Все поступления и выдача денег предприятия учитываются в Кассовой книге. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью и заверена подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.
Записи в Кассовой книге ведутся в 2 экз. через копировальную бумагу шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов с записями должны быть отрывными — они служат отчетом для кассира. Первые экземпляры листов с записями остаются в Кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов с записями нумеруются одинаковыми порядковыми номерами.
Подчистки и неоговоренные исправления в Кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.
Ежедневно в конце смены кассир подсчитывает итоги операций за смену (суммарный приход кассы — оборот по дебету, из него вычитается суммарный расход — оборот по кредиту), выводит остаток денег на конец смены. Это производится следующим образом:
Остаток на начало смены + Приход - Расход = Остаток на конец отчетного периода (смены)
В качестве отчета кассира в бухгалтерию сдается второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в Кассовой книге.
На каждую ККМ администрация должна завести Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4, который должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен подписью налогового инспектора.
Показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков записываются в Журнал кассира-операциониста по форме КМ-7, причем данные на начало и по окончании рабочего дня (смены) заверяются подписями представителя администрации и кассира-операциониста. Разница между показателя-счетчиков на начало и конец смены (рабочего дня), которая должна совпадать с показаниями секционных счетчиков, является дневной выручкой; оприходование ее подтверждается главной кассой в кассовом отчете. Эта сумма должна совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком ККМ.
При расхождении фактическая сумма определяется путем сложения сумм, напечатанных на контрольной ленте. При расхождении результатов сложения сумм на контрольной ленте с выручкой, определенной по счетчикам (регистрам), представитель администрации с кассиром должны выяснить причину расхождений. Выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы Журнала кассира-операциониста.
По результатам проверки администрация предприятия в случае недостачи денежных средств должна принять меры к взысканию ее с виновных лиц в установленном порядке, а при наличии излишков денежных средств — оприходовать их по учету с отнесением на результаты хозяйственной деятельности.
Но в торговом предприятии возможно уменьшение выручки операционной кассы на возвращенные суммы по неиспользованным покупателями чекам. Причем следует помнить, что кассир- операционист может выдавать деньги по возвращенным покупателями (клиентами) чекам только при наличии на нем подписи директора (заведующего) и только по чеку, выданному в данной кассе. На суммы соответствующих чеков кассиром совместно с администрацией предприятия составляется акт по форме КМ-3 о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным чекам. Сами чеки при этом погашаются, наклеиваются кассиром на лист бумаги и вместе с актом сдаются в бухгалтерию. Суммы их вместе с напечатанными за день нулевыми чеками (которые используются для проверки четкости печати реквизитов на чековой и контрольной лентах, а также правильности установки дататора и нумератора) отражаются в Журнале кассира-операциониста.
Таким образом, сумма выручки уменьшается на итоговую сумму акта о возврате покупателем по неиспользованным чекам.
Кроме того, в торговых предприятиях деньги могут взиматься не только за материальные средства. Например, в случае комиссионной торговли при возврате комитенту сданных на комиссию ранее товаров кассир получает от него средства за хранение, учет поступления которых он ведет в приходной ведомости. Приходная ведомость закрывается ежедневно кассиром путем подсчета суммы поступивших денег и подписывается им, а также бухгалтером и руководителем предприятия. При этом на общую сумму поступивших средств выписывается приходный кассовый ордер, который прилагается к отчету и сдается в бухгалтерию.
