Посадова інструкція – це нормативний документ, в якому визначаються завдання, права, обов'язки та відповідальність посадових осіб. Її розробляють щодо конкретної штатної посади, у ній розкривають функціональну структуру діяльності посадової особи. Структура типової посадової інструкції:
1) назва посади;
2) загальне положення, цілі й завдання; права й обов'язки;
3) відповідальність;
4) взаємозв'язки з іншими посадовими особами;
5) критерії оцінки виконання посадових обов'язків;
6) оклад і порядок преміювання;
7) порядок призначення, звільнення й заміщення посади;
8) висновок (додаток Д).
Основою для визначення завдань і обов'язків є кваліфікаційний довідник посад службовців. З посадової інструкції фіксують два види взаємовідносин посадової особи:
1) між безпосереднім керівником;
2) з підлеглими йому працівниками.
Для чіткої організації й планування роботи з метою раціонального розподілу праці необхідно розробити посадові інструкції кожному працівникові бухгалтерії. Дотримання посадової інструкції повинно бути покладене в основу оцінки роботи працівника.
Посадові інструкції диференційовані залежно від трьох основних категорій управлінського персоналу, їх поділяють на три види: для керівників, спеціалістів і технічних виконавців. Завдання, функції, характер відповідальності, форми стимулювання відрізняються. Посадові інструкції потрібно розробляти одночасно комплексно як за підрозділом апарату управління, так і в цілому по підприємству для врахування поставлених завдань, уникнення дублювання й забезпечення необхідних організаційних взаємозв'язків і функціональних відносин між посадовцями. На підприємствах виділено п'ять видів рішень: хто, що, коли, де, скільки.
Розглянемо права й обов’язки головного бухгалтера відповідно до нормативних документів, які є основою для складання його посадової інструкції:
1) призначається або звільняється з посади керівником і безпосередньо йому підпорядкований;
2) несе відповідальність за дотримання встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку;
3) забезпечує контроль і відображення на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій, надання оперативної інформації, складання і подання у встановлені терміни бухгалтерської звітності з метою виявлення й мобілізації внутрішньогосподарських резервів здійснює економічний аналіз діяльності підприємства;
4) підписує разом з керівником підприємства документи, що є підставою для приймання й видачі матеріальних цінностей і коштів, а також розрахункові, кредитні та фон зобов’язання, візує господарські договори;
5)бере участь у роботі юридичних служб по оформленню матеріалів щодо відшкодування втрат від нестач і крадіжок власності підприємств. Головному бухгалтеру заборонено приймати до виконання документи на операції, що суперечать вимогам законодавчих та інших нормативних актів, порушують договірну й фінансову дисципліну, завдають шкоду державі.
4. Особливості застосування стандартизації в організації обліку й контролю
Стандартизація в обліку полягає у визначенні та застосуванні комплексу правил, норм, вимог із методики та організації обліку з метою забезпечення оптимальності облікового процесу. Стандартизація у бухгалтерському обліку поширюється на:
а) методику й техніку обліку;
б) організацію облікового процесу (стандарт технологічного облікового процесу; в) організацію роботи бухгалтерії;
г) організацію роботи функціонального підрозділу;
д.) методику й техніку обліку, організацію облікового процесу (стандарт технологічного облікового процесу, організацію роботи бухгалтерії (стандартні форми бухгалтерського обліку).
5. Особливості розробки графіків, інструкцій та інших документів
Графіки – основа функціонування посадових осіб, вони деталізують, конкретизують посадові інструкції. Графіки групуються за різними напрямками:
1) за періодом дії їх поділяють на: постійні; разові;
2) за технікою складання їх поділяють на: таблично – текстові; лінійні. Найбільш розповсюджені текстові графіки табличної форми з використанням елементів – символів;
3) за поширення на елементи структури бухгалтерії розрізняють зведені, структурні та індивідуальні графіки.
Зведені графіки розробляють під кінцеву роботу для бухгалтерії у цілому, у них зазначають:
1. назву, зміст роботи;
2. час підготовки;
3. дату завершення;
4. відповідальну особу.
Щоб зробити зведений графік треба спочатку визначити графічні зв'язки виконавців з іншими структурними підрозділами. Для структурних графіків необхідний графік зв'язків виконавців у структурному підрозділі. У структурних графіках указується: назва роботи, період виконання роботи, строк, час виконання, завершення (можна і в годинах), хто виконавець, кому здати результати роботи. Такі графіки будуються для кожної структури бухгалтерії (сектора, відділу або групи).
Індивідуальний графік працівника базується на зведених графіках та на посадових інструкціях. У ньому визначають: щоденну роботу, підсумкову роботу за місяць. В індивідуальному графіку найбільш характерними є такі показники:
1) вид, назва роботи до вказівок конкретних документів;
2) характер роботи;
3) від кого одержати документи;
4) строк надходження (у днях і годинах);
5) строк завершення робіт (обов'язково в днях і годинах);
6) кому здати результат.
Індивідуальний графік роботи бухгалтера з обліку матеріальних цінностей подано у табл. 2.1
Таблиця 2.1
Індивідуальний графік роботи бухгалтера з обліку виробничих запасів
| Зміст роботи
| Виконавець
| Термін виконання
|
| Документальне оформлення надходження та вибуття матеріальних цінностей (обробка лімітно – забірних карток, товарно – транспортних накладних, актів приймання запасів)
| Технологічний відділ, бухгалтерія
| В день проведення операції
|
| Складання бухгалтерських проводок з обліку виробничих запасів
| Бухгалтер
Сніжко А.С.
| Протягом перших 2 – х робочих днів після проведення операції
|
| Заповнення картки складського обліку виробничих запасів
| Бухгалтер Сніжко А.С.
| Те ж саме
|
| Віднесення об’єкту виробничих запасів
до певної групи, та вибір методу їх оцінки
| Бухгалтер Петренко Л.А.
| Те ж саме
|
| Записи руху виробничих запасів
в регістрах аналітичного обліку, складання оборотних відомостей і звірка їх із регістрами синтетичного обліку
| Бухгалтер Сніжко А.С.
| З 9 – го числа по 12 – те включно
|
Індивідуальний графік роботи бухгалтера матеріального відділу бухгалтерії може бути складений за іншою формою (табл. 2.2).
Таблиця 2.2
Індивідуальний графік роботи бухгалтера матеріального відділу
| Назва робіт
| Терміни виконання
|
| Приймання від комірників документів, звітів про рух матеріалів, напівфабрикатів
| 2 – го числа о 10.00
|
| Приймання матеріальних звітів, сальдових відомостей
| 3 і 4 числа з 9.00 до 16.00
|
| Звірка матеріальних звітів із відомостями аналітичного обліку
| 6 і 7 числа з 9.00 до 16.00
|
| Запис до регістрів аналітичного обліку матеріалів
| 3 і 4 числа з 9.00 до 16.00
|
Для організації роботи в бухгалтерії розробляються два види регламентів:
1) робоча інструкція виконавців по заповненню документів або регістрів;
2) графік робіт виконавців.
Робоча інструкція виконавців містить:
1) загальну частину, де визначається посадова особа;
2) методику та техніку складання документів;
3) методику та техніку складання звітів, які має виконавець;
4) методику та техніку перевірки даних, які він подає;
5) відповідальність за не подачу.
Графік може бути складовою або окремою частинами:
1) назва документу або звіту;
2) строк здачі (у днях або годинах);
3) кому потрібно надати;
4) форма прийняття.
Організація умов праці – один із дуже істотних елементів підвищення продуктивності і якості праці персоналу бухгалтерії. Вона, зокрема, передбачає забезпечення належних чинників:
1) фізіологічного;
2) соціального.
Фізіологічний елемент вимагає:
а) організацію території приміщення, яке повинно відповідати санітарним вимогам і нормам;
б) освітлення (більш природного, менш штучного);
в) опалення (нормальна температура – 18 – 20 %%);
г) обладнання робочих місць бухгалтерів усім необхідним для роботи.
Робоче місце – зона трудових дій, де має бути все передбачено для плідної праці бухгалтера. Приміщення бухгалтерії має бути спеціально обладнано, не повинно існувати доступу до робочих місць осіб, що не працюють в обліковому апараті. Площа приміщення бухгалтерії повинна відповідати встановленим санітарним нормам – 3,25 – 6 м 2 на одну особу, опалюватись, при необхідності оснащуватись кондиціонерами. Велике значення має раціональне освітлення робочих місць, тому що значна частина помилок у записах при роботі бухгалтера пов'язана з поганим освітленням приміщень. Це досягається поєднанням загального освітлення всього приміщення з використанням персональних ламп в окремій робочій зоні.
Організація робочих місць – це створення сприятливих умов праці робітника, забезпечення їх раціонального розміщення, розстановка на обмеженій площі необхідних елементів їх оснащення, створення зручності та комфорту в роботі виконавців, усунення дії на них небезпечних факторів зовнішнього середовища, забезпечення безперервного обслуговування робочих місць усім необхідним для успішного виконання робіт.
Бухгалтеру необхідно забезпечувати постійне місце роботи й обладнувати обчислювальною технікою, необхідними засобами оргтехніки, зв'язку, зручними для роботи меблями, необхідними нормативно – довідковими матеріалами. Загальна площа робочого місця бухгалтера повинна становити 2 кв. м.
Соціальний елемент передбачає:
формування сприятливої системи виробничих відносин (психологічний і моральний клімат);
забезпечення робочих місць.
Самоорганізація праці окремих робітників – це комплекс заходів конкретного виконавця, які ним виконуються для забезпечення системи та порядку у роботі. Основні елементи самоорганізації праці: організація робочого місця; організація робочої зони; організація режиму роботи; організація послідовності виконання робіт. Сюди належить системність роботи, само планування, самоконтроль, само звітність.
