Підзвітними особами вважаються працівники підприємства, які отримували авансом готівку з каси підприємства на операційні і господарські потреби або витрати на відрядження.
Видача готівки під звіт на витрати по відрядженню здійснюються в межах сум, які видаються підзвітним особам на ці цілі.
Видача готівки під звіт на адміністративно-господарські потреби здійснюються, як правило на основі записки підзвітної особи, в якій вказується ціль витрат, строки і вказуються суми. Цільове призначення виданої під звіт готівки фіксується в авансовому звіті підзвітної особи, до якого прикладаються різні виправ дальні документи (чеки, квитанції, білети). По складу витрат визначає кореспондуючі рахунки і підводить підсумки розрахунків з підзвітними особами.
В типовій конфігурації обліку розрахунків с підзвітними особами ведеться на активно пасивному рахунку 2ого рівня 372 “Розрахунки з підзвітними особами” в розрізі субрахунків 372.1 “Розрахунки з підзвітними особами в національній валюті” 372.2 “Розрахунки з підзвітними особами в іноземній валюті”. Для субрахунку 372.2 в плані рахунків встановлено признак ведення валютного рахунку, аналітичний облік ведеться в розрізі субконто “Співробітники”.
Факт видачі готівки під звіт регіструється в типовій формі конфігурації документів “Видатковий касовий ордер”. Повернення невикористаної готівки підзвітною особою в касу організації оформлюється за допомогою документа “прибутковий касовий ордер”.
