Подготовка исходных данных для проведения аналитического исследования

Микроуровневая информационная система

1. Внутренняя система учета и отчетности – информация о внутрифирменных информационных потоках, характеризующих объем, структуру и скорость товарного производства и обращения, издержках промышленных и торговых предприятий, потерях, валовых доходах, чистой прибыли и рентабельности.

2. Внешняя система – позволяет систематически наблюдать за состоянием рынка: что интересуют покупателей, что продают конкуренты и др.

3. Маркетинговые наблюдения и анализ – изучение конкретных проблем маркетинга: причины резкого сокращения объема продаж и изучение основных обстоятельств, позволяющих значительно их увеличить.

4. Система поддержки маркетинговых решений – использование ЭММ и других способов и приемов экономического анализа.

Внутренняя система информации наиболее доступна аналитику, кроме того в сосредоточены все сведения о производстве и продаже товаров, которые представлены в бухгалтерской отчетности.

Бухгалтерская отчетность: бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении капитала, отчет о движении денежных средств, приложение к бухгалтерскому балансу и пояснения к нему.

Бухгалтерский баланс (форма №1) и приложение к нему (форма №5) отражает важные сведения на начало и конец отчетного периода: стоимость нематериальных активов по их видам, основных средств, о видах финансовых вложений, о дебиторской и кредиторской задолженности, об уставном, резервном, добавочном капитале, об объемах реализации, о составе затрат и т.д. На основе информации, содержащейся в этих формах, можно судить о выполнении обязательств перед акционерами, о возможных финансовых затруднениях. Бухгалтерская отчетность в целом дает возможность определить высшую и низшую границы цен продаж, установить зону коммерческого риска, линию финансового равновесия.

Ответственным этапом в АХД является подготовка информации, которая включает проверку данных, обеспечение их сопоставимости, упрощение числовой информации.

В первую очередь информация, собранная для анализа, должна быть проверена на доброкачественность. Проверка проводится с двух сторон. Во-первых, аналитик проверяет, насколько полными являются данные, которые содержат планы и отчеты, правильно ли они оформлены. Обязательно проверяется правильность арифметических подсчетов. Аналитик должен обра­тить внимание и на то, согласуются ли показатели, приведенные в разных таблицах плана или отчета и т.д. Такая проверка носит технический характер.

Во-вторых, проводится проверка всех привлеченных к анализу данных по существу. В процессе ее определяют, насколько тот или иной показатель соответствует действительности. Главный вопрос, который решается аналитиком, можно сформулировать так: может ли такое быть на самом деле? Средствами этой проверки являются как логическое осмысление данных, так и проверка состояния учета, взаимосогласованности и обоснованности показателей разных источников.

Анализ будет значительно менее трудоемким, если обеспечена сопоставимость показателей. Для этого всю числовую информацию после проверки ее доброкачественности приводят в сопоставимый вид. Несопоставимость может быть вызвана изменением стоимостных, объемных, качественных и структурных факторов, разными отрезками времени, за которые были исчислены показатели, неодинаковыми исходными условиями деятельности, разной методикой расчета показателей. Для обеспечения сопоставимости показателей используются поправочные или базовые коэффициенты (жирность молока), применение средних или относительных величин, а также равных методов пересчета на уточненные показатели.

Аналитическое исследование часто носит прогнозный характер и не требует такой точности, как, например, в бухгалтерском учете. Поэтому, чтобы облегчить восприятие информации, уменьшить объем аналитических расчетов (когда они проводятся не на компьютере), можно отбросить десятичные знаки чисел, проводить расчеты в рублях или тысячах рублей. Правда, здесь нужно сделать одно предостережение. Выбор степени упрощения зависит от содержания показателя, его величины и др. Например, чтобы оценить фондоотдачу, можно не брать точную стоимость основных средств и валовой продукции, достаточно иметь их объемы в тысячах рублей. Но, отбросив десятичные знаки в самом показателе фондоотдачи, мы чаще всего вообще потеряем его величину — он превратится в нуль. Поэтому при упрощении нужно обязательно сохранить 2-3 десятичных знака.

При упрощении исходных данных очень часто определяют средние или относительные величины, что позволяет облегчить обобщающую оценку деятельности субъектов хозяйствования.

Аналитическая обработка данных — это уже непосредственно анализ. Поэтому она является более ответственным этапом работы аналитика. Здесь производят сравнение фактических данных отчетного периода с данными прошлых лет, бизнес-плана, конкурирующих предприятий, средними по отрасли, изучают внутренние и внешние факторы, определяющие результаты деятельности предприятия, изыскивают и обосновывают величину резервов повышения ее эффективности. От того, насколько глубоко и качественно проведен анализ, зависят выводы и корректирующие действия по его результатам, стратегия и тактика бизнеса на перспективу. Поэтому очень важно в процессе обработки информации использовать наиболее совершенный инструментарий анализа, позволяющий глубоко и комплексно исследовать экономические процессы, более точно измерить влияние факторов и величину хозяйственных резервов.

