Тема 1. Основи організації бухгалтерського обліку
План лекції
1. Предмет і об’єкти організації обліку.
2. Принципи і способи організації обліку.
3. Методичні і технічні прийоми організації обліку.
4. Порядок формування облікової політики підприємства.
Предмет і об’єкти організації обліку
В сучасних умовах господарювання зростають роль і значення бухгалтерського обліку в системі управління підприємством. Науково обґрунтована система організації бухгалтерського обліку сприяє ефективному використанню ресурсів, забезпечує необхідною інформацією всі групи користувачів, дозволяє проводити аналіз фінансово – господарської діяльності підприємств та сприяє удосконаленню управління ними. Тому курс “Організація обліку” сприяє формуванню висококваліфікованих кадрів з економічних спеціальностей та є складовою частиною циклу профілюючих дисциплін, які формують спеціалістів з обліку і аудиту.
Бухгалтерський облік, контроль і аналіз, надаючи економічну інформацію про стан об’єктів господарювання перетворилися у невід’ємну складову процесу управління підприємством, особливо за умов економічної самостійності незалежних товаровиробників. Проте, бухгалтерський облік – це складна система, яка, у свою чергу, потребує управління, яке б забезпечувало її оптимальне функціонування і цілеспрямований розвиток. Управління є цілеспрямованим впливом на суспільні відносини з метою їх упорядкування, тобто це підпорядкування певної інформації під потреби певних груп споживачів, тому необхідно організувати суспільні відносини з метою вдосконалення управління. Відповідно організації підлягає і система обліку і контролю як важливі функції управління.
Одним із специфічних видів діяльності з управління обліковим процесом є організація бухгалтерського обліку. Біля джерел наукового обґрунтування та створення механізму організації бухгалтерського обліку стоять відомі вчені П. С. Безруких, А. Д. Шмигель, А. М. Кузьмінський, В. В. Сопко, Ю. Я. Литвин, завдяки працям яких маємо визначення поняття організації бухгалтерського обліку як сукупності методів, способів та засобів упорядкування та оптимізації системи бухгалтерського обліку, що забезпечують його оптимальне функціонування та подальший розвиток.
Розглядаючи організацію обліку як сукупність методів, способів та засобів, які дозволяють упорядкувати облік, контроль і аналіз як специфічні види облікової роботи, можна стверджувати, що організація обліку повинна підпорядковуватись під потреби кожного господарюючого суб’єкта, забезпечуючи інформаційні потреби в оперативному управлінні і спрямовуватись на упорядкування в часі і просторі системи облікової інформації, а також забезпечувати організацію роботи бухгалтерії як складової фінансового менеджменту на підприємстві.
Організація обліку повинна оптимізувати функціонування обліку, тому основні її завдання зумовлені функціями бухгалтерського обліку. Зокрема, вона повинна забезпечити:
а) менеджерів усіх рівнів повною, достовірною, своєчасною та вірогідною інформацією для прийняття управлінських рішень, тому обліковий процес повинен бути побудований таким чином, щоб забезпечити її одержання, інтерпретацію, узагальнення і обробку відповідно до вимог чинного законодавства та внутрішніх регламентів підприємства;
б) збереження приватної власності, тому у системі обліку повинна формуватись інформація про стан кожного об’єкта господарювання та його зміни, що дозволить оперативно встановлювати фактичну наявність об’єктів господарювання як детермінанту їх зберігання та раціонального використання, що досягається за рахунок ведення регістрів аналітичного обліку кожного об’єкта;
в) проведення аналізу фінансово – господарської діяльності для розробки перспективних управлінських рішень.
Для раціональної організації обліку необхідно вміти розчленувати бухгалтерський облік за різними ознаками, тобто уміти представляти бухгалтерський облік як сукупність:
- на макрорівні (рівень підприємства у цілому);
- на структурному рівні (рівень окремих об’єктів господарювання: витрати діяльності, основні засоби тощо);
- на рівні елементарних частин (мікро рівень).
Формування предмета організації бухгалтерського обліку має такі аспекти: технологічний, організаційний і структурний.
