Зрозуміло, чим більше довідкового матеріалу в розпорядженні користувача, тем спокійніше він повинен себе почувати. Але численність матеріалів породжує іншу проблему: як забезпечити користувачеві швидкий і зручний доступ до конкретної теми, до конкретного терміна і т.д. Створення електронної документації вже кілька десятиліть базується на технології гіпертексту. Одне з найважливіших його достоїнств — наявність інтерактивних посилань, які дозволяють читачеві переміщатися між темами майже в довільному порядку. У цей час для створення електронних гіпертекстових документів застосовуються близько десятка різних форматів, включаючи PDF (Portable Document Format), RTF (Rich Text Format), DOC (Document Word) і WinHelp (Windows Help), а також ціле сімейство мов гіпертекстової розмітки, самими популярними з яких можна вважати HTML (Hypertext Markup Language) і XML (extensible Markup Language). Сюди ж слід додати й спеціалізований формат СНМ (Compiled HTML). Однак далеко не всі з існуючих форматів придатні для створення довідників. Причини різні: одні формати не забезпечують прийнятну компактність документа, інші не мають достатню функціональність і виразність, треті вимагають установки на комп'ютери користувачів додаткового програмного забезпечення.
Доступ до довідника може бути реалізовано декількома способами. Найпоширеніший з них — явний виклик за допомогою відповідної команди меню Довідка, але можливі також використання спеціальної кнопки на панелі інструментів або виклик через контекстне меню значка конкретного об'єкта.
Отже, для того щоб формат електронного документа був придатний для створення довідника, він повинен мати наступні властивості:
· забезпечувати прийнятну компактність підсумкового документа;
· мати достатню функціональність ( зокрема, підтримувати повнотекстовий пошук);
· підтримувати можливість подання мультимедійної інформації (графіки, відео, звуку);
· не вимагати установки на комп'ютери користувачів додаткового програмного забезпечення;
· досить легко інтегруватися із програмним кодом створюваного додатка.
Для додатків під Windows, на сьогоднішній день більшості з перерахованих вище вимог відповідають три формати: WinHelp, HTML, HTML Help (CHM).
Формат WinHelp
Довідкові системи у форматі WinHelp з'явилися практично одночасно зі створенням перших додатків для Windows 3.*, отримавши з тих пір широке поширення й визнання серед великої уількості розроблювачів програмного забезпечення під Windows. Чималу роль у цьому зіграла наявність досить зручного й безкоштовного інструмента для розробки довідників у форматі HLP — Microsoft Help Workshop.
Формат WinHelp дозволяє готувати вихідний текстовий матеріал для довідника в будь-якому текстовому редакторі, що, у свою чергу, дозволяє залучати до роботи фахівців у відповідній предметній області без додаткової підготовки.
Довідник у форматі WinHelp суттєво компактніше аналогічного за обсягом документа у форматі DOC і компактніше вихідного файлу у форматі RTF.
Спеціальна програма перегляду HLP-файлів (WinHelp) входить до складу Windows, не вимагає установки й при необхідності може бути просто скопійована на комп'ютер користувача (файл WINHLP32.EXE має невеликий розмір — усього близько 300 Кбайт).
Формат WinHelp має найширшу функціональність, у тому числі: можливістю ієрархічної організації документа в комбінації зі зручними засобами навігації; підтримкою графіки, відео й звуку; можливістю повнотекстового пошуку по ключових словах і тематичного пошуку по розділах, можливістю створення індексної бази даних і багатьом іншим.
Довідник у форматі WinHelp являє собою файл спеціального формату з розширенням .hlp. Такий файл створюється шляхом компіляції попередньо підготовленого й спеціальним способом розміченого текстового файлу у форматі RTF. Компіляцію виконують за допомогою відповідних інструментальних засобів, зокрема, за допомогою програми Help Workshop, що входить до складу пакета Visual Studio і доступної на сайті Microsoft.
