С учетом всех планируемых операций, связанных с ними затрат формируется бюджет проекта. Он предназначен для планирования связанных с выполнением проекта перемещений денежных средств. В бюджете проекта содержится:
- информация о том, откуда, когда и какие денежные средства поступят в распоряжение команды проекта;
- сведения о том, на какие конкретно операции, когда и какие средства будут потрачены.
Как и все прочие планы, с которыми он связан, бюджет проекта постоянно корректируется и уточняется.
Его первоначальный вариант (предварительный бюджет) создается для обсуждения и обоснования затрат, обоснования и планирования возможных поступлений. Погрешность содержащихся в предварительном бюджете оценок затрат и привлеченных средств, как правило, составляет ± 50 %.
Уточненный бюджет проекта создается с учетом проведенных переговоров с поставщиками и будущими исполнителями. В нем учитываются суммы, указанные в согласованных проектах будущих контрактов. Погрешность содержащихся в нем расчетов составляет в лучшем случае ± 10 %.
Утверждаемый в конце этапа планирования окончательный (официальный) бюджет проекта создается на основе готовой рабочей документации. Он дает исчерпывающий перечень директивных ограничений использования финансовых ресурсов. Но и утвержденный (официальный) бюджет проекта рассчитывается с погрешностью порядка ± 5-8 %.
Результатом всех описанных выше работ становится комплексный план проекта. Его примерную структуру можно представить в следующем виде:
краткое обзорное описание проекта:
- цели и ожидаемые результаты,
- стратегии реализации проекта,
- общий объем работ,
- организационные связи, система управления проектом
структура проекта:
- иерархическая структура работ,
- матрица ответственности
комплекс планируемых работ:
- перечни и параметры планируемых операций,
- сетевой график проекта,
- календарный план-график выполнения работ
ресурсное обеспечение:
- кадровое обеспечение,
- материально-технические средства,
- прочие необходимые ресурсы
ограничения и риски:
- зависимость результатов от внешних обстоятельств,
- риски и неопределенности,
- порядок действий в рискованных ситуациях,
Полезные советы по выполнению этапа Планирования:
Контрольный список помогает убедиться в том, что ключевые действия этапа Планирования выполнены, основные результаты получены, необходимые решения приняты, ведется мониторинг за показателями проекта.
Вопрос
Да
Комментарии
Действия этапа планирования
ИСР разработана?
Матрица ответственности разработана?
Календарный план-график проекта разработан (спланированы четкие даты начала и окончания для каждой операции проекта, для каждого пакета работ, для каждой фазы и для всего проекта в целом)?
Ресурсное обеспечение проекта спланировано (есть ли четкое понимание, когда, какие исполнители, на каких операциях, в каком количестве будут нужны)?
Бюджет проекта разработан (есть понимание, в каком отчетном периоде, на какие цели, сколько денег необходимо израсходовать)?
Меры реагирования на риски проекта спланированы?
Предусмотрен ли резерв сроков и бюджета на непредвиденные обстоятельства?
Результаты этапа планирования
Разработан план проекта?
Показатели проекта на этапе планирования
На текущем этапе проект не отстает по срокам?
На текущем этапе проект в рамках бюджета?
Обнаружены ли новые риски?
Обнаружены ли проблемы, требующие немедленного решения?
На текущем этапе появились серьезные изменения? Документированы ли запросы на изменения?
Принятие решения о переходе к следующему этапу
Участники проекта ознакомлены с планом проектам?
Получено ли разрешение спонсора, заказчика о возможности перехода к этапу исполнения?
Основные идеи и выводы по теме:
ü Мы установили цель выполнения этапа планирования.
ü Мы определили структуру Плана проекта.
ü Мы установили очередность создания проектных документов в составе плана проекта.
ü Мы научились разрабатывать ключевые проектные документы этапа планирования:
