Матрица компромиссов

Паспорт идеи

Концепция проекта обычно излагаются в виде паспорта проектной идеи.

Для организации работы над паспортом проектной идеи инициаторами может быть использован следующий перечень вопросов.

1. Кто конкретно заинтересован в данном проекте? Какие особенности предпроектной ситуации эту заинтересованность поддерживают?

2. Зачем данный проект нужен? Какую проблему он решает?

3. Какие изменения произойдут в случае успешной реализации проекта?

4. Какие мероприятия обеспечат планируемые изменения?

5. Какие качества команды, которая будет работать над проектом, позволяют надеяться на его успешное завершение?

6. Какие факторы будут существенным образом влиять на достижение успеха?

7. Какие затраты на реализацию проекта следует считать оправданными?

Как видно из представленного перечня вопросов, разработка паспорта проектной идеи носит творческий характер. Он может многократно уточняться и корректироваться как в процессе согласования со всеми заинтересованными сторонами (заказчиками, спонсорами, членами команда проекта и т.д.), так и на различных стадиях планирования.

В паспорте проектной идеи обычно указываются 1) потребитель (потребители) проекта (кто выиграет от реализации проекта) ; 2) проблему которую решит данный проект, 3) приводится параметрическое описание целей проекта, 4) способ (технология) при помощи которой будет реализован проект; 5) преимущества данной проектной идеи или способа ее реализации по сравнению имеющимися аналогами; 6) допущения – условия или события, которые должны произойти, чтобы проект был успешен; 7)- ориентировочный бюджет проекта; 8) ограничения, которые могут препятствовать реализации проекта; 9) авторство проектной идеи.

Обращаем ваше внимание на то, что паспорт проектной идеи можно рассматривать в качестве основного и единственного документа этапа Инициации. Утверждение этого документа спонсором/заказчиком/инвестором проекта означает формальное разрешение на переход к следующему этапу – планированию проекта.

При составлении паспорта проектной идеи для предварительной оптимизации проекта может использоваться матрица компромиссов. Она служит для учета особенностей проекта в части ограничения по срокам, по стоимости и по содержанию предстоящих работ.

Реализуя любой проект мы сталкиваемся с необходимостью выделения приоритетов. Как правило, конкурирующими параметрами проекта выступают содержание (качество) проекта, сроки и стоимость. Чем выше требования к содержанию проекта, тем больше времени (при прочих равных) нужно на его реализацию, тем больше финансовых средств тратится для достижения цели. Чем быстрее мы стремимся реализовать проект, тем менее качественным (как правило) бывает результат и более дорогостоящим. Чем дешевле проект, тем ниже обычно его качество или дольше сроки реализации.

Это суровая реальность, поэтому уже на этапе инициации крайне важно определиться с тем, какое из ограничений жестко фиксировано. В качестве фиксированного ограничения берется то, на которое в данном проекте влиять практически невозможно. Например, при строго оговоренном объеме финансирования фиксируется стоимость. Если строго оговорена дата получения конечного продукта, то фиксируются сроки. Если жестко оговорен набор характеристик продукта или услуги, то фиксируется содержание.

Затем определяется, по какому из ограничений есть возможность для оптимизации (улучшения). Обычно для оптимизации из двух оставшихся ограничений выбирают то, по которому в конце проекта желательно получить наилучшие показатели. Например, если желательно выполнить проект как можно быстрее, то оптимизируются сроки. Если важна экономия по деньгам, то оптимизируется стоимость. Если заказчику хочется получить изделие с максимально возможным диапазоном использования, то оптимизация ведется по содержанию.

Так как три вида ограничений проекта взаимосвязаны, параметры третьего ограничения определяются параметрами первых двух. Поэтому оставшееся после выбора первых двух третье ограничение просто пересчитывается. В этом пересчитанном виде параметры последнего из трех ограничений учитываются для дальнейшей разработки проекта.

В качестве примера рассмотрим создание атомной бомбы СССР в конце 1940-х гг. Жестко зафиксированным здесь было содержание проекта – нужна была атомная бомба, а не вообще какое-то новое вооружение. Оптимизировались сроки – атомную бомбу нужно было получить как можно скорее. Стоимость проекта имела для руководства страны второстепенное значение.

При заполнении матрицы компромиссов стремятся к тому, чтобы только одно из ограничений было зафиксировано, только в отношении одного проводилась оптимизация, только по одному из трех указанных поводился окончательный расчет. Если это правило нарушается, то либо теряется возможность для маневра, либо нарастает степень неопределенности последствий принимаемых решений. В конечном итоге это ведет к существенному увеличению рисков проекта.

На представленном ниже рисунке показан такой вариант матрицы компромиссов, в котором зафиксированы сроки реализации проекта, решено искать наилучший вариант содержания работ (оптимизировать по содержанию), а затем произвести расчет стоимости, которая будет принята к исполнению.

Весь паспорт проектной идеи может размещаться всего лишь на одной странице. Главное требование к его содержанию – наличие краткого и понятного описания всего проекта. Обычно при его составлении стремятся к максимально возможной информативности при минимальном объеме текста. Содержащаяся в паспорте информация должна обеспечивать интеграцию проекта – согласование действий всех его участников.

Паспорт проектной идеи разрабатывается его инициаторами. В этой роли могут выступать менеджер проекта, команда проекта, спонсоры проекта.

Полезные советы по выполнению этапа Инициации:

Контрольный список помогает убедиться в том, что ключевые действия этапа Инициации выполнены, основные результаты получены, необходимые решения приняты, ведется мониторинг за показателями проекта.

Основные идеи и выводы по теме:

ü Мы изучили основные техники формулировки и оценки проектной идеи (мозговой штурм, стратегия Диснея, метод «6-5-3», построение «дерева целей», СВОТ-анализ, СМАРТ-тест)

ü Мы определили порядок разработки стратегического плана по вехам по технологии ТОР

ü Мы научились грамотно формулировать и оформлять проектную идею.