У програмі 1С:Бухгалтерія 8.1 є такі журнали для відображення господарських операцій:
· Журнал операцій (обліку господарських операцій);
· операції, введені вручну (без використання документів);
· Журнал проводок (бухгалтерський облік);
· Журнал проводок (податковий облік).
Завести новий журнал чи змінити форму існуючих журналів можна в режимі Конфігуратор. Для доступу до Журналів операцій та проведень призначений пункт меню Операції. Крім того, перейти до Журналу операцій можна з вікон журналів документів, натиснувши на панелі інструментів кнопку «Результат проведення документа (ДтКт)».
У програмі є кількаспособівзаповненняЖурналуоперацій:
· формування і проведення документів – пріоритетний спосіб відображення господарських операцій;
· уведенняоперації«вручну»безпосередньо в Журнал операцій – альтернативний спосіб ведення обліку з використанням документа під назвою «операція»;
· уведення типової бухгалтерської операції.
Господарські операції складаються з одного або кількох проведень, які реєструються в інформаційній базі. Всі операції копіюються з Журналу операцій в Журнал проводок. На основі даних, що знаходяться в Журналі проводок програма формує звіти. Якщопроводка внесена в Журналоперацій, вонаобов’язковоприсутня і в Журналіпроводок та приймає участь у формуваннівсіхзвітів.
Перед занесенням будь-якої господарської операції безпосередньо в Журнал операцій треба:
· визначитися з рахунками дебету та кредиту і змістом операції;
· відкрити План рахунків і визначити, чи ведеться за даними рахунками аналітичний, валютний та кількісний облік;
· заповнити довідники, вказані у стовпцях «Субконто» Плану рахунків бухгалтерського обліку.
При уведенні нової операції відкривають вікно Журналу операцій і створюють новий запис кнопкою «Додати операцію» (команда меню Дії>Додати). З’явиться вікно, зображене на рис.1.19. Як видно з рисунку, спочатку заповнюють верхню частину форми журналу, у якій вказують:
- дату господарської операції;
- організацію та відповідальну особу, яка в даний момент працює з програмою;
- суму операції та її зміст.
Дані із заголовку використовуються для формування запису про господарську операцію в журналі, вони є довідковими і полегшують пошук операції в Журналі операцій.
Після заповнення заголовку вікна слід перемістити курсор у табличну частину, і створити новий рядок (проведення). Як видно з рис.1.21, при заповненні табличної частини уводять такі реквізити господарської операції.
· Рахунок Дт – код дебету рахунку (субрахунку) проведення, вибирається з Плану рахунків.
· СубконтоДт – назви довідників, які «прив’язані»до рахунку дебету, вибираються з довідників.
· КількістьДт – кількісне значення проведення, якщо в Плані рахунків встановлена ознака ведення кількісного обліку по рахунку.
· ВалютаДт – якщо в Плані рахунків встановлена ознака ведення обліку по рахунку в іноземній валюті, при цьому валюту вибирають з однойменного довідника і для неї повинен бути вказаний курс.
· Вал. сума Дт – сума в іноземній валюті.
· Рахунок Кт – код кредиту рахунку (субрахунку) проведення, вибирається з Плану рахунків.
· СубконтоКт – назви субконто, які поставлені у відповідність рахунку кредиту, вибираються з довідників.
· Кількість Кт – кількісне значення проведення, якщо по рахунку ведеться кількісний облік.
· ВалютаКт – якщо по рахунку ведеться валютний облік, то слід вибрати валюту з однойменного довідника (для неї повинен бути вказаний курс).
· Вал. сума Кт – сума в іноземній валюті.
· Сума – сума проведення у гривнях (для операцій з валютою вираховується програмою, після уведення кількості обчислюється як кількість, помножена на суму у валюті).
· Зміст – змістпроведеннягосподарськоїоперації.
· № журналу – номер журналу з двох літер чи цифр, за замовчуванням приймає значення 0. Він використовується для утворення груп проведень з метою їх зручного перегляду у Журналі проведень.
· Коментар – довідкова інформація про деталі операції.
Верхня і нижня частини вікна Журналу операцій в режимі уведення нової операції мають окремі панелі інструментів. У нижній (табличній) частині Журналу операцій є окрема сторінка для уведення операцій по податковому обліку (рис.1.21). Кожен рядок табличної частини можна створити додаванням нового або копіюванням попереднього рядка
Рис. 1.21. Створення нової операції в Журналі операцій
У нижній частині Журналу операцій знаходяться керучі кнопки.
У режимі введення нової операції, що створена без використання документа та редагування вже збереженої операції, в меню Дії, контекстному меню та на панелі інструментів доступні такі можливості (рис.1.22).
Рис. 1.22. Можливі дії в режимі редагування операції
У режимі перегляду Журнал операцій має вигляд таблиці з кількома полями і два способи перегляду: з відображенням проведень або без нього (рис.1.23). Спосіб перегляду проведень вибраної операції перемикається кнопкою панелі інструментів «Проводки». Проведення активної операції видимі у нижній частині журналу, при цьому для зручності перегляду рекомендується розмістити у відповідному місці границю розділу Журналу операцій і Журналу з проведеннями.
