Однорідні інформаційні сукупності реквізитів, об'єднані спільним змістом, утворюють інформаційний масив.
Основні елементи інформаційного масиву - це записи, під якими розуміють значення однієї позиції масиву. Записи є тими елементами масиву, з якими здебільшого оперує користувач під час роботи з масивом.
Множина однорідних показників (документів) утворює відповідний інформаційний масив.
Запис масиву характеризується переліком і послідовністю розміщення реквізитів (атрибутів), що входять до нього. Довжина запису дорівнює сумі довжин зазначених атрибутів.
Інформаційний масив як сукупність записів характеризується також ідентифікатором. Останній присвоюється масиву при його створенні і використовується для його відшукання та роботи з масивом.
Записи в масиві можна упорядковувати за зростанням або спаданням значень відповідних атрибутів чи їх комбінацій. Такі атрибути називаються ключовими, або "ключами впорядкування" масиву.
Задаючи ідентифікатор масиву, структуру його запису та ключові атрибути, повністю визначаємо його як інформаційну одиницю.
У конкретній управлінській діяльності (планування, бухгалтерський облік тощо) застосовують різні специфічні інформаційні структури, подані у відповідній формі (планові завдання, облікова, звітна документація тощо).
З упровадженням діалогового режиму спілкування людини та комп'ютера пов'язане з виникненням таких структур інформації, як меню-стовпці, меню-рядки, екранні таблиці, вікна тощо, котрі притаманні й ручній обробці інформації.
Залежно від мети та методів організації даних до структуризації ЕІ можливі різні підходи. Проте в будь-якому разі аналіз і синтез ЕІ взаємопов'язані і базуються на утворених структурних одиницях, оскільки аналізувати можна лише те, що було виокремлено.
У разі автоматизованої обробки ЕІ за допомогою ЕОМ важливого значення набуває формалізація подання ЕІ.
Оскільки реквізит є основним і неподільним елементом ЕІ, то перш ніж розпочинати автоматизовану обробку даних, необхідно формалізовано подати реквізити. Цю дію виконують здебільшого, користуючись таблицею з такими графами: назва реквізиту, позначення, тип, довжина, кількість знаків після коми, ідентифікатор.
Щоб формалізовано подати будь-який показник, насамперед потрібно виокремити його реквізити, позначити кожний з них і визначити його тип.
Якщо для згаданих реквізитів задати значення, яких вони можуть набувати, та присвоїти їм відповідні ідентифікатори, то стане можливим машинне подання інформації, її введення в ЕОМ і машинна обробка.
ТЕМА: Організація позамашинної інформаційної бази
