Журнали документів – це списки документів різних видів, вони призначені для зручногозберіганнявжесформованихпереліківдокументів. Післянатисканнякнопки«Зберегти» у формі будь-якого документазапис про нього занесетьсяу відповідний журнал і після цього всіоперації зі збереженими документами ведуться в Журналах.
У програмі є Журнали окремих документів і Журнали документів за розділами обліку – обробки: Банківські розрахункові документи, Касові документи, Документи постачальників, Документи покупців, Складські документи, Виробничі документи, Документи по ОЗ, Документи по НМА, Документи помалоцінних активах, Документи по обліку зарплати, Документи обліку кадрів організації, Документи по податковому обліку. Обробка не реєструєгосподарськіподії, вона лишегрупуєдокументи для аналізуданих.
Назви всіх журналів документів доступні після виконання команди меню Операції>Документи у вікні вибору об’єктів. У верхній його частині знаходяться Журнали документів за розділами обліку, нижче – назви Журналів документів в алфавітному порядку. Отримують доступ до Журналів документів також з меню розділів обліку.
Вікно кожного Журналу документів має заголовок, панель інструментів, поля для фільтрації даних (організація, контрагент та ін., заповнювати їх необов’язково) та табличну частину (рис.1.18, 1.19).
Рис. 1.18. Журнал «Касові документи»
Рис. 1.19. Журнал «Документи постачальників»
У заголовку кожного журнала знаходиться його назва. Кожен рядок журналу є вказівкою на якийсь документ. Якщо кількість документів досить велика, зручно задавати фільтр по організаціях та інших критеріях, які знаходяться у тому ж рядку, що й реквізит «Організація» («Контрагент», «Банківський рахунок», «Склад», «Працівник» тощо). Крім того, є можливість задати інтервал видимості документів у журналі кожного виду, це виконується з метою швидкого пошуку документів, інтервал перегляду висвічується у заголовку вікнажурналу.
Таблична частина містить сім обов’язкових полів:
- індикаторний стовпець, в якому відображений стан документа;
- індикаторний стовпець ручного коригування проводок операції документа;
- ПО – індикаторний стовпець наявності проведень в податковому обліку;
- дата – це поле дозволяє сортування документів;
- номер документа, який починається з префіксу фірми, нумерація документів кожного виду наскрізна;
- вид документа – його назву;
- організація;
- відповідальний;
- коментар.
У лівому службовому полі журналу піктограмою позначений стан документа:
| – заповнений, збережений, проведений;
|
| – заповнений, збережений, але не проведений;
|
| – позначений на вилучення.
|
Залежно від виду документа, у вікні Журналу можуть бути присутні додаткові поля:«Сума», «Валюта», «Контрагент», «Договір контрагента», «Склад», «Підрозділ організації», «Працівники» та ін.
Для швидкого пошуку документів в журналі використовують пошук за номером і датою, інтервал видимості дат документів. Можна використати і складніші інструменти – умови відбору і сортування.
Записи в журналах документівсортуються за датою, а в межах однакових дат – за часом уведення документу в журнал. При перегляді журналів користувач може виконувати з документами операції, доступні в менюДії, контекстному меню та на панеліінструментів (рис.1.20).
Рис.1.20.Доступні операції в журналах документів
„Для тих, хто працював у програмі 1С:Бухгалтерія 7.7. У програмі 1С:Бухгалтерія 8.1 інтервал видимості операцій в Журналах необмежений, але його можна задавати, якщо в цьому виникне потреба.
