Алгоритм процесса подготовки презентации

Итак, первый этап – определение цели презентации, второй – определение специфики аудитории (или определение целевой аудитории).

Все начинается с цели. Вначале нужно четко ответить на вопрос: для чего вы презентуете проект? Какова ваша цель? Постарайтесь лаконично и конкретно сформулировать ее, например: «Хочу, чтобы приглашенные потенциальные инвесторы осознали эффективность вложения средств именно в мой проект», «Хочу продемонстрировать серьезное отношение к делу, профессионализм, сплоченность и высокую квалификацию членов моей команды» и т. д. Как правило, целью представления проекта является не столько информирование, сколько формирование позитивного отношения к нему слушателей.

Стержнем презентации проекта должна стать

Её необходимо ясно сформулировать с самого начала. Именно на этот стержень присутствующие нанизывают получаемую в ходе презентации информацию. Но у вас есть и главная (итоговая) цель, о которой вслух вы не говорите. Вам нужно, чтобы после завершения вашего выступления слушатели думали определенным образом. И самое главное – поступали так, как это требуется вам. Хотя бы те из слушателей, кому в дальнейшем предстоит принимать решения по итогам обсуждения презентации проекта.

Итак, на первом этапе подготовки вы должны отчетливо представить себе, какова ваша цель, какое воздействие вы собираетесь оказать на слушателей. Эта конкретная конечная цель презентации вами не озвучивается: к ее пониманию вы плавно и ненавязчиво подведете аудиторию во время своих рассуждений.

После ясной и лаконичной формулировки цели пора подумать о той аудитории, для которой предназначена ваша презентация. Определение целевой аудитории– второй, неразрывно связанный с первым, этап подготовки. Потому что именно цель позволит вам точно сформулировать и поставить задачи, ясно представить, что должны от вас узнать слушатели, в чем убедиться и что сделать.

Помните, что существуют две точки зрения на проект — точка зрения заказчика (инвестора) и точка зрения исполнителя. Эффективная презентация должна полноценно отражать обе эти позиции. Поэтому анализ проблемной ситуации, прежде всего, должен учитывать позицию заказчика, а формулировки целей и ожидаемых результатов должны отвечать ожиданиям заказчика.

Каждому приятно осознавать, что что-то делается специально для него. Люди будут слушать вас, если то, что вы говорите, интересно, важно и полезно для них. Каждый из присутствующих должен понимать, что тратит время не напрасно. Ключевой момент в достижении вашей главной цели – представить ее инвесторам так, чтобы она выглядела близкой к их целям. Для этого определите специфику вашей аудитории, составьте ее социально-психологический портрет. Постарайтесь найти то, что объединяет собравшихся людей. В составлении портрета помогут ответы на следующие вопросы:

1. Кто мои слушатели? Каковы их интересы? Возраст, социальный статус, пол. У каждой группы свои приоритеты и цели. Обязательно обратите внимание на наличие у ваших потенциальных слушателей опыта в той области, которой посвящена презентация.

2. Какую реакцию вы хотите получить от аудитории? Какого рода поддержку вы ожидаете?

3. Какие преимущества получат люди, если поддержат вас и ваш проект?

Составленный социально-психологический портрет учитывайте и в отборе содержательной части презентации вашего проекта. Старайтесь использовать примеры, близкие и понятные данной аудитории. Ссылайтесь на то, что ей знакомо, используйте терминологию, которую люди понимают или могут использовать сами.

Если вы хорошо представляете себе интересы слушающих вас людей, значит, вы сбалансированно и обоснованно сможете использовать основные инструменты эффективной презентации:

· содержание проекта, излагаемое с учетом потребностей и выгод потенциального заказчика, инвестора или потребителя;

· эмоциональное воздействие – то впечатление, которое останется надолго и в не меньшей степени, чем содержание, сформирует отношение инвестора к проекту;

· грамотно сформулированный визуальный ряд, иллюстрирующий содержание.

Есть еще одно преимущество создания социально-психологического портрета целевой аудитории: заранее зная, кто будет вас слушать, вы легко сможете предугадать, какие вопросы, скорее всего, будут заданы – соответственно, у вас будет время продумать стратегии и тактики ответов.

