«1C: Документообіг 8» дозволяє вести облік та реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції. При цьому здійснюється автоматична генерація наскрізних реєстраційних номерів по складним правилами.
Реєстрація документів проводиться відповідно до Гостів, типовими інструкціями і традиціями вітчизняного діловодства.
Реєстрація документа супроводжується наступними процесами:
автоматизація процедури розгляду документів і подальшої постановки на контроль,
оповіщення виконавців,
підтримка регламентованих термінів виконання документів,
подальше формування звітів по надходженню і виконання документів, за простроченими документами.
Сканування
В «1С:Документообіг 8» передбачена можливість завантаження вхідних, вихідних, внутрішніх документів і файлів з сканерів будь-яких типів, що підтримують інтерфейс TWAIN.
Електронна пошта
Будь-який документ або файл «1С:Документообігу 8» можна відправити по електронній пошті безпосередньо з програми. Передбачена також завантаження вхідних і внутрішніх документів з електронної пошти.
Перегляд, редагування та контроль версій
Для перегляду та редагування документів «1С:Документообіг 8» використовує відповідні програми, встановлені на локальних комп'ютерах користувачів.
Повсякденна робота з документами і файлами виконується безпосередньо на «робочому столі»; користувач бачить список редагованих документів і список невиконаних завдань, передбачена настройка «робочого столу» з можливістю видалити, додати або поміняти місцями елементи конкретного розділу.
«1С:Документообіг 8» забезпечує доступ співробітників до файлів як для перегляду, так і для редагування. Конфлікти при одночасному редагуванні документів виключаються завдяки механізму блокування файлів.
При збереженні змін в інформаційній базі автоматично створюється нова версія файлу з зазначенням автора, дати і часу створення.
Безпосередньо з картки файлу можна подивитися список версій, видалити непотрібні, змінити активну (поточну) версію. Для файлів популярних форматів (doc, rtf, html, txt, odt) підтримується порівняння версій.
Бізнес-процеси та робота користувачів
У конфігурації програми «1С:Документообіг 8» колективна робота з документами реалізована в наступних бізнес-процесах:
Розгляд: документ потрапляє на розгляд до керівника і з його резолюцією повертається до автора документа.
Виконання: документ передається на виконання всім користувачам за списком і контролерові для дотримання виконавської дисципліни. Один з користувачів може бути призначений відповідальним виконавцем.
Погодження: докладені до такого бізнес-процесу документи потрапляють на узгодження зазначеним респондентам і потім повертаються до автора цього бізнес-процесу для ознайомлення з результатами узгодження або відправки на повторне погодження.
Затвердження: документ потрапляє на затвердження до відповідальної особи і повертається до автора документа для ознайомлення з результатом затвердження.
Реєстрація: документ потрапляє до секретаря для присвоєння реєстраційного номера, проставлення печатки організації і відправки кореспонденту.
Ознайомлення: за допомогою цього бізнес-процесу потрібний документ розсилається всім користувачам за списком для ознайомлення.
Доручення: за допомогою цього бізнес-процесу можна видавати доручення співробітникам і перевіряти їх виконання.
Передбачена можливість призначати завдання не тільки конкретним виконавцям, але і ролям. Так, наприклад, документ можна відправити на затвердження ролі «Директор» і програма автоматично доставить відповідну завдання тому, хто в даний момент виконує цю роль - самому директору або його заступнику.
Для забезпечення жорсткої маршрутизації передбачена можливість налаштування шаблонів маршрутів бізнес-процесів по кожному виду документів.
Пошук
Електронний документ являє собою структурований набір даних, що містить реквізитні і змістовну частину. Реквізити документа та інформація його змістовної частини можуть бути використані в процесі пошуку конкретного документа.
В «1С: Документообіг 8» реалізований повнотекстовий пошуку будь-яких даних (документів, файлів) не тільки по всіх полях карток, але і по змісту версій файлів популярних форматів з урахуванням морфології російської та української мов.
Облік робочого часу та контроль виконання
Дані обліку робочого часу й можливість його контролю забезпечують керівника інформацією для прийняття управлінських рішень і дозволяють оптимізувати роботу працівників.
У програмі реалізована щоденна звітність співробітників, яка включає в себе дані про час, проект, зміст роботи. На підставі цих даних можна побудувати різноманітні звіти про витрати часу співробітників в розрізі видів робіт, підрозділів або періодів.
