У сучасних умовах використовують чотири способи обробки та переробки інформації: ручний, механізований, автоматизований, автоматичний.
Ручний спосіб – інформацію в ручну обробляють працівники апарату управління, а в основному виконавцем є бухгалтерія.
Механізований – застосовуються технічні засоби, здебільшого різні типи механічних і перфораційних машин.
Автоматизований – переважну більшість операцій покладено на комп’ютери.
Автоматичний – (суто машинний) використовується заздалегідь заготовлений пакет програм.
Кожний спосіб характеризується певною технологічною структурою, але основою всіх способів є чотири об’єкти: облікові номенклатури, носії номенклатури, їх рух та забезпечення облікового процесу.
Організація обліку, контролю та аналізу ґрунтується на дотриманні наступних принципів:
цілісності – виявляється у подвійному, балансовому узагальненні господарських фактів;
всебічності – передбачає врахування усіх внутрішніх зв’язків і відносин системи;
субординації – потребує будувати обліковий процес із врахуванням ієрархії організаційної і технологічної структур господарства;
принцип динамічності встановлює, що усі характеристики системи слід розглядати не як постійні, а такі, що змінюються і вдосконалюються, що зумовлює адекватну зміну і удосконалення форм і методів бухгалтерського обліку, гнучкість зв’язків в середині підприємства;
випереджуючого відображення означає постійну наявність проблем, розв’язання яких продиктоване розвитком усіх складових суспільного виробництва, наприклад, впровадження нормативного методу обліку витрат для прогнозування майбутнього етапу;
системоутворюючих відносин потребує визначення саме тих зв’язків між елементами системи, які забезпечують її цілісність, існування та розвиток (подвійний запис, синтетичні, аналітичні рахунки та субрахунки).
Крім того, організація як прийом упорядкування управління потребує додержання і таких принципів як:
адаптивності означає пристосування побудови обліку та його функцій до конкретних умов управління, та зумовленість їх його структурою та ієрархією;
паралелізму означає наявність підсистем обліку в усіх самостійних структурних підрозділах підприємства;
ритмічності означає рівномірне надходження та видавання інформації, недодержання якої призводить до порушення строків її обробки та представлення користувачам;
пропорційності потребує правильного співвідношення між різними елементами й об’єктами організації.
прямо плинності – передбачає побудову таких схем руху носіїв інформації щодо перебігу технологічного процесу, які максимально відповідають технологічним схемам.
3. Методичні і технічні прийоми організації обліку і контролю
До методичних і технічних прийомів організації обліку і контролю належать: моделювання, а також проектне і графічне забезпечення.
Проектний метод. Проект організації облікового процесу – це детально розроблена система порядку, організаційних форм і прийомів здійснення облікового процесу. Проект – це текстовий документ. Основою проектування є система норм, нормативів, бізнес – планів та конкретні умови організації і вимоги управління. Проектний метод передбачає знання всіх нормативних актів, які необхідно використати при побудові організаційної та технологічної структур господарства та врахувати вимоги управління. Процес проектування складається із наступних етапів робіт:
Етапи розробки проекту:
- обстеження існуючої системи організації обліку;
- розробка технічного процесу; аналіз одержаних результатів;
- розробка технічного завдання;
- впровадження розробленого проекту.
Структура проектного методу організації обліку:
- загальні питання організації обліку;
- організація технології обліку;
- організація праці (роботи) виконавців.
Такий процес доцільно будувати за топологічними структурами бухгалтерії (секторами, групами).
Графічний метод організації передбачає побудову графіку, тобто систематизованого переліку видів робіт та її виконавців із зазначенням часу виконання.
Графік – це креслення, яке наочно за кількісними показниками різних явищ представляє в часі та просторі сукупність облікових робіт.
Графічний метод вимагає розуміння структури бухгалтерії.
Структурні елементи графіків містять відомості про види робіт, які повинні бути виконані; виконавців, які виконують той чи інший вид робіт; терміни їх виконання у днях та годинах.
Залежно від зовнішнього вигляду графіки бувають: текстові; символьні; табличні; сіткові; матричні; лінійні; комбіновані.
Для складання графіку необхідно знати, кому даємо завдання і як воно пов’язане із специфікою діяльності підприємства, тобто графік повинен висвітлювати взаємозв’язок виконавця із оточенням, іншими виконавцями та структурами, а також показувати час виконання робіт.
4.Порядок формування облікової політики підприємства.
Облік на підприємстві організується з дня реєстрації і ведеться безперервно до ліквідації. Відповідальність за організацію обліку несе власник або уповноважений ним орган (посадова особа) відповідно до законодавства та установчих документів. Підприємство здійснюючи організацію бухгалтерського обліку:
1) самостійно встановлює організаційну форму бухгалтерської роботи виходячи з виду підприємства і конкретних умов господарювання;
2) визначає форму і методи бухгалтерського обліку, ґрунтуючись на діючих загальних формах і методах, з дотриманням єдиних методологічних засад, а також технологією обробки облікової інформації;
3) розробляє систему внутрівиробничого обліку, звітності і контролю господарських операцій, визначає права працівників на підпис документів і витрат до відповідних звітних періодів;
4) розмежування в обліку поточних витрат на виробництво та капітальних вкладень;
5) тотожність даних аналітичного обліку оборотам і залишкам за рахунками синтетичного обліку на 1 число.
Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку несе керівник підприємства. він зобов’язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами та службами підприємства, причетними до обліку, правомірних вимог головного бухгалтера щодо порядку оформлення та подання для обліку документів.
Підприємство самостійно обирає облікову політику, на початку кожного року керівник зобов’язаний затверджувати наказ про облікову політику.
Облікова політика – сукупність принципів, методів і процедур, які використовуються підприємством для складання та подання фінансової звітності. Згідно Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" №996 від 16 липня 1999 р. підприємство самостійно визначає облікову політику.
Облікова політика формується керівником і головним бухгалтером, виходячи із загальних принципів методології та організації обліку й конкретних умов діяльності підприємства, та розкривається у примітках до фінансових звітів. Облікова політика може змінюватися тільки, якщо змінюються статутні вимоги, вимоги органу, який затверджує положення (стандарти) бухгалтерського обліку, або, якщо зміни забезпечать достовірне відображення подій або операцій у фінансовій звітності підприємства. Причини та сутність змін в обліковій політиці також необхідно розкривати у примітках до фінансових звітів.
Положення облікової політики оформляються спеціальним наказом “Про облікову політику”, який затверджується наказом керівника підприємства (дод. А). У наказі висвітлюються наступні розділи:
1. Організація роботи бухгалтерії.
2. Методика бухгалтерського обліку.
3. Організаційно – технічні аспекти організації обліку.
У першому розділі висвітлюється порядок організації роботи облікового апарату: форма організації обліку; права та обов’язки головного бухгалтера, взаємодія із іншими підрозділами.
У другому розділі зазначаються способи ведення бухгалтерського обліку, які впливають на оцінку і прийняття рішень користувачами звітності, зокрема:
критерії визнання активів підприємства та його витрат і доходів;
методи оцінки активів підприємства;
методи амортизації майна підприємства;
методи обліку витрат виробництва і калькулювання собівартості продукції;
порядок розподілу непрямих витрат;
інші способи, що відповідають вимогам суттєвості.
У третьому розділі зазначають: форму ведення обліку; порядок розробки і затвердження робочого плану рахунків; порядок ведення управлінського обліку та внутрішньогосподарського контролю; правила документообігу і технології обробки облікової інформації та регістрів обліку; порядок проведення інвентаризації. Зразок наказу про облікову політику наведено у додатку А.
