Справкой называют документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий.
Информационная справка по вопросам производственной деятельности организации может адресоваться на имя руководителя организации или в вышестоящую организацию.
Реквизиты информационной справки:
—наименование организации;
— наименование вида документа;
— дата;
— регистрационный номер;
— место составления;
— заголовок к тексту;
— текст;
— подпись.
Текст справок должен быть тщательно проверен, не содержать домыслов, предположений, непроверенной информации, т.к. часто на основании справок принимаются различные решения.
Если справка готовится на имя руководителя организации, то ее подписывает автор. Если справку готовят в вышестоящую или иную организацию, то она оформляется на бланке организации и подписывается руководителем. При наличии в справке сведений финансового характера ее подписывают руководитель и главный бухгалтер организации, а затем заверяют печатью. Такая справка может быть зарегистрирована и иметь регистрационный номер, как и служебное письмо.
Наиболее многочисленным в организациях является другой вид справок. Это справки, удостоверяющие какой-либо юридический факт, подтверждающий сведения биографического или служебного характера. Такие справки выдаются по просьбе граждан и содержат разные сведения: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, размер заработной платы, время работы в организации, место проживания, наличие иждивенцев и др.
Реквизиты справки:
—наименование организации;
— наименование вида документа;
— дата;
— регистрационный номер;
— место составления;
— текст;
— подпись;
— печать;
— адресат.
Часто для такого вида справок применяются трафаретные бланки, которые имеют типовой текст и свободные строки для заполнения их конкретной информацией.
Обычно текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором даются сведения. Их пишут в именительном падеже. Затем указывают необходимые сведения: должность, время работы в организации, оклад или среднемесячную заработную плату и др.
Справки подписываются руководителем организации и заверяются печатью. Если в справке указываются сведения о зарплате или другие сведения финансового характера, то такую справку подписывает и главный бухгалтер организации.
После оформления, подписи и регистрации справку выдают на руки заинтересованному лицу.