К информационно-справочным документам относится акт — документ, подтверждающий факты, события, действия.
Составляются акты комиссиями, как постоянно действующими, так и назначенными приказом руководителя организации или распоряжением вышестоящей организации. В комиссию включают специалистов, способных разобраться в фактах, подлежащих обследованию. В некоторых случаях акт может быть составлен одним должностным лицом (например: бухгалтер-ревизор проводит плановую проверку финансовой деятельности детского сада).
Существует большое количество разновидностей актов: акты приема-передачи дел, акты ликвидации, проведения испытаний, акты списания материальных ценностей, коммерческие акты, акты инвентаризации, акты несчастных случаев и др.
Реквизиты акта:
— наименование организации;
— наименование вида документа;
— дата;
— регистрационный номер;
— место составления;
— заголовок к тексту;
— текст;
— отметка о наличии приложения;
— подпись;
— гриф утверждения.
Во время проверки ведутся предварительные записи, которые должны быть точными и объективными. Факты, включенные в акт, должны быть достоверно установлены членами комиссии.
Датой акта является дата актируемого события, но не дата оформления и подписания акта.
Заголовок к тексту акта может формулироваться отглагольным существительным в именительном падеже, например: «Списание бензина».
Текст акта делится на две части: вводную и констатирующую часть, включающую выводы.
В первой части указывается основание для составления акта (полное наименование документа в именительном падеже, в связи с которым образована комиссия, его дата, номер и заголовок к тексту), перечисляется состав комиссии: председатель ( должность с указанием названия организации, фамилия, инициалы), члены комиссии (должность, фамилии, инициалы) в алфавитном порядке.
Их печатают через 1,5 межстрочных интервала, нумеруя арабскими цифрами. Иногда указывают присутствующих (должность, фамилия, инициалы).
Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» печатаются с прописной буквы от границы левого поля.
Во второй части акта излагаются цели, задачи актирования, фиксируются установленные события, факты, иногда констатирующая часть содержит выводы и рекомендации, но часто акты заканчиваются простой констатацией фактов.
Акт оформляется в необходимом количестве экземпляров, в конце акта может быть указано их количество и местонахождение. Например:
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экз. – хххххххххххх
2-й экз. - ххххххх
3-й экз. — в дело 02/14.
Акты подписывают все члены комиссии. С ними могут знакомить и заинтересованных с его содержанием лиц, которые визируют акт. Некоторые виды актов (приема законченных строительных объектов; списания; выполнения работ; экспертизы; передачи дел; ликвидации организации и др.) утверждаются руководителем организации и заверяются печатью.
На основании устного указания генерального директора Г.К. Озерова комиссия предприятия в составе: председателя гл. инженера И.И. Круглова и членов комиссии мастера О.В. Донцова и бухгалтера Н.И. Фетисовой, 20.04.2002 установила:
1. Поломка бурильной установки УБ-117 "Вепрь" (инв. № 324) произошла в период с 15.04.2002 по 17.04.2002.
2. По документам диспетчерской службы в этот период производственных заданий на проведение бурильных работ не было.
3. Бригадиром Э.И. Самойловым 16.04.2002 установка "Вепрь" использовалась в нерабочее время в личных целях без соблюдения требований инструкции по эксплуатации, что в результате привело к выходу ее из строя.
5. Материальный ущерб предприятия составил 18 750 (Восемнадцать тысяч семьсот пятьдесят) руб.
Приложение: 1. Заказ-наряды № 47, 48 на 2 л.
2. Расчет производственных затрат на ремонт на 1 л.
