рішення, яке було опрацьоване на багатьох підприємствах галузі та замовлення індивідуальної інформаційної системи у організації - системного інтегратора.
При проектуванні інформаційної системи обліку слід враховувати певні принципи, дотримання яких дозволить значно підвищити ефективність роботи інформаційної системи. Принципи проектування інформаційних систем: - Системність. Проведення аналізу об'єкта управління в цілому і системи управління ним, а також визначення загальних цілей і критеріїв функціонування об'єкта в умовах його автоматизації. Даний принцип передбачає однократне введення інформації в систему і багаторазове її використання, наявність єдиної інформаційної бази, комплексне програмне забезпечення. Даний принцип є основним при проектуванні інформаційних систем обліку.
- Економічна доцільність. Переваги, що очікуються від використання системи, повинні перевищувати витрати на проектування, впровадження, вивчення, супровід.
- Гнучкість. Система, що створюється, повинна мати достатній запас гнучкості, щоб забезпечити можливість реагування на зміну зовнішніх факторів.
- Контроль. Створення паралельних інформаційних потоків, які контролюють один одного та забезпечують достовірність облікових даних.
- Захист і безпека даних. Система, що проектується, повинна сприяти захисту активів підприємства від нераціонального їх використання і забезпечувати надійність та безпеку інформації в системі. Якісна комп'ютерна система бухгалтерського обліку повинна виконувати такі функції щодо безпеки даних: 1) поділ доступу до функцій і даних системи шляхом авторизації користувачів за паролем; 2) шифрування даних; 3) наявність контролю за входом до системи і ведення журналу робочого часу; 4) контроль за періодичністю створення резервних (архівних) копій інформації.
- Сумісність. Принцип сумісності означає, що система повинна проектуватися з урахуванням людського фактора та організаційних особливостей підприємства, вже наявних комп'ютерів і програм.
- Універсальність. Програмна система повинна вирішувати не окрему задачу, а виконувати стандартні процедури і обробляти конкретну задачу як окремий випадок більш загальної.
- Безперервність розвитку передбачає постійне вдосконалені я всіх видів і його забезпечення (технічного, програмного, інформаційного та ін.). Це зумовлено тим, що з розвитком підприємств виникають нові завдання управління, удосконалюються та змінюються старі.
Незалежно від підходу до створення інформаційної системи на підприємстві, дотримання принципів проектування інформаційної системи забезпечує створення високоефективної, працюючої системи, яка може бути швидко адаптована до нових вимог користувачів облікової інформації.
ТЕМА: Загальна характеристика програми «1С: Бухгалтерія»
