Злагоджену роботу організації забезпечує чітко організований комунікаційний процес.
Комунікаційний процес — процес, у ході якого дві чи більше осо би обмінюються й осмислюють отриману інформацію, мета якої полягає в мотивуванні певної поведінки чи впливу на неї. Елементами комунікаційного процесу є:
- відправник — особа, яка збирає і передає інформацію, генерує ідеї;
- повідомлення — осмислена ідея, закодована певним чином для адресата;
- канал — засіб передавання інформації;
- отримувач — особа, група осіб, яким призначена інформація;
- зворотний зв'язок — інформація відправнику про те, наскільки правильно інтерпретовано його вихідне послання.
Комунікаційний процес здійснюється в кілька етапів:
- зародження ідеї;
- кодування інформації і вибір каналу передавання;
- передавання ідеї;
- декодування (розшифровування символів від правника мовою отримувача);
- здійснення зворотного зв'язку (відправник і отримувач міняються комунікаційними ролями).
Комунікаційний процес починається тоді, коли від правник вирішує повідомити якийсь факт, ідею отримувачу. Ця інформація є важливою для відправника, і він вважає, що її можна використати для досягнення певних цілей, обговоривши це попередньо з іншою зацікавленою людиною. Для цього він так подає інформацію (ідею), щоб вона була своєчасно прийнята отримувачем і дала йому змогу правильно інтерпретувати ситуацію. А це можливо лише в тому разі, коли ідея буде передана у вигляді зручного для сприйняття повідомлення за допомогою такого засобу (каналу), який мінімізує її спотворення, забезпечить потрібну швидкість передавання і дасть змогу без особливих зусиль розкодувати надіслану інформацію.
Комунікаційний процес вважають завершеним, коли отримувач підтвердив своє розуміння інформації відправнику. Для цього здійснюють зворотний зв'язок, у процесі якого з'ясовується, наскільки правильно зрозумів інформацію отримувач.
Ефективність комунікації визначається тим, на скільки вона допомагає вплинути на поведінку адресата в бажаному руслі. Для цього необхідно враховувати де які аспекти психології людини і дотримуватися певної послідовності здійснення комунікацій.