Технологічний аспект. Бухгалтерський облік як процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про господарську діяльність підприємства поділяється на численні частини (елементи). Їх об’єднує у сукупність технологія облікового, контрольного та аналітичного процесів, зміст яких визначається методикою і технікою збору, зберігання, нагромадження, передавання та переробки даних, тому процеси обліку, контролю та аналізу за аналогією до виробничих можна розглядати як технологічні. Для організації облікового, контрольного та аналітичного процесів необхідно визначити їх основні елементи.
Оскільки будь яка технологія будується на виробничих операціях, то основу облікового процесу становлять відповідні операції. Облік, контроль і аналіз складаються з окремих операцій, у процесі яких з окремих показників шляхом обробки інформації формується продукт роботи бухгалтерії – звітність. В основу технології обліку покладено поняття операції, під якими слід розуміти елементарні або складні дії над інформацією з метою одержання проміжних або підсумкових показників. Їх поділяють на три види:
- операції механічного характеру, до яких належать надходження документів, їх передавання, реєстрація, зберігання тощо. Вони обіймають переважну частку облікової роботи (до 75%), тому основним напрямком удосконалення облікової роботи та зниження витрат на її виконання є уніфікація, стандартизація документів, а також автоматизація робіт з їх складання, реєстрації та передавання;
- операції переробного характеру складають 20%. Це різні процедури (наприклад: групування інформації, складання бухгалтерських проводок та розрахункові операції), які за сучасних умов автоматизовані, але потребують подальшого удосконалення;
- операції творчі (5 %) – це формування різних підсумкових даних, складання висновків, пропозицій, рекомендацій, які є продуктом облікової, контрольної та аналітичної роботи, тому саме їм необхідно приділяти найбільшу увагу для зростання ефективності облікової роботи.
Сукупність та послідовність операцій формують технологічні фази (етапи), а етапи – технологію облікового процесу. Кожний технологічний процес як сукупність операцій являє собою систему, яка повинна бути впорядкована у часі (тому що облікова інформація повинна бути своєчасною, наприклад, терміни подання звітності регламентовані нормативними документами і бухгалтерія повинна чітко дотримуватись їх, а також своєчасно виконувати усі види облікових робіт: нарахування та виплати заробітної плати; нарахування та сплати податків тощо) та просторі (між окремими виконавцями та структурами).
Організаційний аспект. Бухгалтерський облік – це праця людей, а колективна праця є сукупністю роботи різних виконавців, яку потрібно організувати, що досягається суворою регламентацією облікової роботи нормативними документами, у тому числі внутрішніми (наказ про облікову політику, положення про бухгалтерію, положення про сектор бухгалтерії, посадові інструкції).
Структурний аспект. Облікові операції поділяються залежно від об’єктів господарювання (облік грошових коштів, основних засобів) або виду робіт (складання документів, виконання розрахунків), що дозволяє їх розподілити між окремими виконавцями, визначивши відповідні завдання кожної підсистеми та передбачати організаційні моделі побудови роботи апарату бухгалтерії. структурний аспект передбачає поділ облікової роботи за певними ознаками:
- топологічною(виробничою) – обов’язки між персоналом бухгалтерії розподіляються залежно від об’єктів господарювання;
- функціональною ознакою – залежно від виду виконуваних робіт;
- комбінований вид – передбачає розподіл обов’язків за функціональною ознакою у кожному топологічному відділі бухгалтерії.
Поділ праці між працівниками дозволяє визначити облікові завдання кожної структурної дільниці та передбачати організаційні моделі побудови апарату бухгалтерії. Тобто структурний аспект передбачає формування системи обліку і контролю під впливом поділу праці за різними ознаками.
Отже, предмет організації обліку, контролю і аналізу охоплює:
- обліковий, контрольний та аналітичний процеси;
- працю виконавців, зайнятих обліком;
- забезпечення обліку, контролю і аналізу.
Об’єктами організації обліку, контролю і аналізу є:
1) технологічний процес обліку, контролю і аналізу як сукупність певних операцій;
2) праця виконавців, тобто праця людей, зайнятих обліком і контролем;
3) забезпечення функціонування обліку, контролю і аналізу – інформаційне, організаційне, правове, технічне, ергономічне та соціальне;
4) розвиток та вдосконалення системи обліку і контролю.