КАК РАЗРАБОТАТЬ СОДЕРЖАНИЕ И ВЫСТРОИТЬ СТРУКТУРУ ПРЕЗЕНТАЦИИ ПРОЕКТА?

Создать и описать универсальную систему разработки содержания невозможно, поскольку акценты в содержательной части презентации каждого проекта расставляются по-своему с учетом целей как самого проекта, так и его презентационной части. Однако некоторые общие моменты все-таки можно выявить. Перечислим ключевые содержательные составляющие презентации, которые отражают сбалансированность и внутреннюю связанность проекта:

· краткая общая информация о проекте (название, краткое изложение идеи проекта);

· обоснование необходимости проекта (анализ проблемной ситуации);

· формулировка целей и задач проекта;

· календарный план и механизм реализации проекта, включая при необходимости описание уникальных методик или технологий;

· общая стоимость проекта, при необходимости — бюджет или смета расходов;

· ожидаемые результаты и эффект проекта в долгосрочной перспективе (экономический или социальный).

Работу над содержательной частью презентации советуем начать с подготовки подробного плана.

Определите 3-4 основных вопроса, обозначьте их римскими цифрами, затем продолжите деление на пункты и подпункты, до тех пор, пока не получите четко структурированный план, каждый пункт которого прост и ясен для понимания. Хороший план включает в себя все, что должно произойти в ходе вашего выступления, он похож на план местности и его задача – дать вам благополучно добраться из пункта Ав пункт Б. Конечный пункт Б в нашем случае – достижение главной цели презентации.

Тщательно продуманное содержание презентации проекта должно подчеркиваться ее четкой структурой.

Грамотное структурирование облегчает слушателям восприятие информации. Во время выступления целесообразно придерживаться известного правила трех частей: введение – основная часть – заключение. После выступления следует вопросно-ответная часть. Таким образом, в структуре презентации выделяется четыре функциональные части, у каждой из которых свои задачи и средства:

Обратим ваше внимание на «ударные» части презентации – заключение и вступление. Да, именно в такой последовательности: при подготовке сначала пишется заключительная и только затем – вступительная часть. Почему? Потому что завершение – важнейшая часть презентации, которая больше всего должна запомниться слушателям. Содержание всей презентации должно быть нацелено именно на удачное завершение. Почти всегда люди принимают окончательное решение в момент завершения презентации. Поэтому в заключительной части еще раз напомните основную мысль, заострите внимание на ключевых деталях, подчеркните плюсы вашего предложения.

Хотя по времени вступительная и заключительная части занимают от 10 до 30% общей длительности вашего выступления, однако общее впечатление от презентации проекта на 80% определяется ими. Вступление и заключение – самые яркие моменты презентации, в них должно быть продумано и взвешено каждое слово. Напомним, что закон риторического края гласит: лучше всего слушатели запоминают начало и окончание выступления.

Существует множество полезных приемов, помогающих сделать эмоционально яркими и запоминающимися этих два наиболее важных структурных компонента. В одном из пособий мы нашли занимательный прием, позволяющий сделать финал презентации сильным и эффектным. Предлагаем его вашему вниманию.

В заключение выступления используются подряд несколько слов, начинающихся на одну и ту же букву. Это делает фразу более запоминающейся, например:

«Золотое правило» презентации (Правило трех Д)

При подготовке и проведении презентации надо тренировать следующие навыки:

· умение вести Диалог с аудиторией.

· умение Двигаться во время выступления.

· умение организовывать Действие и вовлекать в него слушателей.

Запомните: Диалог, Движение, Действие.

Содержание основной части советуем разбивать на отдельные модули. Каждый модуль посвящайте отдельному вопросу и структурируйте по схеме: мини-вступление, основная часть с коротким резюме и «связка» для перехода к следующему модулю. Желательно, чтобы в презентации было не больше 3-4 таких модулей. Модульная структура облегчает не только изложение, но и восприятие материала, к тому же вы легко сможете варьировать длительность выступления.

КАК ПОДГОТОВИТСЯ К ОТВЕТАМ НА ВОПРОСЫ ПОСЛЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ПРОЕКТА?

Ответы на вопросы – обязательная структурная часть презентации, она следует после вашего выступления. Как правило, после слов: «У кого есть вопросы?» – наступает своеобразный «момент истины», в котором проверяется ваша внутренняя сила и степень владения материалом. Порой на этом этапе презентаторы напоминают профессиональных бойцов: они или нападают, или защищаются, оправдываясь. Заметим, что агрессивно-оборонительная позиция весьма непродуктивна. Гораздо больше очков вам принесет спокойствие и подчеркнуто нейтральное отношение к спрашивающему. Особенно пригодится на этом этапе умение беспристрастно оценивать суждение слушателя и находить в нем рациональное зерно.

Вот несколько полезных советов:

· При помощи «мозгового штурма» участников вашей команды составьте список возможных вопросов. Уверяем вас, что не менее 70% вопросов, которые будут вам заданы, вы сможете предвидеть.

· Когда вам задают вопрос, старайтесь вникнуть в его суть, не начинайте в этот момент мысленно искать ответ. При ответе смотрите на всю аудиторию, а не только на человека, задавшего вам вопрос.

· Во время ответа постарайтесь найти мостик между вопросом и основной мыслью. По максимуму используйте любую возможность продвижения основной идеи. Этот прием называется «привязка ответа к выступлению», например: «Вот почему работу над проектом надо начать как можно раньше».

· Не превращайте ответ на вопрос в еще одну презентацию, вспомните афоризм А. Чехова: «Краткость – сестра таланта».

· При ответе повторите или перефразируйте вопрос. Например:

Вопрос: Каким образом вы собираетесь осуществлять рекламное сопровождение проекта?

Повторение: Каким образом мы собираемся осуществлять рекламное сопровождение проекта?

Вопрос: Почему мы должны верить, что в будущем вы добьетесь увеличения показателей, если в этом году они у вас такие низкие?

Перефразирование: Есть ли причина сомневаться в будущем?

Обратите внимание!При использовании перефразирования вы становитесь источником вопроса в том виде, в каком это выгодно вам, и еще – есть гарантия, что собравшиеся услышат вопрос, на который вы отвечаете.

· Часто слушатели пытаются спросить вас о чем-то непосредственно во время проведения презентации. Можно корректно сказать: «На все вопросы я отвечу чуть позже», либо совсем коротко ответить, если вопрос важный и ответ на него не нарушит структуры ваших рассуждений. Помните: отвечая подробно, вы легко можете сбиться с мысли и, нарушив регламент, рискуете не успеть сказать о самых важных моментах.

· Закончить презентацию лучше удачным ответом на вопрос.

Весь секрет умения отвечать на вопросы во время проведения презентации проекта состоит в том, чтобы предвидеть их и быть к ним готовым!!!

ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОСТРАНСТВЕННОЙ СРЕДЫ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИИ?

В процессе подготовки учтите по возможности практически все особенности помещения, в котором предстоит выступать. Простор, акустика, освещение, наличие кондиционеров – все это будет существенно влиять на настрой собравшихся. Осматривая помещение, старайтесь не пропускать ни одной детали, поскольку упущенные мелочи могут вылиться в серьезные проблемы во время проведения презентации. Не лишним будет проверить возможность варьирования уровня освещенности и исправность каждого задействованного в демонстрации аппарата.

Подумайте, как вы разместите слушателей в выбранном помещении, помните о соблюдении баланса между комфортом и концентрацией внимания. Теснота и неудобные стулья заставят слушателей отвлекаться, но это не значит, что нужно посадить их в уютные мягкие кресла. Этим вы можете добиться противоположного эффекта – не удивляйтесь, услышав храп. Идеальный вариант – стулья с прикрепленным к подлокотнику планшетом для письма, стоящие несколькими рядами на достаточном расстоянии друг от друга.

Вот несколько советов, как лучше организовать пространство для проведения презентации вашего проекта.

· Чем меньше поставленные цели предполагают участие аудитории в презентации проекта, тем больше может быть размер аудитории.

· Если на презентацию приглашено топ-руководство, значит, количество людей должно быть минимальным, а техническое обеспечение – наиболее совершенным.

· Если вас слушает группа людей до 50 человек, расстояние между вами и первым рядом слушателей должно составить не более 6 метров и не менее трех.

· Во время презентации предпочтительно стоять сбоку от стола: это воспринимается как своеобразный «выход к народу». Имейте в виду, что любой предмет между вами и слушателями можно рассматривать в качестве психологического барьера при установлении контакта с аудиторией.

