Організаційна побудова апарату бухгалтерської служби – це форма поділу та кооперування праці, яка передбачає розподіл усього комплексу облікових робіт між виконавцями.
Форми організації бухгалтерії:
1) централізована організація (1 – 5 чоловік) – весь апарат як методично, так і адміністративно підпорядкований головному бухгалтеру. Централізована система передбачає розміщення людей, техніки сконцентровано в 1 – 2 кімнатах поруч.
2) децентралізована організація передбачає розміщення апарату бухгалтерії територіально в різних приміщеннях (у виробничих підрозділах – цехах) та його підпорядкування за окремими організаційними питаннями керівникам відповідних підрозділів.
На форму й структуру апарату бухгалтерії впливають певні фактори:
1) обсяги виробництва;
2) загальна чисельність працівників;
3) кількість структурних підрозділів та філіалів;
4) види діяльності;
5) характер організації технології виробництва;
6) характер функціональних обов’язків.
Організація облікової служби має відображати специфічні умови технології й організації виробництва та управління ним, а також відповідати наступним вимогам: виключати елементи дублювання та паралелізму; бути максимально простою; регламентувати чисельність на основі норм керованості; відповідати нормам НОП.
Розрізняють три типи організаційних структур апарату бухгалтерського обліку:
1. Лінійний – передбачає безпосереднє підпорядкування усіх виконавців головному бухгалтеру, який контролює роботу усіх бухгалтерів, використовується на невеликих підприємствах із чисельністю апарату до 10 – 12 осіб.
2. Лінійно – штабний передбачає створення самостійних підрозділів у вигляді секторів, у яких об’єднуються групи виконавців, у яких робота поділяється між ними за певними ознаками (оперативно – виробничою, предметною, функціональною). Кожний сектор (група) очолюються старшим бухгалтером або заступником головного бухгалтера, який відповідає за роботу даного структурного підрозділу і контролює її. Розпорядження головного бухгалтера передаються старшому бухгалтеру сектора, який передає його керівникові групи.
3. Комбінована – структура апарату будується за функціональним розподілом управління. Створюються спеціальні підрозділи, які виконують предметно – замкнені облікові процеси.
Важливим елементом розробки структури апарату бухгалтерського обліку є формування системи посад. В основу їх вибору покладено характер, склад та обсяг функцій, які виконуватиме працівник. Службова посада є первинним елементом структури бухгалтерії, засобом ефективного використання людського потенціалу, що сприяє досягненню мети управління обліковим процесом.
2. Елементи наукової організації праці персоналу бухгалтерії
До елементів наукової організації праці персоналу бухгалтерії належать:
1) організація робочих місць;
2) організація умов праці;
3) організаційне забезпечення;
4) соціальне забезпечення, у тому числі стимулювання праці;
5) поділ праці;
6) нормування праці;
7) кооперування праці;
Основне в організації роботи бухгалтерії – це розуміння елементів НОП. Наукова організація праці в бухгалтерії являє собою комплекс організаційних, техніко – економічних, санітарно – гігієнічних, психофізіологічних і естетичних заходів, спрямованих на раціоналізацію облікового процесу, створення сприятливих умов праці, розвиток творчих здібностей. Наукова організація праці має на меті :
суворо регламентувати обов'язки та відповідальність кожного працівника, усувати в їхній роботі невластиві функції та паралелізм, розумно поєднувати працю різних виконавців;
передбачати комплексне планомірне вирішення всіх питань організації праці;
враховувати все передове в певній галузі знань.
Основними елементами наукової організації праці в обліковій роботі є :
організація трудового процесу на основі раціонального розподілу і кооперування праці облікових працівників і створення ефективної структури облікового апарату, планування облікових робіт, регламентування функцій і обов'язків кожного виконавця; вдосконалення організації робочої зони облікового апарату і робочих місць кожного облікового працівника шляхом оснащення засобами механізації та оргтехніки; вивчення і впровадження в практику обліку найбільш прогресивних методів, способів і прийомів збору, механізація та автоматизація обробки даних і видачі обліково – економічної інформації; розробка й використання різного роду методик, довідників, номенклатур, шифрів і кодів; вдосконалення нормування облікової праці на основі цього встановлення норм, часу і виробітку на облікові роботи, норм обслуговування і керованості; правильний підбір виконавців облікового процесу, підготовка і підвищення рівня кваліфікації облікових працівників; створення нормальних умов праці шляхом науково – обґрунтованого вирішення питань мікроклімату, раціонального освітлення, усунення або зниження шуму, естетичного оточення та інших умов праці; вирішення завдань духовного збагачення, підвищення зацікавленості у результатах праці.
Для удосконалення облікового процесу потрібно розробити раціональні форми поділу праці між персоналом бухгалтерії. Сутність поділу праці означає розчленування облікового процесу на окремі види робіт, виділення їх у самостійні для спеціалізації виконавців на виконанні певних операцій (спеціальне відокремлення виконавців) та підвищення рівня їх професіоналізму. Напрямки поділу праці:
1. За характером дій поділ праці може відбуватися за наступними ознаками:
а) предметною; тематичною; оперативно – виробничою, топологічною – за об’єктами обліку (бухгалтер з обліку основних засобів, бухгалтер з обліку грошових коштів);
б) функціональною – за видами виконуваних операцій (приймання документації; складання документів, таксування; виконання розрахунків);
в) змішаною, яка поєднує ознаки першої та другої.
2. За рівнем виконуваної роботи персонал бухгалтерії поділяється на:
а) технічних працівників, спроможних виконувати механічні операції з освітою на рівні технікумів;
б) спеціалісти (на рівні бакалаврів), які виконують переробні операції;
в) висококваліфіковані службовці – магістри.
Перший розподіл виконавців при прийнятті на роботу здійснюється за дипломами, але подальший ґрунтується й залежить від набутого життєвого досвіду, рівня кваліфікації та відношення до роботи.
Кооперування праці – це поєднання окремих виконавцівув групи, сектори, їх робота під керівництвом старшого бухгалтера. Рівні кооперування праці представлено на рис. 3.1
Рис. 3.1 Рівні кооперування праці
