В Україні проблема ускладнюється відсутністю в аудиторів достатнього досвіду складання документів під час перевірки підприємств з урахуванням конкретних умов їхньої діяльності, ситуації, що склалася.
Зарубіжні аудиторські фірми до ведення робочих документів аудитора підходять індивідуально. Такі документи є конфіденційними. Методика ведення їх становить комерційну таємницю аудиторської фірми. Отже, досвід їхньої роботи важкодоступний.
Після завершення аудиту робочі документи залишаються у аудитора, вони є його власністю. Аудитор повинен складати довідки на підставі витягів зі своїх робочих документів. Проте, його право власності обмежене етичними нормами та умовами конфіденційності. Робочі документи аудитора не можуть розглядатися як частина фінансової документації клієнта.
По закінченню аудиту робоча документація підлягає здачі для обов'язкового збереження в архів аудиторської організації.
Порядок зберігання підсумкової документації встановлюється аудиторською фірмою з урахуванням забезпечення вимог збереження та конфіденційності.
Термін зберігання підсумкової документації визначається, виходячи з практики аудиторської діяльності, юридичних вимог та інших додаткових міркувань. В Україні 3 роки.
Аудитор повинен зберігати комерційну таємницю підприємства-клієнта і без згоди останнього не передавати будь-кому робочих документів (частини або витяг) про проведену перевірку, за винятком окремих випадків (наприклад, за вимогою правоохоронних органеів; у випадку контролю роботи ауди тора та її якості).
У постійномі архіві аудитортсьбкої фірми доцільно мати документи та інформацію постійного характеру, що використовуватимуться в майбутньому.
Архів має підтримуватися на рівні поточного стану. Після кожного випадку виконання аудиторських робіт дані постійного архіву повинні переглядатися і відповідними чином поповнюватимся.
При підготовці комплекту документів для наступної роботи його необхідно помістити в окрему папку і відповідно позначити
Післязавершення перевірки робочі документи залишаються у власності аудитора. Робочі документи знаходяться у власності аудитора. Він має право складати різноманітні довідки напідставі витягів із своїх робочих документів. Причому його право власності обмежене етичними нормами та зобов'язанням конфіденційності перед клієнтами. Робочі документи аудитора не можуть використовуватись як частина фінансової документації клієнта або як її заміна. Робочі документи не можна вимагати або вилучати в аудитора, за винятком тихвипадків, коли це передбачено українським законодавством (коли слідчими органами на аудиторську фірму буде заведено кримінальну справу).
Аудитор повинен забезпечити надійність зберігання робочих документів, яке б задовольняло вимоги до зберігання та конфіденційності.
Термін зберігання документації визначається як практикою аудиторської діяльності, так і терміном позовної давності у разі, якщо клієнт порушить справу проти аудитора, а також залежить від інших додаткових міркувань. Виходячи з цього, мінімальний термін зберігання документації повинен бутине менше ніж три роки з моменту надання аудиторського висновку клієнтові.
Приблизний перелік робочої документації аудитора
| № з/п
| Назва документу або розділу, по якому оформляються документи
| Джерело інформації
| |
|
|
|
| |
| Розділ І. Документи по організації аудиту
|
| 1.1.
| Лист-пропозиція клієнту
| аудитор
| |
| 1.2.
| Відповідь клієнта
| клієнт
| |
| 1.3.
| Інша кореспонденція
| аудитор, клієнт, треті особи
| |
| 1.4.
| Окремі вимоги Державної комісії з цінних паперів і фондового ринку, Національного банку України, Міністерства статистики до порядку підготовки та представлення фінансової звітності
| Нормативні документи
| |
| 1.5.
| Окремі вимоги Державної комісії з цінних паперів і фондового ринку, Національного банку України, Аудиторської палати України до порядку підготовки та представлення аудиторського висновку
| Нормативні документи
| |
| 1.6.
| Інформація про судові справи та виставлені на адресу клієнта претензії й оцінка їх з точки зору вимог українського законодавства
| Клієнт
| |
| 1.7.
| Документація по попередньому обстеженню
клієнта
| Клієнт
| |
| 1.8.