· Желательно, чтобы входы/выходы в помещение располагались так, чтобы входящие и выходящие не отвлекали аудиторию от ваших слов.

· При показе собравшимся слайдов или надписи на флипчарте старайтесь, чтобы изображение находилось слева от вас, тогда взгляды слушателей будут периодически возвращаться к вам под влиянием навыка чтения.

· Презентатор имеет статус авторитета и эксперта. Он стоит на специально отведенном месте перед сидящими слушателями. Эта позиция автоматически увеличивает силу и значимость произносимых слов.

КАК ГРАМОТНО ПОДГОТОВИТЬ НАГЛЯДНЫЙ МАТЕРИАЛ, ИЛЛЮСТРИРУЮЩИЙ СОДЕРЖАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ ПРОЕКТА?

Знаете ли вы о том, что зрительный нерв в 50 раз толще слухового? Это значит, что огромный поток информации мы воспринимаем визуально, глазами. Поэтому делайте презентацию своего проекта зрелищной. Для создания визуального ряда используйте рисунки, таблицы, иллюстрации, слайды. Визуальные средства делают презентацию более привлекательной, красноречивой, убедительной и достоверной.

Грамотно использовать визуальный ряд – значит создать зрительный образ, который передаст слушателям вашу идею. Приведем наглядный и убедительный пример из выпуска № 46 рассылки Сергея Шипунова «Уроки риторики и ораторского мастерства».

«Оратор выходит на сцену, держа в руках очень красивую розу с крупными лепестками. Роза – это человек. Каждый человек красив так же, как и эта роза.

Пауза. Оратор дает возможность каждому полюбоваться красивым, благородным цветком.

Но что происходит с человеком, когда он начинает употреблять наркотики? Первая доза – и она вырывает у человека талант, вторая доза – и она вырывает у человека ум, третья доза – и она вырывает у человека память, четвертая доза – и она вырывает у человека мечты, пятая доза – и она вырывает у человека…

(С каждой фразой оратор вырывает у розы лепестки и бросает их на пол, пока вскоре в его руках не остается покалеченный цветок, один взгляд на который заставляет сжиматься сердце).

Если не хотите покалечить свою жизнь, свою душу, свое будущее,

если не хотите, чтобы вы стали подобными этому мертвому, искалеченному цветку, то скажите НЕТ НАРКОТИКАМ!»

Как видите, оратор сумел грамотно и точно выстроить визуальный ряд своей идеи, который – мы уверены – слушатели не смогут забыть очень долго.

Итак, визуальный ряд презентации – это удачный образ. Разумеется, такой образ легко создать при помощи анимации и слайдов. Поэтому после того, как в 1984 г. Боб Гаскинс придумал для выступлений программу PowerPoint, огромное количество людей на планете занято созданием ppt-слайдов для своих презентаций.

Парадоксально, но иногда слайды «убивают» саму презентацию, превращая ее в «учебный показ с громкой читкой». Знакомая картина, не правда ли?

Существуют ли правила эффективного использования визуальных средств?

Разумеется. Самое главное – представьте себя на месте человека, который сидит в зале и смотрит на то, что вы показываете. Если вы сядете в конце зала, то наверняка заметите, что с экрана монитора сложнее читать, чем с обычного листа, да и небольшой размер экрана накладывает ограничения при показе материала. Отсюда правило: на слайде не должно быть больше 4-5 строк текста. Для слайда выбирайте простой, не дробный фон, шрифт – Аrial (без засечек), поскольку шрифты с засечками (типа Times New Roman) плохо воспринимаются глазом с экрана.

Советуем вам для раскрытия всего потенциала слайдовой презентации использовать следующие нехитрые приемы:

· Слайд должен акцентировать только ключевые идеи.«Меньше – значит больше». Идея проста: чем меньше деталей оказывается на экране, тем мощнее их воздействие на аудиторию. Чем меньше идей оказывается на слайдах, тем больше внимания достается каждой идее. Таким образом, слайд не должен показывать все – его задача актуализировать только самое главное и на этом акцентировать внимание слушателей. Самого главного, как вы понимаете, не может быть много.

