Бюджет – это предсказание того, что произойдет, на какие расходы вам придется пойти, чтобы достичь поставленной цели, и на какое финансирование рассчитывать.
Составление бюджета может быть творческим процессом, однако должно основываться на реалистичных предположениях.
Благодаря продуманному и грамотно составленному бюджету вы получаете множество возможностей, например:
1. Бюджет определяет конкретные временные рамки финансового вопроса. Это важно для инвестора или для государства, потому что в этом случае можно сравнивать ваш проект с другими и выбирать наиболее эффективный.
2. Бюджет проясняет ваше видение дальнейшего развития проекта. Вы четко видите, на что нужны финансовые средства, например: столько-то – на зарплату, столько-то – на оборудование.
3. Бюджет помогает вам контролировать проект, распознавать проблемы до того, как они появляются, и вносить необходимые изменения. Без бюджета организация не сможет оперативно реагировать на превышение расходов над денежными поступлениями. Предположим, если цены начнут расти быстрее, чем прогнозировалось, у вас будет возможность отреагировать на проблему до того, как она полностью выйдет из-под контроля, проанализировать, почему это происходит и на чем надо экономить.
4. Бюджет позволяет спонсорам или государству сохранять подотчетность организации воплощения проекта, деятельности его руководства или сотрудников.
На данном этапе на основе разработанных реального календарного план–графика и матрицы распределения ресурсов рассчитывается стоимость проекта и анализируется его обеспеченность финансовыми средствами.
При этом должны быть найдены источники, позволяющие обеспечить финансирование всего комплекса работ, необходимого для достижения заданных целей. В результате должны быть спланированы и рассчитаны по времени и объему денежные потоки в соответствии с предполагаемым объемом работ.
Важность объективности этого расчета состоит в том, что в случае завышения планируемых расходов проект может быть отвергнут на стадии рассмотрения как нерентабельный. В случае занижения — может быть прекращен из-за нехватки средств.
В случае, если проект имеет доходы, разрабатывается бюджет доходов и расходов. Для больших проектов, в особенности финансируемых за счет внешних источников, необходимо разработать бюджет движения денежных средств.
Бюджет показывает все расходы по проекту и то, какие средства будут покрывать эти расходы (включая средства, которые запрашиваются у данного донора).
Бюджет – это ваш финансовый план, из которого должно быть понятно, сколько средств вы предполагаете использовать. И это необходимо подробно спланировать, так как одного предположения недостаточно. Бюджет помогает вам использовать деньги стратегически, все ваши расходы должны быть предусмотрены заранее. Бюджет должен быть достаточно подробным, чтобы предусмотреть все расходы. Нужно также включить в бюджет информацию о том, когда может быть получено финансирование, оборудование или услуги из других источников.
Бюджет должен быть расписан по следующим статьям:
· оплата труда (включает заработную плату штатных и внештатных сотрудников),
· гонорары – с указанием доли рабочего времени от полной ставки в %, оплата разовых услуг консультантов по договору,
· обязательные налоги и страхование – до 40,5% от фонда заработной платы);
· прямые основные расходы (аренда помещений, оборудование, офисные расходные материалы, командировки, связь, типографские расходы и др.);
· непрямые расходы (если имеются);
· размер вкладов в натуральной форме (включая добровольный труд);
· уже изысканные средства из других источников (желательно в денежном эквиваленте).
Планируя бюджет, полезно заглянуть в разделы «Цели и задачи проекта» и «Стратегия и механизм достижения поставленной цели» для выработки подходящего плана. Например, проект, не требующий оплачиваемых работников для своего выполнения, будет дешевле проекта с постоянным штатом. Всякий бюджет должен опираться на цели и задачи и предлагаемую вами методологию. В контексте вашего проекта начните составлять список необходимых должностей, используемого оборудования, требующихся принадлежностей, транспортных расходов и пр.
Бюджет должен четко определять следующее: на какой период времени вам необходимо финансирование? когда вам понадобятся деньги? когда отпадет необходимость в финансировании? Это должно быть ясно из вашего бюджета, чтобы не получилось так, что у вас нет средств на начало или на окончание проекта.
Помните: если вы получаете грант, то обязаны предоставить подробные содержательный и финансовый отчеты о расходовании средств, полученных по гранту (форму и инструкции по составлению и срокам, как правило, вам предоставляют при выделении финансирования).
Разные инвесторы предъявляют разные требования к составлению бюджета. Частные фонды обычно запрашивают менее подробные сведения, чем "посреднические" или государственные. Предлагаемый вашему вниманию формат бюджета удовлетворит большинство организаций и с небольшими изменениями может быть использован для обращения как в частные, так и в "посреднические" и государственные инстанции. Рекомендуемый нами бюджет состоит из трех разделов:
1) оплата труда, 2) прямые основные расходы, 3) непрямые расходы.
1. ОПЛАТА ТРУДА Данный раздел бюджета проекта включает в себя следующие расходы:
