Надходження готівки в касу оформлюється прибутковим касовим ордерами, підписані гол. бухгалтерами, або уповноваженою ним особою.
Для автоматичного оформлення операцій, які пов’язані з надходженням готівки в касу під-ва в типовій конфігурацій передбачений документ “Прибутковий касовий ордер”.
Прибутковий касовий ордер може регіструвати кілька різних по смислу і по різниці відображаються в обліку операцій. Реквізити “Вид операції” екранної форми документа може приймати одно з наступних значень:
Ø “надходження грошей з підзвіту” – надходження в касу грошей від підзвітної особи.
В цьому випадку візьмемо рахунок 372”Розрахунки з підзвітними особами”;
Ø “Оплата замовлення покупцям” – надходження грошей від покупця за уже
відвантажений товар або в разі передоплати по рахунку-фактурі. Використовується рахунок 36 “Розрахунки з покупцями і замовниками”;
Ø “Надходження грошей з банку” – надходження грошей з одного із рахунків в банку.
Ø Кореспондуючий рахунок-“31”.
Ø “Інші операції” – надходження грошей в касу з будь-якого іншого джерела, кореспондуючий рахунок може бути будь-яким.
В групі “Каса” потрібно вказати касу з довідника “Рахунки нашої фірми” та наступний номер для наступного ордеру. Програма веде автоматичну нумерацію документів прибуткових і видаткових , за замовчуванням пропонує наступний № . За допомогою кнопки можна продивитись в інформаційній строчці поточний залишок в касі.
Група “Аналітика, перша подія” містить реквізити для вибору кореспондуючого бух рахунку, аналітику по ньому та по ПДВ. При отриманні грошей від підзвітної особи реквізити “Субконто” буде пропонувати вибір з довідника “ Співробітники”, при отриманні грошей з банку – з довідника “рахунок нашої фірми”, в інших випадках – з довідника “ Контрагенти”. В разі отримання грошей від покупця необхідно вибрати замовлення яке оплачується. Для вибору замовлення пропонується кнопку При натисканні на неї відкривається журнал “Відбір замовлення по контрагенту” в ньому будуть відібрані лише замовлення вказані в реквізиті “Субконто” покупця. Подвійне натискання по строчці з замовленням приведе до вибору замовлення в реквізиті “Замовлення”. Після цього вікно журналу можна закрити і продовжити заповнення ордеру.
Суми попереднього відвантаження можуть буди розраховані автоматично або в ручну в діалоговій формі документа. Для вводу суми і ПДВ попереднього відвантаження потрібно ввімкнути папірець “Вказати суму відвантаження в ручну” сума вказується в валюті вибраної каси з ПДВ. Для операцій в валюті відмінній від гривні, не вказують ПДВ, така оплата не дозволена поточним законодавством.
Реквізит групи “Валові доходи/витрати” може приймати значення “+” – віднести операції до валових доходів, “-“ віднести операції до валових витрат, “0” не доходи не витрати. В реквізиті “Субконто” вказується аналітика рахунку обліку валових доходів (витрат).
Вид надходження грошей встановлюється шляхом підбору відповідного елемента з запропонованого списку в реквізиті “Вид надходження грошей”.
У деяких випадках “Прибутковий ордер” не повинен формувати бухгалтерські проводки. Наприклад, у випадку отримання грошових коштів з розрахункового рахунку проводку можуть бути сформовані документом “Банківська виписка”, тому проведення ордера призведе до подвоєння сум в обліку. Для того, щоб уникнути подібних ситуацій, слугує прапорець “тільки зареєструвати”.
Реквізити “основание”, “приложение”, “по документу”, “касир” використовують для формування печатної форми документа.
За допомогою опцій кнопки “Печать” можна або отримати печатну форму документа, або здійснити занесення ордера в бланк суворої звітності.
“Видатковий касовий ордер” повністю аналогічній “Прибутковому ордеру”, має ті ж реквізити, але в обліку відображається за допомогою проводок протилежну операцію – видаток грошей.
