Вычислительная техника, обслуживающая различные системы автоматизированной обработки управленческой информации (автоматизированные системы управления, автоматизированные информационные системы и т. п.), позволяет максимально освободить руководителей и специалистов от нетворческих операций и, что самое главное, предоставляет им возможность пользоваться более ценным, достоверным, своевременно полученным и удобным для восприятия комплексом информации, который в условиях ручных способов обработки документов они не могут получить. Основанная на вычислительной технике информационная технология освобождает человеческий интеллект от рутинных операций, уменьшает число неверных управленческих решений и стимулирует творческую деятельность человека.
Компьютеризация процесса управления в полной мере должна учитывать специфику управленческой организационной деятельности, ведущую роль человеческого фактора в выполнении функций управления, принятии необходимого и грамотного решения. ЭВМ играет в этой деятельности вспомогательную роль и выполняет за человека множество технических операций по своевременной выдаче ему полезной и полной ситуационной информации. Окончательное управленческое решение всегда принимается человеком.
Управленческая информация поступает в автоматизированную систему с юридически оформленного (официального) документа и обычно на промежуточной или завершающей стадии решения функциональной задачи выходная информация также фиксируется в виде документа на бумажном носителе. В связи с этим эффективность внедрения вычислительной техники в аппарате управления зависит от степени совершенства внемашинного (внешнего) информационно-документационного обеспечения автоматизированной системы: полноты унификации состава, содержания и формы документов, упорядоченности маршрутов движения документов, избирательности распределения информации по ее потребителям и т. п.
Компьютеризация процесса управления создает условия для безбумажного документооборота и значитального сокращения в оперативной управленческой работе числа традиционных документов — справочных, текущих отчетных, информационных и др. Одновременно в минимальном объеме должны сохраняться важнейшие управленческие документы на бумажном носителе (приказы, планы, отчеты и др.), имеющие юридическое и историческое значение и требующие постоянного хранения в государственных архивах.
Важнейшее отличие автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АСДОУ) от других типов автоматизированных систем (подсистем) делопроизводственной ориентации состоит в том, что эта система положила начало интенсивному переходу от локальной автоматизации единичных делопроизводственных операций к автоматизации всего комплекса операций по обработке управленческих документов в целом: регистрации (учета) документов, справочной, контрольной и поисковой работы, хранения документной информации, процессов составления документов и др. На этой основе становится реальным практическое осуществление концепции автоматизированного информационного обеспечения и, следовательно, качественного изменения технологии труда работников аппарата управления.
АСДОУ предназначена не столько для периодического автоматизированного составления информационно сложных документов (например, итоговых сводок по результатам исполнения документов за месяц и т. п.), сколько для постоянной работы (общения) руководителей и специалистов с информацией, хранящейся в памяти ЭВМ. При таком общении пользователь системы может самостоятельно осуществлять поиск информации о документах и самих документов, просмотр текста или фрагмента текста документа, внесение изменений и дополнений в массивы хранящейся информации, группировку и анализ различных сведений, автоматическое изготовление документа на бумажном или магнитном носителе.
Ввод исходной массовой информации может идти централизованно с первичных документов в автоматизированном пункте обработки информации документационной службы учреждения. Вся вводимая информация сразу же становится доступной пользователям системы. В результате отпадает необходимость в составлении значительного количества специализированных входных, промежуточных и выходных документов на бумажной основе, что существенно сокращает и упрощает документооборот. Работать с системой может пользователь-«непрофессионал», т. е. работник аппарата управления, обученный приемам работы с клавиатурой компьютера.
В настоящее время наиболее распространенным типом технического обеспечения АСДОУ для большинства учреждений, как крупных, так и небольших, для структурных подразделений аппарата управления, т. е. массовых пользователей, становятся персональные компьютеры. Они позволяют вести индивидуальную рассредоточенную (децентрализованную) обработку информации в пунктах ее возникновения.
Автоматизированное рабочее место (АРМ) сотрудника документационной службы предназначено для решения единого комплекса или отдельных задач, входящих в структурные блоки и подсистемы АСДОУ, и информационного насыщения баз данных автоматизированных рабочих мест (индивидуальных и коллективных) руководителей и специалистов учреждения. Информационное насыщение предполагает формирование и постоянное обновление как общесистемных (центральных), так и локальных (персональных) информационных массивов. Одновременно информация в базы данных АРМ руководителей и специалистов может поступать от автоматизированных систем (единичных АРМ или сетей АРМ) функциональных подразделений (планово-экономических, кадровых и др.).
На первом этапе эксплуатации «электронная канцелярия» автоматизирует информационное обеспечение руководителя учреждения. На последующих этапах развитие системы предполагает подключение к ней автоматизированных рабочих мест заместителей руководителя, руководителей, специалистов структурных подразделений и всех сотрудников документационной службы. Важной задачей «электронной канцелярии» становится избирательное распределение информации по указанным АРМ и осуществление безбумажного документооборота в учреждении путем передачи информации по каналам связи между базами данных и коллективного использования информационных ресурсов.
В крупных учреждениях автоматизированные системы документационного обеспечения управления, охватывающие все структурные подразделения, могут базироваться на сочетании разнообразных технических средств, ведущих централизованную и децентрализованную обработку информации. Например, на уровне руководства учреждения АСДОУ базируется на едином сервере и сети автоматизированных пунктов обработки информации, в структурных подразделениях. При этом важнейшим условием эффективности такой системы является ее технологическое и информационное единство на всех уровнях управления и регламентация процесса функционирования и развития. Технологическое единство необходимо также для рационального сочетания АСДОУ с традиционной системой документационного обеспечения, занимающей пока в учреждениях значительное место.
