Сутність комунікацій становлять взаємозв'язки між працівниками, підрозділами, організаціями тощо. Вони супроводжують усі процеси, що відбуваються в організації .
Комунікації — обмін інформацією, її змістом між двома і більше особами (працівниками).
Види комунікацій. Існує два види комунікацій.
1. Між організацією і зовнішнім середовищем. Наприклад, обмін інформацією підприємства зі споживачами відбувається через рекламу, з державою — через звіти, з політичною системою — шляхом створення лобі в парламенті. Під дією зовнішнього оточення проводяться наради, обговорення, телефонні переговори, готуються службові записки, відеострічки, звіти та ін.
2. Між рівнями, підрозділами та працівниками організації.
Комунікації можуть здійснюватись:
- від вищих рівнів управління до нижчих, тобто
«зверху до низу». Наприклад, начальник інформує підлеглих про поточні завдання, зміну технології роботи, нові пріоритети та ін.;
- між різними підрозділами (відділами, цехами тощо);
- від нижчих рівнів до вищих. Найчастіше так над ходить інформація про недоліки, порушення, страйкову ситуацію тощо;
- між окремими працівниками;
- між менеджером (керівником) і його робочою групою (апаратом).
З урахуванням характеру передавання інформації комунікації поділяють на формальні (офіційні), які створені керівництвом організації, та неформальні, сформовані на засадах між особистісних стосунків в організації.
Інформація. Основою комунікацій є інформація.
Інформація — сукупність повідомлень, які відображають конкретний аспект явища, події, виробничо-господарської діяльності.
Дані – неопрацьовані цифри і факти, що відображають окремі аспекти стану керованої та керуючої систем і зовнішнього середовища.
Вона може надходити за централізованою, децентралізованою та змішаною схемами. Інформацію класифікують за різними ознаками.
За повнотою охоплення явища:
- повна — всебічно та повною мірою розкриває сутність явища;
- часткова — відображає лише певний аспект явища, не даючи його цілісної характеристики;
- надлишкова — містить дані, що є зайвими і не потрібними для використання у конкретній ситуації.
За періодом дії:
- разова — використовується лише один раз у специфічній ситуації;
- періодична — застосовується та формується систематично, залежно від потреб;
- довгострокова — використовується протягом тривалого терміну.
За змістом:
- планово-економічна — містить дані про заплановані обсяги виробництва, реалізації, ціни тощо;
- фінансова — відображає рух грошових коштів на підприємстві, залучення інвестицій, структуру витрат;
- облікова — містить дані податкового та управлінського обліку щодо діяльності організації;
- бухгалтерська — охоплює дані, що використовуються при здійсненні бухгалтерського обліку;
- технологічна — розкриває зміст технології здійснення основних та супроводжувальних виробничо-господарських операцій;
- довідкова — містить загальнодоступні дані, використання яких полегшує здійснення всіх видів діяльності;
- адміністративна — відображає дані про права, обов'язки, відповідальність, правила та процедури в організації
За рівнем достовірності:
- достовірна — об'єктивно і правдиво характеризує певне явище;
- недостовірна — має сумнівне походження, суб'єктивне забарвлення та потребує перевірки.
Документація. Носіями інформації є документи, дискети, диски, графіки, перфострічки, перфокарти, магніт ні стрічки, плакати, схеми тощо.