Сопоставимость исходной информации - важное условие, которое нужно соблюдать при анализе, поскольку сравнивать можно только качественные однородные величины. При этом должны быть учтены следующие требования:

• единство объемных, стоимостных, качественных, структурный факторов;

•единство промежутков или момент времени, за которые были исчислены сравниваемые показатели;

• сопоставимость исходных условий производства (технических, природных, климатических и др.)

• единство методики исчисления показателей и их состава.

Сопоставимость информации по объемному фактору достигается путем пересчета плановых затрат на фактический объем произ­водства и затем сравнивается с фактической суммой затрат. Пример нейтрализации влияния объемного фактора приведен в таблице 1.

Таблица 1

Нейтрализация объемного фактора на сумму затрат предприятия

Таким образом влияние объемного фактора составит следующее значение коэффициента сопоставимости К = 444/498 = 0,8915 или 89,15%.

Сопоставимость исходной информации по стоимостному фактору достигается путем расчета условного показателя валовой продукции и сопоставление его с плановым показателем. Пример нейтрализации стоимостного фактора приведен в таблице 2.

Таблица 2

Нейтрализация стоимостного фактора

Если не обращать внимание на различие в стоимостной оценке, тогда прирост валовой продукции составит:

∆ ВП = 4500 – 3830 / 3830 * 100 = 14,9 %

Однако, если учесть различие в стоимостной оценке действительный прирост валовой продукции составит:

∆ ВП = 4200 – 3830 / 3830 * 100 = 8,8 %

Сопоставимость по качественному фактору чаще всего достигается путем приведения объема полученной продукции к стандартному качеству, соответственно, уменьшая или увеличивая ее количество. Пример приведения объема продукции к стандартному качеству приведен в таблице 3.

Таблица 3

Нейтрализация влияния качественного фактора на объем продукции

Как видно из таблицы, показатели, определенные с учетом жирности молока, существенно отличаются от показателей, определенных без учета нейтрализации качественного фактора: объем производства молока по фактической жирности выше планового на 20%, а в пересчете на базисную жирность – на 13,1%. Фактический уровень себестоимости 1 ц молока при фактической его жирности выше планового на 10%, а в расчете на базисную жирность – на 16,6%.

Сопоставимость исходных данных по природно-климатическим условиям достигается выделением доли прироста показателей, обусловленных климатическими и территориальными особенностями, с последующим устранением их влияния.

Сопоставимость сравниваемых показателей по составу затрат может быть достигнута только, если затраты однородны по своему составу. Например, нельзя сопоставлять показатели цеха с показателями завода в целом, себестоимость валовой и реализованной продукции, балансовую и чистую прибыль предприятия и т.д.

Единство методики исчисления показателей очень важный аспект анализа. Методическое несоответствие показателей не только может исказить результаты сравнения, но и вообще изменить смысл. Например, фондоотдача может быть исчислена по всей сумме основных фондов, по основным производственным фондам или только по активной их части. Не проверив единства методики расчета показателей в плане и в отчете текущего года, а также за прошлые периоды можно дать неверную оценку динамики, поскольку в основу изменения изучаемого показателя будет положено различие в способе его расчета.

Таким, образом, основными способами приведения показателей к сопоставимости являются нейтрализация воздействия стоимостного, объемного, качественного и структурного факторов путем приведения их к единому базису, а также использование средних и относительных величин, поправочных коэффициентов, методика расчета.

Упрощение числовых значений представляет собой технический прием сокращения расчетных процедур. Аналитическое исследование часто носит прогнозный характер и не требует такой точности, как например, в бухгалтерском учете. Поэтому, чтобы облегчить воспри­ятие информации, можно уменьшить объем аналитических расчетов можно отбросив десятичные знаки чисел и проводить расчеты в тысячах рублей. Однако, здесь нужно сделать одно предупреждение. Выбор степени упрощения зависит от содержания показателя, его величины и др. Например, чтобы оценить фондоотдачу, можно не брать точную стоимость основных фондов и валовой продукции, достаточно иметь их объемы в тысячах рублей. Но, отбрасывая десятичные знаки в самом показателе фондоотдачи мы можем вообще потерять его значение - он превратится в нуль. В этом случае при упрощении нужно обязательно сохранить 2-3 десятичные знака.