Комп'ютеризовану систему бухгалтерського обліку (КСБО) можна створювати як:
1) систему автоматизації розв'язання окремих задач бухгалтерського обліку;
2) систему комплексної автоматизації бухгалтерського обліку;
3) складову частину інтегрованої системи автоматизації управління підприємством.
Перший варіант. На робочі місця встановлюються комп'ютери розрізнені програми, що забезпечують розв'язання окремих задач обліку. Терміни і затрати на створення такої комп'ютерної системи мінімальні, при такому несистемному підході до впровадження окремих компонент КСЬО під час експлуатації можуть виникнути проблеми по взаємоув'язці облікових даних. Насамперед неузгодженості при веденні загальних довідників, оскільки один і той самий об'єкт обліку на різних робочих місцях може кодуватися по-різному. Внаслідок цього в процесі об'єднання даних бухгалтерська програма буде розглядати один і той самий об'єкт як два різні. Часто такі помилки дуже важко виявити і виправити.
Другий варіант. При створенні комплексної системи автоматизації бухгалтерського обліку, крім установки комп'ютерів і програмного забезпечення ні робочі місця усіх або більшості працівників, необхідне вироблення регламентів колективної роботи бухгалтерії. Такі документи повинні визначати порядок роботи із спільними даними, правила і терміни виконання регламентних робіт, операцій об'єднання даних тощо. Регламентування термінів, умов і порядку виконання окремих операцій потрібні, тому що деякі дії можна виконувати лише в певній послідовності. Наприклад, до введення усіх проводок з нарахування загальновиробничих витрат не можна їх розподілити за об'єктами аналітичного обліку рахунку основного виробництва тощо.
Третій варіант. Створення КСБО в складі інтегрованої системи автоматизації управління підприємством вимагає вироблення ще більшої кількості регламентів, особливо з виконання робіт обміну даними з підрозділами, де розв'язуються задачі оперативно-технічного обліку, планування, аналізу тощо. При цьому, чим більше підприємство і чим більше його співробітників зайнято в системі управління, тим складнішою є задача складання регламентів, що забезпечують узгоджену роботу усіх ланок управління.
КСБО пройшли великий історичний шлях становлення і розвитку. Вони змінювалися паралельно із змінами інформаційних технологій, програмних і технічних засобів обробки інформації, методів і засобів розробки, концепцією побудови ІС.
Ринок КСБО почав формуватися з кінця 80-х років. На сьогодні існує велика кількість (сотні) різноманітних програмних засобів автоматизації бухгалтерського обліку: від засобів автоматизації локальної задачі бухгалтерського обліку до повнофункціональних КСБО в складі ІС підприємства
Вивчення КСБО з метою впровадження доцільно починати з аналізу ознак, які визначають специфіку застосування цих програмних продуктів в умовах об'єкта комп'ютеризації.
1. Основні характеристики об'єкта і системи управління, які впливають на особливості бухгалтерського обліку:
• галузева специфіка бухгалтерського обліку, яка знаходить відображення в моделях і алгоритмах обліку, елементах облікової політики;
• для підприємств однієї галузі існує специфіка видів діяльності, технологічних процесів виробництва продукції, робіт і послуг, що знаходить відображення в структурі даних, об'ємних характеристиках бази даних КСБО;
• тип і характер виробництва (дискретний, неперервний) суттєво впливає на склад і структуру нормативно-довідкової інформації БД, форми первинних облікових документів тощо;
• організаційна структура управління підприємством, кількість і територіальний розподіл організаційних одиниць, наявність централізованої бухгалтерії, бухгалтерій окремих підрозділів тощо визначають вимоги до інформаційних технологій збору, передачі і зберігання даних, складу і конфігурації КСБО: ізольовані функціональні автоматизовані робочі місця (АРМ) бухгалтера, мережевий комплекс взаємопов'язаних АРМ бухгалтерів або КСБО як невід'ємна частина корпоративної ІС підприємства.
2. Загальна характеристика КСБО:
• використовувана модель бухгалтерського обліку і облікової політики, відповідність стандартам міжнародного бухгалтерського обліку,
• адаптивні можливості КСБО - вибір, налагодження або конфігурування функцій, складу і структури даних БД КСБО, форм вхідних і вихідних документів;
• структура робочого плану рахунків, глибина аналітичного обліку, види облікових реєстрів;
• інструментальні засоби розробляння додатків для розвитку КСБО;
• типова нормативно-довідкова база КСБО, склад типових господарський операцій, які відображаються в обліку;
• інструментальні засоби створення і розвитку КСБО, користувацького інтерфейсу;
• інформаційний зв'язок КСБО з іншими ІС масштабу підприємства, зовнішніми ІС, формати обміну даними;
• методологія і технологія проектування, впровадження і супроводження КСБО;
• засоби адміністрування БД і КСБО;
• вимоги до кваліфікації персоналу, який експлуатує КСБО;
• вартість і витрати на реалізацію проекту КСБО.
Ринок програмних продуктів КСБО пов'язаний з провідними фірмами розробниками.