| Договір на проведення аудиту
| Клієнт-аудитор
| |
| 1.9.
| Документи, що підтверджують розрахунки з клієнтом
| Банківські документи
| |
| Розділ 11 Організаційна інформація, встановлена законом
|
| 2.1.
| Дані про акціонерів (основні акціонери, адреса, телефон)
| Клієнт
|
| 2.2.
| Дані про директорів (прізвище, ім'я та по-бать-кові, телефон, факс, сфера відповідальності)
| Клієнт
|
| 2.3.
| Дані про секретаря (прізвище, ім'я та по-бать-кові, телефон, факс)
| Клієнт
|
| 2.4.
| Місцезнаходження органу управління справами
| Клієнт
|
| 2.5.
| Копії статуту, засновницького договору, свідоцтва про реєстрацію
| Клієнт
|
| Розділ III. Інформація про підприємство і його діяльність
|
| 3.1.
| Основні види діяльності і розміщення дочірніх підприємств та філій
| Клієнт
|
| 3.2.
| Конкретне законодавство і правила (якщо є)
| Клієнт
|
| 3.3.
| Історія підприємства (коротко)
| Клієнт
|
| 3.4.
| Зведені минулі результати (основні фінансові показники за кілька років)
| Клієнт
|
| 3.5.
| Характеристика основного персоналу (освіта, досвід, кваліфікація, досягнення)
| Клієнт
|
| 3.6.
| Опис особливостей бухгалтерського обліку і внутрішнього контролю
| Клієнт
|
| 3.7.
| Схеми організації управління
| Клієнт
|
| 3.8.
| Схеми послідовності операцій
| Клієнт
|
| 3.9.
| Контакти клієнта(основні партнери й основні конкуренти)
| Клієнт
|
| 3.10
| Банківська інформація
| Клієнт
|
| 3.11
| Інформація про юристів
| Клієнт
|
| 3.12
| Важливі угоди (торгівельні договори, договори про продаж із відстроченням платежу або з орендою, договори щодо позик)
| Клієнт
|
| 3.13
| Особливості оподаткування клієнта
| Клієнт
|
| Розділ IV. Фінансова звітність
|
| 4.1.
| Баланс(ф. 1)
| Копії документів клієнта
|
| 4.2.
| Звіт про фінансові результати (ф. 2)
| Копії документів клієнта
|
| 4.3.
| Звіт про власний капітал (ф. 3)
| Копії документів клієнта
|
| 4.4.
| Звіт про рух грошових коштів
| Копії документів клієнта
|
| 4.5.
| Примітки до звітності
| Копії документів клієнта
|
| 4.6.
| Список виправних проводок, запропонованих клієнту
| Копії документів клієнта
|
| 4.7.
| Список запропонованих клієнту виправних проводок, які стосуються рекласифікації бухгалтерських рахунків
| Копії документів клієнта
|
| 4.8.
| Форми для узагальнення інформації стосовно подальшої оцінки аудитором імовірності нормального функціонування клієнта в реальному майбутньому
| Аудитор
|
| 4.9.
| Огляд деяких аспектів фінансової звітності
| Аудитор
|
| 4.10
| Річна звітність клієнта за попередній рік
| Клієнт
|
| 4.11
| Додаткова або спеціальна звітність клієнта перед державними органами
| Клієнт
|
| 4.12
| Інформація про розподіл дивідендів по акціям клієнта
| Клієнт
|
| 4.13
| Інша звітна інформація
| Клієнт
|
| Розділ V. Документи по вивченню системи бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю
|
| 5.1.
| Тести контролю і висновки
| Аудитор
|
| 5.2.
| Документи, що фіксують відхилення у структурі внутрішнього контролю
| Копії документів клієнта з висновками аудитора
|
| 5.3.
| Графік документообігу клієнта
| Клієнт
|
| 5.4.
| Опис системи бухгалтерського обліку клієнта
| Клієнт, аудитор
|
| 5.5.
| Взаємозникаючі статті під час проведення консолідації бухгалтерської звітності
| Клієнт, аудитор
|
| | | | | | |
| 5.6.