Довідник мовою HTML
Довідник мовою HTML – це звичайна тека сайту із декількох сторінок. Даний тип має наступні достоїнства:
· незалежність від платформи, на якій працюють потенційні користувачі;
· можливість використовувати при створенні довідника всі ті виразні засоби, які підтримуються мовами HTML 4 і Dynamic HTML, у тому числі на включенні в сторінки довідника різноманітних елементів керування й пов'язаних з ними сценаріїв (скриптів);
· стильове оформлення сторінок довідника на основі технології CSS (Cascading Style Sheets);
· наповнення сторінок довідника різними мультимедійними елементами (анімацією, Flash-роликами, відео, звуковим рядом);
· зручна інтеграція з віддаленої (мережною) службою технічної підтримки від компанії-виробника програмного забезпечення.
· створення HTML-довідника рятує багатьох авторів від необхідності освоєння нових інструментів і технологій.
Недоліки HTML-довідників:
· автори привносять в HTML-довідник елементи індивідуального дизайну й специфічної функціональності. А це вимагає від користувачів певних зусиль на освоєння прийомів роботи з таким довідником;
· для перегляду HTML-довідника потрібно додаткове програмне забезпечення — інтернет-браузер;
· багато користувачів відключають у браузерах завантаження графіки, звуку, забороняють використання сценаріїв, Java-аплетів, таблиць CSS і т.д., причому навряд чи такий користувач захоче змінювати настроювання, щоб «погортати» довідник;
· зовсім не обов'язково розроблювач довідника є гарним веб-дизайнером, здатним уніфікувати верстку довідника для всіх популярних браузерів, але кожний з них має певні особливості в інтерпретації HTML-документів — у результаті частина користувачів може побачити на екрані не зовсім те, що передбачав автор.
· будь-який HTML-довідник — це сукупність досить великого числа самостійних і різнотипних файлів. Це не тільки утрудняє поширення довідника серед користувачів, але й знижує його надійність; втрата або зіпсування хоча б одного з фалів призведе до того, що частина довідкової інформації виявиться недоступною користувачам. Відстежити вчасно таку втрату буває дуже й дуже складно.
Формат Microsoft HTML Help
Формат HTML Help забезпечує об'єднання основних достоїнств розглянутих вище форматів. З одного боку, він підтримується операційною системою Windows, може вважатися стандартним і практично не вимагає додаткового вивчення з боку користувача. З іншого боку, він дозволяє застосовувати при створенні довідника практично всі виразні можливості мови HTML
Засіб перегляду довідника у форматі HTML Help базується на компонентах інтернет-браузера Internet Explorer, тому відсутність на комп'ютері користувача зазначеного програмного засобу робить роботу з довідником неможливою. Крім того, усі користувацькі настроювання браузера успадковуються й програмою HTML Help Viewer.
Формат HTML Help можна вважати на сьогоднішній день найпоширенішим форматом довідників для новостворюваних Windows-додатків.
При стандартній реалізації довідника у форматі HTML Help його вміст відображається на екрані в єдиному вікні, ліва частина якого відведена під зміст, а права — під інформацію
Вихідним матеріалом, «сировиною» для створення довідника слугують HTML-файли. При цьому кожний розділ довідника генерується на основі окремого HTML-файлу. У свою чергу, вихідний HTML-файл може містити будь-які об'єкти (сценарії, елементи Activex, мультимедійні елементи). Гіперпосилання, наявні у вихідному HTML-файлі, можуть вказувати не тільки на аналогічні файли-розділи, але й на зовнішні ресурси (наприклад, на веб-сторінки в Інтернеті, адреси електронної пошти, FTP-архіви, групи новин і т.і.).
Після компіляції набору вихідних HTML-файлів довідник у форматі HTML Help являє собою єдиний файл із розширенням СНМ. Розмір такого файлу виявляється суттєво меншим за сумарний обсяг вихідних HTML-файлів і пов'язаних з ними зовнішніх файлів.
