При смене главного бухгалтера в результате увольнения, перевода на другую должность состояние бухгалтерского учета должно быть оценено и отражено в соответствующей документации. Письменное оформление результатов анализа состояния бухгалтерского учета позволяет новому главному бухгалтеру избежать ответственности за достоверность учетной информации и других неблагоприятных последствий.
Порядок проведения работы по передаче дел при смене главного бухгалтера в нормативных правовых актах, регулирующих бухгалтерский учет, не выработано. Но некоторые ведомства регламентировали его порядок и их документами можно воспользоваться для организации приема-передачи:
Практика приема-сдачи дел
-О порядке приема сдачи дел при смене начальника или главного бухгалтера-начальника отдела бухгалтерского учета и контроля таможенного учреждения. Письмо Государственного таможенного комитета РФ от 21.02.1992 №11-13/575;
-Инструкция о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами на правах главных бухгалтеров) централизованных бухгалтерий (бухгалтерий) учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения СССР, утв. Минздравом СССР 28.05.1979 №25-12/38.
Кроме этого, на практике выработан комплекс мероприятий и последовательность их проведения .. потрачено немножко(
При организации передачи дел возможны два варианта:
-воспользоваться услугами приглашенного аудитора, который оценит и оформит в письменной форме заключение о состоянии бухгалтерского учета в организации;
-провести собственными силами, используя определенную последовательность действий.
Привлечение аудиторской организации является наиболее оптимальным вариантом смены главного бухгалтера и передачи дел новому специалисту. В этом случае аудиторская организация составляет отчет о состоянии учета и отчетности в организации, на основе которого формируется акт приема-передачи документов.
Самостоятельная передача дел.
Самостоятельная передача дел проходит следующие этапы:
1. Издание приказа (распоряжения) о назначении нового главного бухгалтера организации;
2. Составление специального акта приема-передачи документов;
3. Проведение инвентаризации финансовых обязательств;
4. Составление приложения к акту приема-передачи документов;
5. Проведение организационных мероприятий, связанных с вступлением в должность нового главного бухгалтера.
Приказ (распоряжение) о назначении главного бухгалтера.
В приказе (распоряжении) о назначении нового главного бухгалтера организации оговаривается:
-фамилия, имя, отчества лица, принимающего обязанности главного бухгалтера:
-сведения о характере исполнения обязанности - временный, постоянный;
-период, в течение которого организуется прием-передача дел;
-персональный состав комиссии по приему-передаче дел, график работы комиссии (в качестве приложения);
-необходимость привлечения третьих лиц (представителей аудиторских организаций, вышестоящей организации и др.)
В приказе указывается срок, в течение которого каждый из главных бухгалтеров будет руководить бухгалтерской службой, подписывать расчетные и платежные документы, определяется порядок смены банковских карточек организации (например, после подписания акта приема-передачи документов).
При составлении специального акта приема-передачи документов встает вопрос о периоде, за который следует проверять соответствующие документы. Согласно ст.87 НК РФ налоговые органы вправе проверить деятельность налогоплательщика за три календарных года. Поэтому новым специалистом изучается акт налоговой проверки и далее проверяется документация, образовавшаяся после проверки.
Отсутствие налоговой проверки позволяет проверить документацию за пять последних лет. Причем на дату сдачи дел и составления акта все учетные процессы должны быть завершены, т.е. выполнены все бухгалтерские записи, за истекший период, укомплектованы все первичные документы, сформирован оборотный баланс, формы бухгалтерской и налоговой отчетности.
Должны быть переданы все книги и журналы: учета ценных бумаг, доверенностей, кассовая книга, книга учета счетов-фактур полученных и выданных, книги покупок и продаж, регистрации банковских чековых книжек и др.
Если выясняется, что некоторые из необходимых книг или журналов отсутствуют, об этом делается запись в акте приема-передачи, а журнал, книга заводится на дату приемки дел.
Содержание акта приема-передачи
Акт приема-передачи документов содержит следующие сведения:
-фамилии, имена, отчества, специалистов, сдающих и принимающих дела;
-дата, номер приказа (распоряжения) руководителя организации, на основании которого передаются и принимаются дела;
-наименование и количество переданных документов (дел, папок, подшивок)
-серии и номер неиспользованных банковских чеков;
-наименование и реквизиты неиспользованных бланков строгой отчетности;
-номер последней доверенности на получение товарно-материальных ценностей.
Акт, подписанный главными бухгалтерами, передающими и принимающими дела, должен иметь дату, визу руководителя и печать.
Инвентаризация
Инвентаризация финансовых обязательств, составляющая третий этап приема-передачи дел главным бухгалтером, сводится к инвентаризации кассы, расчетных счетов, дебиторской и кредиторской задолженности. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и обязательств и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах в установленном порядке.
Инвентаризация также является обязательной:
-если дела принимаются в преддверии годовой отчетности, ее дата определена в учетной политике, но инвентаризация не проводилась;
-если главный бухгалтер организации является материально-ответственным лицом;
-если главный бухгалтер совмещает обязанности кассира.
На четвертом этапе предусматривается составление приложения к акту приема-передачи документов, среди которых:
-акт инвентаризации финансовых обязательств (акты сверки дебиторской и кредиторской задолженностей, акты сверки расчетов с бюджетом и государственными внебюджетными фондами);
-акт инвентаризации активов и обязательств перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (если она не была проведена в срок);
-акт инвентаризации наличных денежных средств в кассе (№ИНВ-15). Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности № ИНВ-16 (если главный бухгалтер совмещал обязанности кассира);
-последнее аудиторское заключение о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности, если организация подлежит обязательному аудиту);
-перечень документов, учетных регистров, которые оказались отсутствующими (утерянными) при приеме-передаче дел.
На последнем этапе - проведении организационных мероприятий, связанных с вступлением в должность нового главного бухгалтера, оформляются банковские карточки с образцами подписей, извещается налоговая служба о смене главного бухгалтера в произвольной письменной форме.
