Ведення обліку фінансово-розрахункових операцій є однією з найбільш важливих ділянок ведення обліку. Оскільки ці операції стосуються найбільш ліквідних активів підприємства, вони виконуються на підприємствах всіх галузей та будь-якої організаційно-правової форми і є достатньо численними. Автоматизація ведення обліку даних операцій тісно поєднуються з веденням обліку інших видів активів та пасивів і тому не може бути відокремлена від обліку різних видів активів та пасивів підприємства.
Загальні відомості про організацію вводяться і зберігаються в довіднику «Організації» (меню «Підприємство» - «Організації»). Для кожної організації потрібно вказати стислий і повний варіанти найменування та інші відомості будуть автоматично вноситись «1С: Бухгалтерією 8 для України» в документи та звітні форми. Вводять відомості про поточні рахунки організації, відкритих в банках.
До початку реєстрації господарських організацій вводяться відомості про облікову політику підприємства (меню – «Підприємство» - «Облікова політика» - «Облікова політика організацій»). Аналітичний облік настроюється в меню «Підприємство» - «Настроювання параметрів обліку».
Вводяться відомості про підрозділи організацій (меню «Підприємство» - «Підрозділи організацій») і складах (меню «Склад» - «Склади» (місця збереження). Ці відомості будуть використовуватися в подальшому для реєстрації місцезнаходження матеріальних цінностей. Крім того відомості про підрозділи будуть використовуватися при введенні даних про працівників.
Потрібно вказати відомості про відповідних працівників підприємства, дані яких будуть використовуватися «1С: Бухгалтерією 8 для України» при реєстрації господарських операцій та автоматичному заповненні друкованих форм документів: відомості про керівника, головного бухгалтера, касирі, матеріально відповідальних особах (меню «Підприємство» - «Відповідальні особи організацій»).
До першого нарахування заробітної плати потрібно ввести мінімальний набір відомостей про всіх інших працівників підприємства. Для цього в довідних співробітників організації (меню «Кадри» - «Співробітники організацій) достатньо внести прізвище, ім’я, по батькові кожного працівника, дату його народження. Свідомості про посади вносяться шляхом оформлення приймання на роботу (меню «Кадри» - «Приймання на роботу в організацію»).
Інший набір відомостей про працівників можна вносити по необхідності. А саме перед автоматичним формуванням податкового розрахунку з ПДФО № 1 ДФ, звітності з ЄСВ в довідник фізичних осіб для кожного співробітника необхідно внести паспортні дані, відомості про місце проживання, коді ДРФО.
Якщо «1С: Бухгалтерія 8 для України» впроваджується на вже працюючому підприємстві, тоді в інформаційну базу слід ввести відомості, які будуть характеризувати господарський стан підприємства на момент початку обліку. Зокрема, потрібно ввести перелік облікових товарно-матеріальних цінностей (меню «Підприємство» - «Товари (матеріали, продукція, послуги)» - «Номенклатура»). Доцільно ввести відомості про ділових партнерів підприємства – контрагентах (меню «Підприємство» - «Контрагенти») та умовах співробітництва з ними, хоча ці дані можна вводити і пізніше, в процесі реєстрації господарських операцій документами. Умови співробітництва з контрагентом вказується в відомостях про договір з ним, тому для кожного контрагента потрібно заповнити відомості як мінімум об одному договорі.
Перш ніж приступити до реєстрації фактів господарської діяльності за допомогою «1С: Бухгалтерії 8 для України» необхідно ввести початкові залишки по рахункам бухгалтерського обліку.
Якщо підприємство нове і господарська діяльність в ньому ще не велась, то водити початкові дані не потрібно.
Залишки доцільно вводити на початок звітного періоду – року, кварталу або місяця (перше – переважне). Дата операції вводу залишків повинна випереджати даті початку звітного періоду. Наприклад, залишки на початок року вводяться датою 31 грудня попереднього року.
Залишки вводяться окремо по кожній організації.
Ввод початкових залишків по всім рахункам і розділам обліку здійснюється в єдиній формі «Введення початкових залишків» меню «Підприємство».
В формі вказується дата вводу початкових залишків з посиланням «Встановити дату вводу початкових залишків», розташованою в правій частині форми. Всі залишки вводяться в програму на вказану дату.
Основна частина форми вводу початкових залишків нагадує оборотно-сальдову відомість. В формі виводяться список рахунків, в якому по мірі вводу даних відображаються суми початкових залишків з дебету та з кредиту.
Для вводу залишків по рахунку потрібно виділити рахунок, з якого вводяться початкові залишки, і натиснути кнопку «Ввести залишки по рахунку». Відкриється документ вводу початкових залишків з вибраного рахунку.
Інформація, яка вводиться в кожному документі, залежить від розділу обліку, до якого відноситься вибраний рахунок. Для отримання більш повної інформації про особливості вводу залишків по кожному розділу обліку призначена контекстна довідка, з якою можна ознайомитись, не залишаючи документу, натиснувши кнопку «і».
Залишки вводяться по слідуючим розділам обліку:
- основні засоби (включаючи підготовлені до продажу);
- малоцінні активи в експлуатації;
- нематеріальні активи;
- капітальні інвестиції (включаючи інвестиції в біологічні активи);
- відображені податкові активи і зобов’язання;
- запаси по собівартості (виробничі запаси на складі; МШП на складі; товари на складі та в роздрібу, обліковані по собівартості);
- транспортно-заготівельні витрати, накопичені на субрахунках 200 і 280;
- запаси передані (матеріали в переробці та товари на комісії);
- незавершене виробництво;
- товари по продажній ціні (товари в роздрібу, враховані по ціні продажу);
- грошові кошти;
- взаєморозрахунки з контрагентами;
- взаєморозрахунки з підзвітними особами;
- витрати майбутніх періодів;
- зарплата і відрахування;
- товари, прийняті на комісію;
- інші рахунки бухгалтерського обліку (рахунки і субрахунки, облік по яким не автоматизований в конфігурації).
Організації – платники податку на прибуток, крім даних бухгалтерського обліку, вказують для запасів і необоротних активів вартість придбання (виробництва) по даним податкового обліку.
Правильність внесення залишків бухгалтерського обліку можна перевірити за допомогою стандартного звіту «Оборотно-сальдова відомість», сформував його по кожній організації. На допоміжному рахунку 00 Сальдо на дату вводу залишків повинно вийти рівним нулю.