| Короткий зміст запропонованих виправних проводок і перекласифікацій бухгалтерських рахунків, пов'язаних з процедурами консолідації
| Клієнт, аудитор
|
| 5.7.
| Інші документи
| Аудитор, клієнт
|
| Розділ VI. Оцінка ризиків
|
| 6.1.
| Вказівки відносно ризикових моментів здійснення діяльності в конкретній галузі підприємництва
| Висновки аудитора
|
| 6.2.
| Дані про клієнта і вказівки з виявлених проблемних питань
| Клієнт, аудитор
|
| 6.3.
| Економічні нормативи, коефіцієнти та різноманітні економічні аналізи
| Нормативні документи, клієнт, аудитор
|
| 6.4.
| Оцінка ризику невиявлення
| Аудитор погоджує з клієнтом
|
| 6.5.
| Загальна оцінка ризиків
| Аудитор
|
| 6.6.
| Пропозиції по плануванню процесу аудиту
| Аудитор
|
| 6.7.
| Оцінка організації контролю
| Аудитор
|
| 6.8.
| Оцінка ризику з боку органів контролю
| Аудитор
|
| 6.9.
| Оцінка процесу контролю над поточними операціями
| Аудитор
|
| 6.10
| Оцінка контролю над функціонуванням інформаційних систем (результати і висновки)
| Аудитор
|
| Розділ VII. Оцінка ризику і планування аудиту
|
| 7.1.
| Довідка (інформація) про підхід та процеси планування
| Аудитор
|
| 7.2.
| Документація з оцінки ризику аудита
| Аудитор
|
| 7.3.
| Особливі питання, на які клієнт попросив звенути увагу під час аудиту (включаючи лист-опитування якості попередньо проведеної аудиторської перевірки)
| Клієнт, аудитор
|
| 7.4.
| Таблиця проблемних питань аудиту
| Аудитор
|
| 7.5.
| План
| Аудитор погоджує з клієнтом
|
| 7.6.
| Робоча програма
| Аудитор
|
| VIII. Контроль роботи інших осіб, які брали участь в аудиті
|
| 8.1.
| Робота внутрішніх аудиторів
| Внутрішній аудитор
|
| 8.2.
| Робота інших аудиторів
| Інші аудитори
|
| 8.3.
| Робота інших фахівців (юристів, податківців)
| Інші аудитори
|
| 8.4.
| Робота, делегована іншим дочірнім підприємствам (філіям) аудиторської фірми
| Інші аудитори
|
| Розділ IX. Документальне оформлення аудиторських робіт (за розділами)
|
| 9.1.
| Аудит необоротних активів
| Аудитор, копії документів, що є доказовим джерелом, аналітичні таблиці, розрахунки
|
| 9.2.
| Аудит запасів
| Теж
|
| 9.3.
| Аудит коштів, розрахунків та інших активів
| Теж
|
| 9.4.
| Аудит власного капіталу та забезпечення зобов'язань
| Теж
|
| 9.5.
| Аудит довгострокових зобов'язань
| Теж
|
| 9.6.
| Аудит поточних зобов'язань
| Теж
|
| 9.7.
| Аудит доходів і результатів діяльності
| Теж
|
| 9.8.
| Аудит витрат за елементами
| Теж
|
| 9.9.
| Аудит витрат діяльності
| Теж
|
| 9.10
| Аудит засновницьких та загальних документів
| Теж
|
| | | | |
Питання для самоконтролю?
1. За якими ознаками класифікують робочі документи аудитора?
2. Які вимоги до оформлення робочих документів аудитора?
3. Як необхідно зберігати робочі та підсумкові документи аудитора?
4. Яку відповідальність несе аудитор (аудиторська фірма) за конфіденційність та збереження аудиторських документів?
5. Який порядок формування аудиторського файла?
6. Які заходи контролю вживаються аудиторами (аудиторськими фірмами) для забезпечення конфіденційності інформації накопиченій в аудиторських документах?
7. Які особливості формування аудиторського файла в умовах застосування комп'ютерних інформаційних систем?
8. Які зміни в аудиторській документації можуть мати місце за виняткових обставин після дати аудиторського висновку?
9. Як саме відбувається ідентифікація особи, яка веде або перевіряє робочу документацію?