Рис. 1.23. Журнал господарських операцій: включено режим перегляду проводок
Поля Журналу операцій призначені для відображення таких даних (рис.1.23).
· Індикаторний стовпець, який позначає стан операції:
| операція введена вручну, згенерована документом, типова операція;
|
| документ не сформував господарську операцію, бо не був проведений або проведення документа скасовано;
|
| операція, позначена на вилучення;
|
· Індикаторне поле ручного коригування проведень документа.
· Дата – дата і час господарської операції, копіюється з верхньої частини вікна Журналу.
· Номер – номер операції або документа, який присвоїла йому програма.
· Вид документа – назва документа.
· Організація – вибирається в рядку Організація верхньої частини вікна.
· Контрагент – копіюється з реквізитів Субконто табличної частини.
· Сума – сума операції, копіюється із реквізиту Сумадокументу верхньої частини вікна журналу.
· Валюта – валюта господарської операції, визначається за табличною частиною документа.
У програмі незалежно один від одного ведуться два види обліку – бухгалтерський і податковий. Тому проведення бухгалтерського і податкового обліку доступні для перегляду на окремих сторінках Журналу операцій. Їх також можна переглядати в окремих журналах: Операції>Журнал проведень (бухгалтерськийоблік) іОперації>Журнал проведень (податковийоблік).
Операції, уведенівручну, доступніщезіспеціального журналу підназвою «Операції, введені вручну»(меню Операції). При уведенні операції «вручну» користувач вказує всі реквізити проведень, а при реєстрації господарських операцій з використанням документів реквізити проведень формуються автоматично (копіюванням із форми документа).
При роботі з Журналом операцій можна виконувати операції, згруповані в меню Дії, контекстному меню вікна, меню кнопок на панелі інструментів.
Рис.1.24. Команди меню Дії у вікні Журналу операцій
При переглядіЖурналу операційможна задавати інтервал видимості операцій командоюДії>Встановитиінтервал дат. При цьому слід пам’ятати, що відсутність проведення в Журналі операцій може означати, що його дата не знаходиться у заданому інтервалі видимості операцій. Якщо інтервал перегляду заданий, він висвічується у заголовку вікна Журналу. Інтервалвидимостіоперацій в журналі не впливаєнадані у звітах.
При заповненні Журналу операцій у першу чергу слід звернути увагу на дату (за замовчуванням програма пропонує системну дату); від реквізиту до реквізиту можна переходити, використовуючи мишу або клавішу Tab. Всі необхідні реквізити табличної частини мають бути заповнені.
„Для тих, хто працював у програмі 1С:Бухгалтерія 7.7. При заповненні табличної частини Журналу операцій у програмі 1С:Бухгалтерія 7.7 після вказання коду рахунку Дт або Кт у колонці Субконто з’являлись символи <…>. Це означало, що по даному рахунку ведеться аналітичний облік і треба вибрати субконто з довідників. При заповненні Журналу операцій у програмі 1С:Бухгалтерія 8.1 користувач не має ніякої інформації про те, чи ведеться по рахунку аналітичний облік, чи ні, і скільки довідників «прив’язано» до рахунку. Кількість субконто для рахунку дебету чи кредиту вказується в електронному Плані бухгалтерських рахунків, там же є назви довідників, у яких зберігаються субконто.
Зауважимо також, що в Журналі операцій програми 1С:Бухгалтерія 7.7 можна було побачити не всі документи, а лише ті, що можуть формували бухгалтерські проведення. Допоміжні документи (Платіжнідоручення, Рахунок на оплату постачальника, Рахунок на оплату покупцю) зберігалися у відповідних Журналах документів та у Повному журналі документів. У програмі 1С:Бухгалтерія 8.1 у Журналі операцій відображаються Платіжнідоручення (оскільки вони можуть формувати проведення господарських операцій) та Рахунки на оплату (як перша подія і документ-підстава для підготовки низки наступних документів).
Якщо господарська операція передбачає навність не лише проведень, але й паперового документа, то після заповнення форми документа він друкується, зберігається у журналі, але не проводиться. В протилежному випадку проведення операції продублюються. Документи у програмі можуть формувати проведення господарських операцій, але рішення про необхідність проведення документів з метою формування господарських операцій мусить прийняти користувач. Слід пам’ятати, що не можна дублювати одну і ту ж операцію документами різного виду.
Для відображення практично всіх господарських операцій у програмі використовуються документи. Як було зауважено вище, для відображення операцій, для яких не передбачені документи, програма пропонує документ під назвою «Операція», тобто «ручне» заповнення Журналу операцій. Господарську операцію відображають у Журналі операцій лише в тому випадку, коли у програмі для неї не передбачений документ або типова операція.
Відкриття операції, що сформована документом приведе до появи на екрані електронної форми документа. У ній є всі необхідні реквізити проведень. Якщо проведення, сформовані документом, неправильні, помилку слід шукати в реквізитах його електронної форми або настройках обліку.
Після проведення кожного документа бажано розшукати його у Журналі операцій і переконатися, що всі реквізити господарської операції правильно заповнені. Проведення бухгалтерського і податкового обліку доступні для перегляду з окремих журналів. Слід також зауважити, що податковий облік базується на регістрах накопичення (а не рахунках Плану рахунків податкового обліку).
