Всі надходження і видатки враховують в касовій книзі.
Кожне підприємство, яке має касу , веде тільки одну касову книгу , яка має бути пронумерована , і опломбована сургучною або мастичною печаткою . Кількість листів у касовій книзі закріпляється підписами керівника й головного бухгалтера даного підприємства.
Записи у касову книгу робляться касиром одразу ж після отримання або видачі грошей по кожному ордеру. Крім того кожного дня в кінці робочого дня касир підраховує підсумок за день, виводить залишок грошей на наступне число і передає в бухгалтерію в якості звіту касира другий відривний лист (копію записів в касовій книзі за день) з прибутковими і видатковими касовими документами під розписку в касовій книзі.
Для формування звіту по касовим операціям в типовій формі конфігурації призначено звіт “Касова книга”. Відмитим, що даний звіт формується на основі проводок з рахунком 30 “Каса”.
Для складання звіту слід обрати пункт “Касова книга” в меню “Звіти” головного меню в формі вводу вказати період (дату), за яку необхідно сформувати звіт, № листа касової книги і каси, для якої буде сформований справжній звіт.
Відмітимо, що при завданні довільного періоду формування звіту він буде сформований на кожен касовий день окремим аркушем касової книги.
Каса вибирається з довідника “Рахунок нашої фірми” так можна отримати касову книгу для кожної каси окремо, наприклад, для каси в гривнях, для каси в доларах і т д . Якщо реквізити в “Касі” діалогової форми запиту залишити не заповненим, то звіт сформується по всім касам в гривневому покритті.
В формі запиту параметрів звіту можливо також виявити останнього аркуша касової книги: буде це звичайний аркуш, останній листок в місяці чи в році. Крім того якщо в якості періоду формування вибраний один день, до додатково, можна вказати суму, виплаченої з каси організації, на зарплату.
Для формування звіту необхідно натиснути кнопку “ОК” або кнопку “Сформувати”.
Сформований звіт відкривається у вигляді табличного документа, який потім може бути викликаний в друк. При використанні кнопки “ОК” після формування вікна форми настройки параметрів звітів закривається. При використанні кнопки “Сформувати” вікно залишається відкритими, що дозволяє змінити параметри звіту і сформувати інший звіт.
Сформований звіт буде мати залишки на початок дати по 30 рахунку по вибраній касі (або по всім касам фірми), всі проводки по 30 рахунку по вибраній касі за цю дату, а також кінцеві обороти і залишки на кінець дня.
Коли курсор миші виводиться в виді лупи (на строках звіту), при натисканні кнопки Enter або подвійне натискання кнопки миші на екран видаються відповідні операції для перегляду і редагування, при цьому курсор автоматично встановлюється на вибрану проводку на вікні операцій.
