Ключевое поле

Когда идет работа с таблицами, хочется иметь уверенность, что записи (строки) как-то отличаются друг от друга. Для этого и создается ключевое поле.

Ключевое поле – это поле, содержащее неповторяющиеся значения, по которым можно отличить одну запись таблицы от другой.

Для задания ключевого поля необходимо:

- открыть таблицу в режиме конструктора;

- выделить нужное поле (или поля), которое нужно сделать ключевым;

- Правка → Ключевое поле (или щелкнуть мышью на );

- сохранить и закрыть таблицу.

Для ввода данных в таблицу необходимо:

- в окне базы данных выделить таблицу →Открыть (на экране появится таблица, в которую можно заносить данные).

В Access, также как и в Excel, можно:

- добавлять новые записи и удалять ненужные;

- перемещаться по записям;

- изменять ширину строк и столбцов;

- скрывать и отображать столбцы;

- распечатывать таблицу на принтере;

- искать значение в поле;

- сортировать данные;

- накладывать на данные фильтры.

Принципы выполнения этих операций аналогичны Электронным таблицам Excel, и рассматривать их повторно не имеет смысла.

Установка связей между таблицами

После создания таблиц, образующих основу базы данных, следует определить связи между таблицами. Определение связей позволяет установить зависимости между таблицами (например, в таблице Клиенты хранятся сведения о клиентах, а в таблице Заказы – сведения о заказах, сделанных этими клиентами; в обеих таблицах есть поле Код клиента; мы можем установить связь между этими таблицами так, чтобы при удалении клиента из таблицы Клиенты, из таблицы Заказы удалялись автоматически все заказы, сделанные клиентом).

Для создания связей между таблицами необходимо:

- в окне БД щелкнуть мышью на кнопке (или Правка → Схема данных);

- в открывшемся окне «Схема данных» добавить в схему нужные таблицы;

- щелкнуть мышью на поле, от которого нужно установить связь, и, не отпуская мышь, перетащить курсор на поле, с которым устанавливается связь (обычно связывают ключевое поле одной таблицы с аналогичным полем в другой таблицы);

- в появившемся окне «Изменение связей» указать параметры связи (галочки около «Обеспечение целостности связей», «Каскадное обновление связанных полей», «Каскадное удаление связанных полей»)

- создать;

- закончив создание связей, закрыть «Схему данных».

Для изменения связей необходимо:

- правка → схема данных;

- двойной щелчок на нужной связи;

- внести изменения →OK.

Для удаления связей необходимо:

- правка → схема данных;

- щелкнуть мышью на линии нужной связи;

- правка →удалить (или нажмите клавишу DEL).