Різноманітність представлених на ринку програмних продуктів, призначених для розв'язання задач обліку, закономірно ставить питання про ефективний вибір програмного забезпечення для КСБО. Завдання вибору ускладнюється суттєвими відмінностями в концепціях побудови програмних засобів, їх функціональної повноти, порядку адаптації до потреб конкретних користувачів, можливості використання на різних програмно-апаратних платформах, вартості тощо.
Для малих підприємств, де чисельність працівників бухгалтерії становить 1-3 ос, найбільш доцільним є застосування ПЗ КСБО, основаного на концепції універсальної моделі облікових даних і побудованого у вигляді єдині її програмної системи. Цей висновок обґрунтовується тим, що тут відсутня значна спеціалізація працівників за ділянками обліку і ввід даних фактично обмежується формуванням розширених проводок з мінімальною аналітичної» інформацією. Використання набору спеціалізованих модулів вимагає постійного перемикання між ними і нерідко виконання технологічних процедур допоміжного характеру, пов'язаних з обміном інформації. Такий порядок використання системи є менш ефективним, ніж застосування єдиного програмного середовища.
Наявність спеціалізації у працівників бухгалтерії, вимагає використання програмних комплексів, які включають спеціалізовані за функціями і даними модулі, кожен з яких дає більш технологічні розв'язання з обслуговування інформаційних потоків, що виникають на коленій ділянці. Крім того, звично в бухгалтеріях більших підприємств вища потреба в розмежуванні прав користувачів з доступу до інформації, яка буває більш вираженою і простіше досягається за застосування комплексів і вузькоспеціалізованих АРМ.
Суттєві відмінності між підприємствами з погляду наявності технічного персоналу, здатного виконувати технічне обслуговування КСБО і прив'язку програм до особливостей облікової роботи У великих підприємств, як правило, такий персонал є і тому для адаптації ПЗ КСБО можуть бути задіяні власні кваліфіковані працівники. Для малих підприємств важлива підтримка програмної системи дилерами виробника, оскільки власних спеціалістів такі підприємства не мають.
З аргументами загального характеру, наведеними вище, пов'язаний 11 критерій підтримки можливості сумісного використання з іншим офісним ПЗ. Для підприємств, у яких є власний штат програмістів, актуальною є можливість організації зв'язку стандартного ПЗ КСБО незалежного виробника з програмами власного розробляння. А для підприємств, які не мають свого фонду програм, актуальною є можливість його комплексного використання з програмами інших незалежних виробників.
Для бухгалтерій з невеликою кількістю АРМ достатньо застосування однорангових мереж ПК на платформі Intel з використанням того або іншого різновиду Windows. Для більших бухгалтерій бажані програмні системи, що функціонують в мережах ПК з виділеним сервером в архітектурі клієнт-сервер. Для КСБО з великою кількістю АРМ актуальним є застосування неоднорідних мереж з використанням серверів на більш потужних програмно-апаратних платформах. Звідси і вимоги до спеціалізованих програм, які передбачають Перспективне масштабування системи і можливість його функціонування на основі технології "тонкого" клієнта.
Для корпоративних систем критерії вибору ПЗ КСБО доповнені вимогами підтримки функцій реплікації і консолідації даних з можливістю складання звітності в декількох облікових реєстрах.
Вибравши найбільш придатну групу програмних засобів, треба детально проаналізувати конкретні програми, звернувши увагу на такі фактори:
• можливість застосування спеціалізованих програм у використовуваних підприємством програмно-апаратних середовищах;
• склад допоміжного ПЗ (СКБД тощо), необхідного для функціонування спеціалізованих програм;
• функціональні можливості, степінь автоматизації і повноту розв'язання найбільш складних і важливих для підприємства задач обліку;
• склад адаптивних властивостей, можливості налагодження програми па специфіку ведення обліку в організації;
• зручність користувацького інтерфейсу - при введенні і коригуванні даних, організації доступу до вхідної і результуючої інформації;
• засоби захисту даних від несанкціонованого доступу, а також засоби відновлення при збоях в роботі комп'ютерної системи або внаслідок помилок при експлуатації;
• можливість сумісного використання з іншими програмними продуктами власного розробляння або інших виробників, а також з офісним ПЗ загального призначення;
• якість, повноту і зручність використання документації, наявність додаткових методичних матеріалів з застосування програмних засобів;
• надійність і перспективність фірми-розробника, наявність регіонами них філій, дилерської мережі і можливості фірмової підтримки користувачів, Від цього залежить професійна підтримка системи під час її експлуатації, можливості її розвитку;
• цінову політику розробника - вартість ліцензій на придбання програми і надання послуг з її впровадження, супроводження, склад скидок при придбанні нових версій;
• можливість підтримки зі сторони аудиторських і консалтингових фірм. Наведемо деякі найпоширеніші програмні продукти і фірми-розробники
КСБО, які можна застосовувати для різних типів бухгалтерій.
Незважаючи на насичення ринку, вже декілька років поспіль лідером на ньому є московська фірма.
ТЕМА: Створення інформаційних систем
