Точно так же, как и с формами, с отчетами удобнее знакомиться в режиме автоматического создания.
1. В окне базы данных откройте вкладку Отчеты ® Создать;
2. В открывшемся окне диалога выберите:
· автоотчет в столбец или ленточный;
· исходную таблицу.
При помощи диаграмм данные отображаются в более удобном для восприятия виде. Диаграммы дают возможность увидеть обычно плохо воспринимаемые соотношения между данными, более наглядно представить тенденции изменения данных.
В некотором смысле диаграммы похожи на формы и отчеты они позволяют просматривать данные с наиболее полным учетом их специфики и области применения.
В Access диаграммы создаются при помощи мастера диаграмм. Этот мастер используется в двух случаях:
· при создании новой формы или отчета «с нуля»;
· при использовании существующих форм или отчетов в режиме конструктора.
Первый случай является наиболее простым и позволяет быстро создавать новые диаграммы. Когда диаграмма создается таким образом. Access представит форму или отчет с одной диаграммой.
Когда используется второй способ, результат получается такой же, но с одним исключением. Вы можете связать диаграмму с конкретными полями в форме или отчете.
Создание диаграммы «с нуля»
Откройте базу данных.
1. Выведите на передний план одну из вкладок ® Создать;
2. Мастер диаграмм;
3. Щелкните в поле Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос;
4. Щелкните подходящую таблицу или запрос ® ОК.
Теперь выполните следующие действия:
1. Сделайте двойной щелчок на полях, которые включаются в диаграмму ® Далее;
2. Выберите тип диаграммы ® Далее.
По крайней мере, одно из выбранных полей должно содержать числовые данные.
В следующем окне диалога Access отображает выбранные поля в виде кнопок. Access делает предположение о том, по каким осям размещаются данные из полей, и показывает в левой части окна приблизительный вариант получающегося результата.
Если вы хотите изменить вариант, предложенный Access, то выполните:
1. Щелкните мышью поле, представленное в виде кнопки и удерживайте кнопку мыши нажатой;
2. Перетащите выбранное поле на соответствующую ось координат диаграммы;
3. Для предварительного просмотра диаграммы щелкните кнопку Образец®Далее;
4. Задайте название диаграммы, поставьте галочку в поле Открытие отчета с диаграммой®Готово.
Мастер диаграмм учитывает, что в диаграммах следует использовать «легенду» (пояснение, которое устанавливает связь цветов диаграммы с представляемыми данными).