Довідкова система з одного боку, це частина програми (точніше, користувацького інтерфейсу), з іншого боку — заміна паперової програмної документації. Кінцева мета проектування довідкової системи — вибрати такий спосіб подання інформації користувачеві, при якому видавана порція інформації буде мінімально необхідною для виконання чергової дії.
Довідкова система повинна мати ієрархічну структуру. На нижньому її рівні розташовуються підказки по окремих елементах інтерфейсу, на верхньому — концептуальний опис програми.
Види довідок
· контекстна довідка забезпечує негайну допомогу користувачеві, відповідну до поточного контексту роботи з додатком, причому без порушення цього самого контексту. У більшості випадків вона покликана відповісти на запитання типу «що це?» і «навіщо це?». У більшості випадків така довідка являє собою короткий опис призначення окремих елементів інтерфейсу (кнопок, команд меню, полів і т.д.). У відповідності зі стандартами Microsoft контекстна довідка може бути реалізовано декількома способами:
- на основі команди Що це таке?;
- у вигляді спливаючих підказок;
- на основі кнопки Довідка;
- у вигляді повідомлень у рядку стану;
- за допомогою статичного тексту, відображуваного в діалогових вікнах біля елементів керування.
Незалежно від способу реалізації до тексту контекстної довідки пред'являються вимоги: вона повинна бути досить лаконічною й максимально конкретною.;
· процедурна довідка надає користувачеві відомості про те, як виконати певну операцію (крок завдання). Процедурна довідка являє собою опис послідовності кроків, необхідних для виконання деякого завдання користувача. Для зберігання й виводу на екран умісту процедурної довідки використовуються ті ж засоби й формати даних, що й для довідника.
По своїй суті процедурна довідка також є контекстною допомогою, оскільки необхідність у ній виникає при виконанні користувачем певного завдання або кроку завдання. Відповідно, процедурна довідка повинна бути зв'язана або з певним станом робочого середовища програми, або з конкретним діалоговим вікном. Один з найпоширеніших способів виклику процедурної довідки заснований на застосуванні «гарячої» клавіші (звичайно F1) або кнопки Довідка.
Як і контекстна підказка, довідкова інформація з розділів завдання повинна бути написана лаконічно, але дохідливо. При цьому вона повинна бути сформульована у вигляді відповіді на запитання «Яким образом?», оскільки покликана допомогти користувачеві у виконанні конкретного завдання;
· довідник забезпечує користувачеві доступ до досить докладного опису окремих компонентів і/або функцій програми.
· концептуальна довідка містить загальні відомості про призначення, функціональні можливості й технології використання програми. Концептуальна довідка носить суттєво більш загальний характер, чим інші види допомоги, і не зв'язана безпосередньо з поточним станом робочого середовища користувача й виконуваного їм завданням.
Як правило, концептуальна довідка містить дві основні частини: опис відповідної предметної області й огляд основних функціональних можливостей програми.
Виклик концептуальної довідки звичайно проводиться через вкладку Зміст вікна довідника або (значно рідше) за допомогою команд меню Довідка.