· Наиболее важная идея слайда должна «схватываться» мгновенно.Слайдов не просто должно быть мало – они должны быть такими, чтобы слушатель мог мгновенно «сфотографировать» их глазами, понять суть и тут же вернуться к главному – к выступающему человеку.

· Слайд не должен конкурировать с вами в борьбе за внимание аудитории. Запомните: ключевая фигура презентации – выступающий, а картинки и слайды только помогают его главной идее добраться до умов аудитории.

В статье «Как провести красивую и успешную презентацию»Сергей Борзов советует применять для мультимедийной презентаций правило популярного на Западе блогера Гая Кавасаки.

· Правило гласит: 10слайдов на 20 минут с 30 шрифтом.

10 слайдов – это то количество, которое могут полноценно «усвоить» слушатели. Большее число слайдов говорит о том, что вы не сумели выделить главные мысли, подтверждающие правильность тезиса вашей речи. Загромоздить презентацию всевозможными фактами, цифрами, графиками – означает уничтожить её воздействующую силу. Тот, кто не забивает один единственный гвоздь, втыкает дюжину слабеньких канцелярских кнопок – и все отваливается. Каждый слайд должен работать на главную идею и приближать вас к главной цели презентации. Задумайтесь, отбросьте все лишнее и отобразите на слайдах действительно самое главное.

20 минут – это время, отведенное непосредственно для рассказа. Даже если вам на проведение презентации предоставили час, учтите, что в отведенный час вам еще придется настроить технику, а потом ответить на вопросы слушателей.

30 размер шрифта – оптимальный выбор для написания текста на слайдах. Такой текст будет легко восприниматься аудиторией, которая, мгновенно «схватив» его глазами, сможет сконцентрировать все свое внимание именно на вашем рассказе. Ничто не помешает вам поддерживать зрительный контакт с аудиторией во время выступления.

Репетиция, репетиция, репетиция!

Думаем, что в комментариях этот пункт не нуждается. Ставки слишком высоки – не надейтесь на счастливый случай, приложите все силы к подготовке презентации вашего проекта и задействуйте все имеющиеся у вас ресурсы.

Во время репетиции хотя бы один раз нужно обязательно использовать всю технику, которая понадобится для демонстрации презентации. Тогда вы наверняка не попадете в глупую ситуацию, когда уже во время выступления проектор вдруг не включается (просто надо подольше кнопочку держать), «о, ужас! – нет видеосигнала!» (на ноутбуке нужно было перейти в режим работы с внешним монитором), на экране все изображение «плывет» (фокус не настроили), да мало ли что еще…

Вы должны удостовериться в своей способности контролировать аудиторию и распознавать ее реакцию на свое выступление. Пригласите людей, способных дать вам «обратную связь», пусть они присутствуют на репетиции. Их советы пригодятся вам для корректировки подачи содержательной части и ее визуализации.

Еще один важный вопрос, который часто задают: сколько времени потребуется на подготовку презентации проекта? Если следовать советам специалистов в этой области, то рассчитать его весьма просто: на одну минуту выступления должен приходиться как минимум час подготовки. Подсчитали? Да, согласны с вами, подготовка эффективной презентации – весьма затратный по времени процесс. Репетиции, репетиции, репетиции – и всего одно выступление. Получается, что презентация проекта – премьерный спектакль, играемый зачастую единожды. Вероятно, некоторым утешением для многих может послужить следующая мысль: готовя одну презентацию, вы одновременно готовите и все последующие, поскольку совершенствуете свои навыки. Таким образом, каждая подготовка – вклад в собственный профессионализм и, соответственно, в свой успех, настоящий и будущий.

Надеемся, что наши советы пригодятся вам при подготовке презентации вашего проекта. И вместе с вами мы услышим и увидим не одну великолепную презентацию, заслуживающую искренних оваций.

Полезные советы по подготовке к проведению Презентации проекта:

Контрольный список помогает убедиться в том, что основные этапы алгоритма подготовки пройдены, необходимые действия по подготовке к представлению проекта выполнены.

Основные идеи и выводы по теме:

ü Мы изучили алгоритм подготовки к проведению презентации проекта, познакомились с основными правилами визуализации информации.

ü Мы определили содержание и специфику каждого этапа алгоритма подготовки к проведению презентации проекта.

ü Мы научились грамотно и эффективно представлять свой проект.