Організація розв'язування будь-якої економічної задачі базується на інформаційному забезпеченні (ІЗ), під яким розуміють сукупність рішень за об'ємами, розміщенням і формами організації інформації. Рішення стосується систем класифікації і кодування інформації, уніфікованих систем документації і файлів даних. Перераховані компоненти ІЗ організуються у вигляді інформаційної бази (ІБ) — сукупності упорядкованої інформації, яка використовується при функціонуванні ІС. Структура ІЗ показана на рис. 1.
ІБ ділиться на позамашинну і машинну. До позамашинної належить ІБ, яка сприймається людиною без застосування засобів обчислювальної техніки. Машинну ІБ становить сукупність даних, зафіксованих на машинних носіях. Склад позамашинної ІБ показаний на рис. 2.
Рис. 2. Склад позамашинної інформаційної бази
Позамашинна ІБ включає всі документи, що використовуються в системі управління. Останні можна розділити на дві групи: організаційні і інформаційні.
Перша група включає стандарти, методи і інструкції з класифікації і кодування економічної інформації, інструкції з заповнення і коригування документів.
Друга група містить документацію з умовно-постійною, оперативною (в ній фіксуються всі операції з виробничо-господарської діяльності) і результатною інформацією.
Умовно-постійна інформація знаходиться в конструкторсько-технологічній, плановій і нормативній документації, а також в прейскурантах цін.
Всі решта документи, що циркулюють у системі управління підприємством, становлять оперативну інформацію (накладні, наряди, акти, рахунки тощо).
До результатних належать відомості, таблиці, графіки і діаграми, які одержують внаслідок розв'язування задачі.
Під час створення позамашинної ІБ комп'ютерної системи виконують такі дії:
• формалізація даних;
• вибір форм первинних документів і машинних носіїв;
• вибір способів і засобів фіксування інформації у первинних документах і на машинних носіях;
• розробка форм вихідних документів;
• визначення та розробка логічної структури бази даних;
• вибір системи керування базою даних (СКБД);
• організація раціонального документообігу тощо.
